Secrétarait polyvalent - Urbanisme, ADS et secrétariat général
Offre n° O039260723000954
Publiée le 23/07/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
3 rue Victor Bérard - Bâtiment Le Jouef, Champagnole (Jura (39))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Rémunération indicative
Salaire selon grilles indiciaires fonction publique, RIFSEEP, CNAS, participation employeur Mutuelle santé et Prévoyance
Descriptif de l'emploi
Poste de secrétariat polyvalent sur le service Urbanisme / ADS et le Secrétariat Général / Accueil
Missions / conditions d'exercice
Missions pour le service ADS (Urbanisme et Droit des Sols)
Accueil et Relation Usagers
• Assurer l'accueil téléphonique et physique en apportant des réponses de premier ordre aux usagers
• Remplir de manière exhaustive les fiches de prise d'informations lors des appels.
• Orienter efficacement les usagers vers les personnes ressources appropriées
Gestion Administrative, Dématérialisation et Saisie (Cart’ads)
• Saisir les dossiers papiers réceptionnés dans le logiciel Cart’ads, en veillant à la cohérence entre le demandeur et le terrain
• Gérer les courriers de suivi : enregistrement au chrono, répartition dans les bannettes des instructeurs, et numérisation vers le serveur et le logiciel
• Créer les pochettes pour les dossiers dématérialisés et structurer les dossiers sur le serveur selon le plan de classement en vigueur.
• Gérer la boîte mail générale du service : marquer en rouge les dossiers saisis
• Assurer le transfert des avis spécifiques reçus sur la boîte générale vers les messageries des instructeurs en charge.
• Vérifier la bonne saisie des mairies raccordées à la plateforme Plat’AU.
• Gérer et saisir les Déclarations d'Ouverture de Chantier (DOC) et les Déclarations Attestant l'Achèvement et la Conformité des Travaux (DACCT) dans Cart’ads.
Suivi, Appui à l'Instruction et Logistique
• Appuyer les instructeurs pour le lancement des consultations et échanger avec les divers services internes ou externes nécessaires à l’instruction des dossiers.
• Suivre le tableau Excel partagé : intégration des nouveaux dossiers, respect des codes couleurs établis, et suivi des retours signés.
• Gérer, relancer et suivre les arrêtés signés envoyés aux communes, avec mise à jour simultanée dans Cart’ads et le tableau de suivi.
• Gérer l’archivage physique et numérique des dossiers selon la méthodologie du service.
• Assurer le suivi des stocks et la commande de matériels de bureau (pochettes, fournitures, etc.).
Missions pour le Secrétariat Général
• Agir en appui aux agents de l’administration générale.
• Assurer les remplacements en cas d’absence et durant les périodes de congés pour garantir la continuité de l’accueil du public et la gestion du standard téléphonique.
• Assurer le relais de l’accueil général de la collectivité.
Accueil et Relation Usagers
• Assurer l'accueil téléphonique et physique en apportant des réponses de premier ordre aux usagers
• Remplir de manière exhaustive les fiches de prise d'informations lors des appels.
• Orienter efficacement les usagers vers les personnes ressources appropriées
Gestion Administrative, Dématérialisation et Saisie (Cart’ads)
• Saisir les dossiers papiers réceptionnés dans le logiciel Cart’ads, en veillant à la cohérence entre le demandeur et le terrain
• Gérer les courriers de suivi : enregistrement au chrono, répartition dans les bannettes des instructeurs, et numérisation vers le serveur et le logiciel
• Créer les pochettes pour les dossiers dématérialisés et structurer les dossiers sur le serveur selon le plan de classement en vigueur.
• Gérer la boîte mail générale du service : marquer en rouge les dossiers saisis
• Assurer le transfert des avis spécifiques reçus sur la boîte générale vers les messageries des instructeurs en charge.
• Vérifier la bonne saisie des mairies raccordées à la plateforme Plat’AU.
• Gérer et saisir les Déclarations d'Ouverture de Chantier (DOC) et les Déclarations Attestant l'Achèvement et la Conformité des Travaux (DACCT) dans Cart’ads.
Suivi, Appui à l'Instruction et Logistique
• Appuyer les instructeurs pour le lancement des consultations et échanger avec les divers services internes ou externes nécessaires à l’instruction des dossiers.
• Suivre le tableau Excel partagé : intégration des nouveaux dossiers, respect des codes couleurs établis, et suivi des retours signés.
• Gérer, relancer et suivre les arrêtés signés envoyés aux communes, avec mise à jour simultanée dans Cart’ads et le tableau de suivi.
• Gérer l’archivage physique et numérique des dossiers selon la méthodologie du service.
• Assurer le suivi des stocks et la commande de matériels de bureau (pochettes, fournitures, etc.).
Missions pour le Secrétariat Général
• Agir en appui aux agents de l’administration générale.
• Assurer les remplacements en cas d’absence et durant les périodes de congés pour garantir la continuité de l’accueil du public et la gestion du standard téléphonique.
• Assurer le relais de l’accueil général de la collectivité.
Profils recherchés
Compétences et Qualités Attendues
• Utilisation courante de l’informatique et des outils bureautiques de base (Word, Excel, internet).
• Connaissances des Systèmes d'Information Géographique (SIG) et aisance dans la lecture de plans.
• Forte autonomie et aisance dans la rédaction administrative.
• Excellent relationnel et sens du service public.
• Sens aigu de l’organisation, polyvalence et discrétion.
• Capacité à rendre compte de son activité et à prendre des initiatives.
• Aptitude avérée à travailler en équipe et de manière transversale avec divers interlocuteurs.
• Utilisation courante de l’informatique et des outils bureautiques de base (Word, Excel, internet).
• Connaissances des Systèmes d'Information Géographique (SIG) et aisance dans la lecture de plans.
• Forte autonomie et aisance dans la rédaction administrative.
• Excellent relationnel et sens du service public.
• Sens aigu de l’organisation, polyvalence et discrétion.
• Capacité à rendre compte de son activité et à prendre des initiatives.
• Aptitude avérée à travailler en équipe et de manière transversale avec divers interlocuteurs.
Contact et modalités de candidature
Contact
0384520620
Informations complémentaires
Poste à pourvoir : Aout 2026
Merci de nous faire parvenir votre CV accompagné d'une lettre de motivation :
• Par courrier :
À l’attention de M. Le Président
Communauté de communes Champagnole Nozeroy Jura
3 rue Victor Bérard, 39300 Champagnole
• Par mail : contact@champagnolenozeroyjura.fr
Merci de nous faire parvenir votre CV accompagné d'une lettre de motivation :
• Par courrier :
À l’attention de M. Le Président
Communauté de communes Champagnole Nozeroy Jura
3 rue Victor Bérard, 39300 Champagnole
• Par mail : contact@champagnolenozeroyjura.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.