Assistant/e adminsitratif/ve
Offre n° O040240314001139
Publiée le 14/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Seignosse
Poste à pourvoir le
15/05/2024
Date limite de candidature
05/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une promotion interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Rémunération indicative
Statutaire + IFSE + participations employeurs
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction Aménagement, sous la responsabilité de la responsable du service Coordination administrative, l’assistant(e) adminstratif/ve assure l’accueil des usagers et agents, l’exécution et le suivi administratif des demandes et appuie la responsable dans les tâches de recensement des référentiels métiers.
Missions / conditions d'exercice
ACCUEIL RELATION USAGERS
En lien avec la responsable du service, accueille, enregistre et suit les demandes.
- Accueil physique et téléphonique
- Accompagner l’usager dans certaines démarches et orientation
- Analyser la demande et apporter la réponse par le canal de contact le mieux adapté (téléphone, accueil physique, courriers et courriels)
- Renseigner l’outil de suivi de la relation usager
SUIVI ADMINISTRATIF
- Traiter les dossiers administratifs simples
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
- Relation fournisseurs, opérateurs téléphonique et réseau, sociétés extérieures
- Organisation des réunions (réservation salles, convocations, logistique, prise de notes, etc),
- Rédaction de courriers, tableaux de bord, planning, procédures, réclamations, etc.
- Relances diverses : devis auprès des entreprises, travaux auprès des concessionnaires
- Réalisation du suivi administratif des ERP (établissement recevant du public) en lien avec l'élu de référence et le DST (envoi convocation aux visites de sécurité, suivi des rapports des contrôles périodiques, ...)
- Déclarations DT, DICT
- Réalisation des déclarations de sinistres auprès des assurances (bâtiments, VRD et véhicules, etc).
- Gestion du courrier (réception, traitement et diffusion)
- Tri, classement, archivage, numérisation, suivi de planning et agenda, préparation de dossier
- Elaboration de comptes rendus des réunions
SUIVI FINANCIER
Commande publique :
- Gestion des tableaux de suivi (dépenses énergétiques, fluides, stocks, ...)
- Suivi des contrats
Finances :
- Saisie des bons de commande et engagements
- Suivi des commandes
Missions complémentaires
- Participer à l’alimentation des référentiels bâtiments & équipements pour qualifier l’outil de gestion de la demande
En lien avec la responsable du service, accueille, enregistre et suit les demandes.
- Accueil physique et téléphonique
- Accompagner l’usager dans certaines démarches et orientation
- Analyser la demande et apporter la réponse par le canal de contact le mieux adapté (téléphone, accueil physique, courriers et courriels)
- Renseigner l’outil de suivi de la relation usager
SUIVI ADMINISTRATIF
- Traiter les dossiers administratifs simples
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives
- Relation fournisseurs, opérateurs téléphonique et réseau, sociétés extérieures
- Organisation des réunions (réservation salles, convocations, logistique, prise de notes, etc),
- Rédaction de courriers, tableaux de bord, planning, procédures, réclamations, etc.
- Relances diverses : devis auprès des entreprises, travaux auprès des concessionnaires
- Réalisation du suivi administratif des ERP (établissement recevant du public) en lien avec l'élu de référence et le DST (envoi convocation aux visites de sécurité, suivi des rapports des contrôles périodiques, ...)
- Déclarations DT, DICT
- Réalisation des déclarations de sinistres auprès des assurances (bâtiments, VRD et véhicules, etc).
- Gestion du courrier (réception, traitement et diffusion)
- Tri, classement, archivage, numérisation, suivi de planning et agenda, préparation de dossier
- Elaboration de comptes rendus des réunions
SUIVI FINANCIER
Commande publique :
- Gestion des tableaux de suivi (dépenses énergétiques, fluides, stocks, ...)
- Suivi des contrats
Finances :
- Saisie des bons de commande et engagements
- Suivi des commandes
Missions complémentaires
- Participer à l’alimentation des référentiels bâtiments & équipements pour qualifier l’outil de gestion de la demande
Profils recherchés
COMPETENCES TECHNIQUES
- Relations avec les utilisateurs
- Connaissance des outils informatiques (bureautique, logiciels métiers)
- Maîtriser les règles d'expression écrite et orale
- Maîtriser la gestion du courrier
- Maîtriser la prise d'appel
- Logiciels, progiciels et applicatifs nécessaires à son activité
- Sens de l'organisation et du service aux utilisateurs
- Connaissance du fonctionnement, de l'organisation et de l'environnement des collectivités locales & maitrise du statut de la FPT
- Esprit d'initiative
- Capacité d'analyse et à rendre compte
COMPETENCES RELATIONNELLES
- Sens de l'accueil et de la disponibilité auprès des usagers
- Avoir le sens du respect de la hiérarchie et des collègues
- Discrétion et devoir de réserve
- Être rigoureux et organisé
- Capacité d'écoute
- Sens du service public
- Faculté d'adaptation et de réactivité
- Relations avec les utilisateurs
- Connaissance des outils informatiques (bureautique, logiciels métiers)
- Maîtriser les règles d'expression écrite et orale
- Maîtriser la gestion du courrier
- Maîtriser la prise d'appel
- Logiciels, progiciels et applicatifs nécessaires à son activité
- Sens de l'organisation et du service aux utilisateurs
- Connaissance du fonctionnement, de l'organisation et de l'environnement des collectivités locales & maitrise du statut de la FPT
- Esprit d'initiative
- Capacité d'analyse et à rendre compte
COMPETENCES RELATIONNELLES
- Sens de l'accueil et de la disponibilité auprès des usagers
- Avoir le sens du respect de la hiérarchie et des collègues
- Discrétion et devoir de réserve
- Être rigoureux et organisé
- Capacité d'écoute
- Sens du service public
- Faculté d'adaptation et de réactivité
Contact
Contact
0558498989
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre dossier de candidature (CV + lettre de motivation) à :
Mairie de Seignosse
Monsieur Le Maire
1998 avenue du Général De Gaulle
40510 SEIGONSSE
ou par mail à rh@seignosse.fr
Mairie de Seignosse
Monsieur Le Maire
1998 avenue du Général De Gaulle
40510 SEIGONSSE
ou par mail à rh@seignosse.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.