SECRÉTARIAT DE DIRECTION ET DES RESSOURCES HUMAINES
Offre n° O039251204000956
Publiée le 04/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
4 CHEMIN DU QUART, Orgelet (Jura (39))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Gestion des ressources humaines >
Ressources humaines, statut et rémunération
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Terre d'Émeraude Communauté recrute un(e) Assistant(e) administratif/tive : poste partagé 50 % auprès du Secrétariat Général et 50 % auprès des Ressources Humaines. Sous l'autorité de l'Adjointe à la DGS pour la partie secrétariat de Direction et de la DRH pour la partie Ressources Humaines.
Agent titulaire ou contractuel cadre d’emploi des Adjoints Administratifs (Catégorie C)
CONDITIONS DE TRAVAIL ET DE RÉMUNÉRATION :
Poste à temps complet : 37 heures avec 12 jours de RTT sur 4,5 jours
l’agent intervient à 50 % sur le service RH et 50 % au secrétariat de direction
recrutement statutaire ou CDD de 1 an renouvelable
Lieu de travail : Siège de Terre d'Émeraude Communauté
Moyens à disposition : PC et logiciel
Rémunération : statutaire + régime indemnitaire et, après 6 mois d’ancienneté, avantages sociaux et tickets restaurant
Adjoint Administratif – catégorie C
CANDIDATURE :
Les candidatures (lettre de motivation, CV détaillé) sont à adresser par messagerie électronique à recrutement@terredemeraude.fr
Ou par courrier à Monsieur le Président – Terre d’Emeraude Communauté 4 Chemin du Quart – 39270 ORGELET
Agent titulaire ou contractuel cadre d’emploi des Adjoints Administratifs (Catégorie C)
CONDITIONS DE TRAVAIL ET DE RÉMUNÉRATION :
Poste à temps complet : 37 heures avec 12 jours de RTT sur 4,5 jours
l’agent intervient à 50 % sur le service RH et 50 % au secrétariat de direction
recrutement statutaire ou CDD de 1 an renouvelable
Lieu de travail : Siège de Terre d'Émeraude Communauté
Moyens à disposition : PC et logiciel
Rémunération : statutaire + régime indemnitaire et, après 6 mois d’ancienneté, avantages sociaux et tickets restaurant
Adjoint Administratif – catégorie C
CANDIDATURE :
Les candidatures (lettre de motivation, CV détaillé) sont à adresser par messagerie électronique à recrutement@terredemeraude.fr
Ou par courrier à Monsieur le Président – Terre d’Emeraude Communauté 4 Chemin du Quart – 39270 ORGELET
Missions / conditions d'exercice
MISSION PRINCIPALE DU POSTE :
Assurer les tâches de secrétariat courant et le soutien administratif de la Direction pour garantir le bon fonctionnement et l'efficacité de la Communauté de Communes + Participer à la mise en œuvre de la politique des ressources humaines de la collectivité.
ACTIVITÉS PRINCIPALES DU POSTE :
*** SECRÉTARIAT DE DIRECTION
Secrétariat courant : en alternance avec les autres agents du service
- Standard téléphonique
- Accueil physique
- Gestion des courriels
- Gestions du courrier entrant et sortant
- Mise à jour des bases de données et des annuaires de la collectivité.
Gestion des Assemblées :
- Préparation des dossiers de séances et des ordres du jour
- Envoi des convocations
- Assister aux réunions (Conseil communautaire, Conférence des Maires, etc.) et accueillir les participants
- Transmission au contrôle de légalité
- Mise à jour et tenue des registres
- Prise de note et rédaction du compte rendu sommaire et des Procès-verbaux de séances
- Suivi du caractère exécutoire des délibérations
Missions référentes :
- Suivi des invitations et de l'agenda du Président et de la DGS
- Préparation des dossiers de direction
- Mise en forme de courrier
- Suivi des parapheurs
*** SERVICE RESSOURCES HUMAINES
Maladie :
- Gestion et suivi des dossiers maladie : élaboration des attestations d'indemnités journalières (IJ), et contrôle et suivi des remboursements de la CPAM et de l'assureur statutaire
- Intégration des IJ en paie au plus tard le 10 du mois et enregistrement du suivi dans le tableau, puis transmission de l'information aux gestionnaires RH
- Organisation des visites médicales régulières
- Déclaration à l'assurance statutaire, et suivi des dossiers
- Actualisation des arrivées et des départs auprès de la médecine préventive
- En cas d'absence des gestionnaires, déclaration des accidents de travail
- Prise de RDV auprès d'un médecin agréé ou de la médecine préventive dans le cadre d'un temps partiel thérapeutique, d'un retour suite à absence longue. en lien avec les gestionnaires RH
Recrutement :
- Elaboration des fiches de recrutement en lien avec la DRH et les responsables de service
- Mise en ligne des annonces sur Emploi Territorial, France Travail et transmission au service Communication pour site internet, post facebook .
- Assurer la suppression des annonces une fois le recrutement effectué
- Enregistrement et suivi des candidatures
- Organisation des jurys de recrutement (convocation, réservation de salle, confirmation au jury .)
- Réponses aux candidats non retenus : candidatures spontanées et candidats non retenus avec ou sans entretien
- Suivi de la boîte mail recrutement
Stagiaires :
- Vérification et mise en signature des conventions de stage
- Transmission des demandes de stages aux responsables de service puis réponse en conséquence
Gestion administrative :
- suivi de la boîte mail RH en collaboration avec les gestionnaires RH
- Participer à l'élaboration du Rapport Social Unique, pour la partie absentéisme
- Assurer une veille réglementaire et technique
Assurer les tâches de secrétariat courant et le soutien administratif de la Direction pour garantir le bon fonctionnement et l'efficacité de la Communauté de Communes + Participer à la mise en œuvre de la politique des ressources humaines de la collectivité.
ACTIVITÉS PRINCIPALES DU POSTE :
*** SECRÉTARIAT DE DIRECTION
Secrétariat courant : en alternance avec les autres agents du service
- Standard téléphonique
- Accueil physique
- Gestion des courriels
- Gestions du courrier entrant et sortant
- Mise à jour des bases de données et des annuaires de la collectivité.
Gestion des Assemblées :
- Préparation des dossiers de séances et des ordres du jour
- Envoi des convocations
- Assister aux réunions (Conseil communautaire, Conférence des Maires, etc.) et accueillir les participants
- Transmission au contrôle de légalité
- Mise à jour et tenue des registres
- Prise de note et rédaction du compte rendu sommaire et des Procès-verbaux de séances
- Suivi du caractère exécutoire des délibérations
Missions référentes :
- Suivi des invitations et de l'agenda du Président et de la DGS
- Préparation des dossiers de direction
- Mise en forme de courrier
- Suivi des parapheurs
*** SERVICE RESSOURCES HUMAINES
Maladie :
- Gestion et suivi des dossiers maladie : élaboration des attestations d'indemnités journalières (IJ), et contrôle et suivi des remboursements de la CPAM et de l'assureur statutaire
- Intégration des IJ en paie au plus tard le 10 du mois et enregistrement du suivi dans le tableau, puis transmission de l'information aux gestionnaires RH
- Organisation des visites médicales régulières
- Déclaration à l'assurance statutaire, et suivi des dossiers
- Actualisation des arrivées et des départs auprès de la médecine préventive
- En cas d'absence des gestionnaires, déclaration des accidents de travail
- Prise de RDV auprès d'un médecin agréé ou de la médecine préventive dans le cadre d'un temps partiel thérapeutique, d'un retour suite à absence longue. en lien avec les gestionnaires RH
Recrutement :
- Elaboration des fiches de recrutement en lien avec la DRH et les responsables de service
- Mise en ligne des annonces sur Emploi Territorial, France Travail et transmission au service Communication pour site internet, post facebook .
- Assurer la suppression des annonces une fois le recrutement effectué
- Enregistrement et suivi des candidatures
- Organisation des jurys de recrutement (convocation, réservation de salle, confirmation au jury .)
- Réponses aux candidats non retenus : candidatures spontanées et candidats non retenus avec ou sans entretien
- Suivi de la boîte mail recrutement
Stagiaires :
- Vérification et mise en signature des conventions de stage
- Transmission des demandes de stages aux responsables de service puis réponse en conséquence
Gestion administrative :
- suivi de la boîte mail RH en collaboration avec les gestionnaires RH
- Participer à l'élaboration du Rapport Social Unique, pour la partie absentéisme
- Assurer une veille réglementaire et technique
Profils recherchés
Les « savoirs » :
Connaissance du statut de la fonction publique et des textes réglementaires
Techniques de secrétariat, d’accueil
Règles d’orthographe et de communication
Notions fondamentales de la GRH (postes, emplois, métiers, fonctions, etc.)
Règles relatives à l'accès aux documents administratifs et à la tenue des dossiers individuels
Veille Juridique
Respect des délais
Les « savoir-faire » :
Dispositions à comprendre et répondre à une demande, à renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Capacité de dialogue et pédagogie
Capacité à prioriser
Sens de l’organisation
Savoir rendre compte à son responsable hiérarchique
Maîtrise des logiciels métier et des logiciels bureautiques
Capacités rédactionnelles
Tableaux de bord de suivi
Rédaction de compte-rendu
Qualités rédactionnelles et de synthèse
Aptitudes à recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Soutien apporté aux collaborateurs dans des contextes complexes
Les « savoir-être » :
Qualités relationnelles renforcées, contact aisé et adapté
Sens du service public
Ecoute et ouverture d'esprit
Sens du travail en équipe
Discrétion
Autonomie et esprit d'initiative
Rigueur
Disponibilité
Implication dans la collectivité
Ponctualité
Relation de confiance avec les agents et Élus
Polyvalence
Adaptabilité
Gestion des priorités
Connaissance du statut de la fonction publique et des textes réglementaires
Techniques de secrétariat, d’accueil
Règles d’orthographe et de communication
Notions fondamentales de la GRH (postes, emplois, métiers, fonctions, etc.)
Règles relatives à l'accès aux documents administratifs et à la tenue des dossiers individuels
Veille Juridique
Respect des délais
Les « savoir-faire » :
Dispositions à comprendre et répondre à une demande, à renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Capacité de dialogue et pédagogie
Capacité à prioriser
Sens de l’organisation
Savoir rendre compte à son responsable hiérarchique
Maîtrise des logiciels métier et des logiciels bureautiques
Capacités rédactionnelles
Tableaux de bord de suivi
Rédaction de compte-rendu
Qualités rédactionnelles et de synthèse
Aptitudes à recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Soutien apporté aux collaborateurs dans des contextes complexes
Les « savoir-être » :
Qualités relationnelles renforcées, contact aisé et adapté
Sens du service public
Ecoute et ouverture d'esprit
Sens du travail en équipe
Discrétion
Autonomie et esprit d'initiative
Rigueur
Disponibilité
Implication dans la collectivité
Ponctualité
Relation de confiance avec les agents et Élus
Polyvalence
Adaptabilité
Gestion des priorités
Contact et modalités de candidature
Contact
0384255403
Informations complémentaires
CANDIDATURE :
Les candidatures (lettre de motivation, CV détaillé) sont à adresser par messagerie électronique à recrutement@terredemeraude.fr
Ou par courrier à Monsieur le Président – Terre d’Emeraude Communauté 4 Chemin du Quart – 39270 ORGELET
Les candidatures (lettre de motivation, CV détaillé) sont à adresser par messagerie électronique à recrutement@terredemeraude.fr
Ou par courrier à Monsieur le Président – Terre d’Emeraude Communauté 4 Chemin du Quart – 39270 ORGELET
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.