Agent(e) de gestion administrative du service - Accueil familles (2 postes)
Offre n° O038261112000136
Publiée le 12/11/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
La commune de Saint-Martin-d'Hères est la 2ème ville du département de l'Isère (38 500 habitants). Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants).
Site web de l'employeur
Lieu de travail
CS 50007, Saint-Martin-d'Hères (Isère (38))
Poste à pourvoir le
12/01/2027
Date limite de candidature
13/12/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
2
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Missions du poste :
Sous la responsabilité du (de la) chef(fe) de service, l’agent(e) de gestion administrative en charge de l’accueil, oriente le public suit les dossiers administratifs liés aux activités (petite enfance, périscolaire, extra-scolaire, sport et jeunesse) mises en œuvre par le service et effectue des tâches de secrétariat. L’agent assure l’accueil physique, téléphonique des usagers.
Sous la responsabilité du (de la) chef(fe) de service, l’agent(e) de gestion administrative en charge de l’accueil, oriente le public suit les dossiers administratifs liés aux activités (petite enfance, périscolaire, extra-scolaire, sport et jeunesse) mises en œuvre par le service et effectue des tâches de secrétariat. L’agent assure l’accueil physique, téléphonique des usagers.
Missions / conditions d'exercice
Activités du poste :
Activités principales 🔹
Accueil physique et téléphonique du public :
Recevoir, informer et orienter les usagers en physique, téléphone et par mail
Réceptionner des appels téléphoniques et prendre des messages
Transmettre des informations aux professionnels du service/vers l’extérieur – Apporter une réponse de 1er niveau
Aider les usagers à remplir les documents si nécessaire
Gérer les réclamations de 1er niveau – transmettre aux professionnels concernés si nécessaire
Assurer une veille des services proposés au sein de la collectivité à destination des usagers
Diffuser, orienter les usagers en fonctions des besoins – réaliser des supports d’information selon les trames
Assurer la surveillance et la régulation des flux de personnes à l’accueil, afin de garantir une circulation fluide et sécurisée des usagers
Traitement des dossiers liés aux prestations proposées à l’accueil
:
Vérifier des pièces, le respect des conditions d’accès, constituer des dossiers « papier ou informatique »
Inscrire à des activités – vérifier la situation financière des usagers
Effectuer une interface avec les usagers pour le suivi des activités : modifications, annulations, reports,… et connaître le règlement en lien avec les activités.
Activités complémentaires🔹
Traitement des dossiers :
Apporter des réponses de 1er niveau par mail – répondre aux besoins
Réceptionner, enregistrer et transmettre le courrier aux bons destinataires
Rendre compte de l’activité du service, alerter les personnes ressources
S’assurer du suivi individuel des usagers : inscrire, pointer, régulariser les absences et transmettre les informations aux autres services concernés ainsi que le régisseur
Préparer la facturation
Tenir à jour des documents ou déclarations réglementaires
Gérer/alimenter une base de données, un logiciel « métier », un site internet
Renseigner des tableaux de suivi des activités / Établir des statistiques
Suivre les dossiers spécifiques en interne ou avec des prestataires externes
Secrétariat divers :
Saisir, mettre en forme tous types de documents de formes et contenus divers : affiche, PV, courriers simples,…
Rédiger des actes administratifs simples
Gérer le classement et l’archivage des documents
Mettre à jour les procédures de travail en équipements
Régie de recette :
Mandataire suppléant pour le trésor public
Traitement des dossiers liés aux prestations proposées et/ou à l'accueil :
Vérifier des pièces, le respect des conditions d'accès, constituer des dossiers « papier ou informatique »
Inscrire à des activités - Encaisser le paiement des activités/prestations
Effectuer une interface avec les usagers pour le suivi des activités : modifications, annulations, reports….
Traiter les demandes des usagers en ligne
Participation à la vie du service :
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Contribuer à l’accueil des stagiaires
Préparer, assurer l'organisation logistique, participer à des réunions
Prendre les rendez-vous pour des membres de l'équipe
Participer aux formations nécessaires aux besoins du service
*Conditions d'accès / Aptitudes / Spécificités :
Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade
*Conditions d’exercice :
Organisation du travail dans le cadre imposé par la collectivité
Horaires correspondant aux horaires d’accueil du public
Travail possible dans un hall d’accueil
Travail en binôme possible
Travail en soirée possible (commissions, réunions…) : base de récupération
Disponibilité selon les périodes de l'année : temps forts, campagnes d'inscription, rentrée scolaire,...
Organisation des congés permettant d'assurer la continuité du service en évitant les pics d’activités
Polyvalence transversale possible
Tenue et posture adaptées à l’accueil du public
*Les + de ce poste
Rémunération
• Traitement de base selon la grille FPT
• + Régime indemnitaire motivant :
◦ IFSE cible : 250 € brut / mois +NBI pour les titulaires
Activités principales 🔹
Accueil physique et téléphonique du public :
Recevoir, informer et orienter les usagers en physique, téléphone et par mail
Réceptionner des appels téléphoniques et prendre des messages
Transmettre des informations aux professionnels du service/vers l’extérieur – Apporter une réponse de 1er niveau
Aider les usagers à remplir les documents si nécessaire
Gérer les réclamations de 1er niveau – transmettre aux professionnels concernés si nécessaire
Assurer une veille des services proposés au sein de la collectivité à destination des usagers
Diffuser, orienter les usagers en fonctions des besoins – réaliser des supports d’information selon les trames
Assurer la surveillance et la régulation des flux de personnes à l’accueil, afin de garantir une circulation fluide et sécurisée des usagers
Traitement des dossiers liés aux prestations proposées à l’accueil
:
Vérifier des pièces, le respect des conditions d’accès, constituer des dossiers « papier ou informatique »
Inscrire à des activités – vérifier la situation financière des usagers
Effectuer une interface avec les usagers pour le suivi des activités : modifications, annulations, reports,… et connaître le règlement en lien avec les activités.
Activités complémentaires🔹
Traitement des dossiers :
Apporter des réponses de 1er niveau par mail – répondre aux besoins
Réceptionner, enregistrer et transmettre le courrier aux bons destinataires
Rendre compte de l’activité du service, alerter les personnes ressources
S’assurer du suivi individuel des usagers : inscrire, pointer, régulariser les absences et transmettre les informations aux autres services concernés ainsi que le régisseur
Préparer la facturation
Tenir à jour des documents ou déclarations réglementaires
Gérer/alimenter une base de données, un logiciel « métier », un site internet
Renseigner des tableaux de suivi des activités / Établir des statistiques
Suivre les dossiers spécifiques en interne ou avec des prestataires externes
Secrétariat divers :
Saisir, mettre en forme tous types de documents de formes et contenus divers : affiche, PV, courriers simples,…
Rédiger des actes administratifs simples
Gérer le classement et l’archivage des documents
Mettre à jour les procédures de travail en équipements
Régie de recette :
Mandataire suppléant pour le trésor public
Traitement des dossiers liés aux prestations proposées et/ou à l'accueil :
Vérifier des pièces, le respect des conditions d'accès, constituer des dossiers « papier ou informatique »
Inscrire à des activités - Encaisser le paiement des activités/prestations
Effectuer une interface avec les usagers pour le suivi des activités : modifications, annulations, reports….
Traiter les demandes des usagers en ligne
Participation à la vie du service :
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Contribuer à l’accueil des stagiaires
Préparer, assurer l'organisation logistique, participer à des réunions
Prendre les rendez-vous pour des membres de l'équipe
Participer aux formations nécessaires aux besoins du service
*Conditions d'accès / Aptitudes / Spécificités :
Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade
*Conditions d’exercice :
Organisation du travail dans le cadre imposé par la collectivité
Horaires correspondant aux horaires d’accueil du public
Travail possible dans un hall d’accueil
Travail en binôme possible
Travail en soirée possible (commissions, réunions…) : base de récupération
Disponibilité selon les périodes de l'année : temps forts, campagnes d'inscription, rentrée scolaire,...
Organisation des congés permettant d'assurer la continuité du service en évitant les pics d’activités
Polyvalence transversale possible
Tenue et posture adaptées à l’accueil du public
*Les + de ce poste
Rémunération
• Traitement de base selon la grille FPT
• + Régime indemnitaire motivant :
◦ IFSE cible : 250 € brut / mois +NBI pour les titulaires
Profils recherchés
Votre profil
Savoir faire :
Utiliser internet, un intranet, une messagerie électronique - Utiliser une suite bureautique dans ses fonctions avancées : saisie, mise en forme...
Utiliser des logiciels et des progiciels “métiers” - Utiliser des sites web « ressources »
Appliquer les techniques d'accueil physique et/ou téléphonique
Appliquer les techniques de secrétariat, prise de notes, mise en forme, saisie, classement, archivage, ...
Appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des priorités
Appliquer les procédures des services internes (selon directions sectorielles, RH, finances...) et des partenaires
Appliquer les règles d'hygiène, de santé et de sécurité en direction des usagers
Rendre compte d'activité sur les outils de suivi
Connaissances :
Environnement territorial FPT Cat C - Environnement territorial de la collectivité - Annuaire de la collectivité et des partenaires
- Missions et activités des partenaires extérieurs associés
Règlements intérieurs - Procédures du service et des services partenaires - Vocabulaire professionnel du service
Contraintes des écoles
Droits et obligations des usagers
Communication écrite : notions de base - Techniques rédactionnelles et orthographiques : notions de base
Communication orale : bonne connaissance
Gestion des situations de stress et de régulation des tensions
Qualités :
Qualités relationnelles : avec différents partenaires
Organisation
Autonomie
Sens du service public
Savoir faire :
Utiliser internet, un intranet, une messagerie électronique - Utiliser une suite bureautique dans ses fonctions avancées : saisie, mise en forme...
Utiliser des logiciels et des progiciels “métiers” - Utiliser des sites web « ressources »
Appliquer les techniques d'accueil physique et/ou téléphonique
Appliquer les techniques de secrétariat, prise de notes, mise en forme, saisie, classement, archivage, ...
Appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des priorités
Appliquer les procédures des services internes (selon directions sectorielles, RH, finances...) et des partenaires
Appliquer les règles d'hygiène, de santé et de sécurité en direction des usagers
Rendre compte d'activité sur les outils de suivi
Connaissances :
Environnement territorial FPT Cat C - Environnement territorial de la collectivité - Annuaire de la collectivité et des partenaires
- Missions et activités des partenaires extérieurs associés
Règlements intérieurs - Procédures du service et des services partenaires - Vocabulaire professionnel du service
Contraintes des écoles
Droits et obligations des usagers
Communication écrite : notions de base - Techniques rédactionnelles et orthographiques : notions de base
Communication orale : bonne connaissance
Gestion des situations de stress et de régulation des tensions
Qualités :
Qualités relationnelles : avec différents partenaires
Organisation
Autonomie
Sens du service public
Contact et modalités de candidature
Contact
0476607294
Informations complémentaires
Avantages et participations de l'employeur
Sans condition d'ancienneté
- Plan de Déplacement d'Administration (PDA) remboursement à hauteur de 75% de l'abonnement selon plafond
- Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille
- Prévoyance contrat de groupe : participation de 26€/mois
Sous condition de 3 mois d'ancienneté
- Prime annuelle : versée en 2 fois (juin et novembre)
Proposition d'adhésion aux comités des œuvres sociales COS SMH et/ou COS 38 donnant droit à des prestations et avantages (loisirs, culture, événements ...) sous condition.
Sans condition d'ancienneté
- Plan de Déplacement d'Administration (PDA) remboursement à hauteur de 75% de l'abonnement selon plafond
- Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille
- Prévoyance contrat de groupe : participation de 26€/mois
Sous condition de 3 mois d'ancienneté
- Prime annuelle : versée en 2 fois (juin et novembre)
Proposition d'adhésion aux comités des œuvres sociales COS SMH et/ou COS 38 donnant droit à des prestations et avantages (loisirs, culture, événements ...) sous condition.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.