L’assistant (e) en ressources humaines travaille en binôme et assure la gestion administrative des activités RH sous la responsabilité de l’adjoint (e) de Direction et assure toute activité de polyvalence nécessaire, le cas échéant, afin de garantir la continuité du service.
Il/elle assiste l’adjoint de direction dans l’accomplissement des missions variées touchant à l’administration du personnel, au recrutement, à la rémunération, à la gestion de la carrière et à la formation et rend compte de son activité à l’adjoint ( e) de direction et à la Direction.

*Gestion administrative du personnel et des emplois
Gestion administrative du personnel
-Accueillir (physiquement/mail/téléphone), conseiller, informer et accompagner les agents selon leurs demandes
-Etablir des courriers, des attestations ou compléter des formulaires en lien avec la gestion administrative du personnel
-Constituer, tenir et actualiser les dossiers du personnel titulaires et contractuels (de droit public) et de droit privé (Contrats aidés, apprentis),
-saisir les éléments de gestion administrative du personnel dans le logiciel de carrière et de paye
-gérer les demandes d’adhésion aux dispositifs de prévoyance
-préparer les dossiers de demande d’ARE pour les fonctionnaires, et transmettre au CDG pour étude, suivre et appliquer sur la paye
-préparer et instruire les dossiers de médailles du travail
-préparer les demandes de dossiers de retraite des agents en lien avec le service CNRACL du CDG pour les fonctionnaires et la CARSAT et l’IRCANTEC pour les contractuels
-instruire et suivre les demandes de congés bonifiés, enregistrer et vérifier les autorisations d’absences (ASA) et congés spécifiques
-Gérer, classer et archiver dossiers et documents RH
Gestion des dossiers contractuels
-Mettre à jour mensuellement le tableau de renouvellement des contrats en lien avec l’adjoint de Direction et/ou la Direction et les responsables de service
-saisir les courriers de renouvellements de contrats ou de non renouvellements, transmettre aux agents
-saisir et suivre les DPAE sur Net Entreprise, les demandes de casiers judiciaires
-élaborer et suivre les contrats de travail de droit public et les avenants aux contrats le cas échéant dans le respect de la règlementation et des procédures
-suivre les dossiers des apprentis, des contrats aidés et des vacataires
-transmettre les contrats de travail signés en Préfecture via @ctes, les communiquer aux agents, aux services du CDG et les classer
-établir les documents de fin de contrat (attestations France Travail, certificats de travail et attestations de solde de tout compte)
-transmettre les dossiers des contractuels au Centre de Gestion
-suivre des tableaux de bords et indicateurs
Gestion des demandes d’emplois
*Gestion de la rémunération
-Collaborer avec les différents services internes pour assurer la cohérence des données et des processus liés à la paie
-respecter le calendrier de paie et les différentes échéances liées à la paie ainsi que la procédure mise en place relative au déroulement et à l’organisation de la paie
-assurer la mise en place de la retenue à la source
-suivre les attestations diverses : SFT, attestations labellisées de prévoyance
-Collecter et saisir les éléments mensuels variables de paie, calculer et vérifier la paie, assurer le traitement comptable et la dématérialisation des pièces justificatives en lien avec la paie,
-Déclarer les charges en réalisant la DSN mensuelle et en respectant les délais de dépôt des déclarations et éditer les éditions récapitulatives globales ou individuelles de la DSN
-Ouvrir les dossiers à demi traitement, gérer et suivre les dossiers sur la plate-forme dédiée
-Suivre les recettes du personnel en lien avec la comptabilité (indemnités journalières CPAM, FIPH, remboursement assurance statutaire, ASA syndicales, remboursement de mise à disposition, contrats aidés etc.)
-appliquer et suivre les dispositifs de prestations sociales (participation employeur prévoyance, cotisations mutuelles prévoyance, COS…)
-Editer les bulletins de paie et mettre sous pli.
-Constituer et suivre les dossiers de validation de services. Assurer le mandatement des retenues et contributions rétroactives et assurer un suivi budgétaire (tableau de bord)
-alerter l’adjoint de direction sur les problèmes techniques, informatiques, de paramétrage du logiciel paye
*Gestion du temps de travail et de l’indisponibilité physique
saisir les arrêts de travail sur le logiciel de paye (Gepss) et le logiciel de planification (Planiciel) en ayant vérifié au préalable les délais de réception.
-effectuer le signalement DSN de l’arrêt de travail sur le logiciel carrière et paye
-Instruire l’ensemble des dossiers liés à l’état de santé des agents (maladie ordinaire, longue maladie, longue durée, grave maladie, maladie professionnelles, disponibilité d’office pour raison de santé, maternité, paternité), déclarer sur net entreprise et sur Relyens selon statut de l’agent
-procéder aux déclarations d’accidents de travail/maladie professionnelle sur net entreprise pour les agents du régime général et à l’assureur pour les fonctionnaires, constituer et suivre les dossiers
-Suivre et gérer les dossiers de sinistralité sur la plateforme RELYENS pour les fonctionnaires
-suivre les procédures dématérialisées (attestation de salaires et déclaration d’accident de travail des agents contractuels) sur net entreprise
-Saisir les instances médicales compétentes, constituer et suivre les dossiers de saisine des instances médicales
-établir les arrêtés de congés pour raisons de santé (maladie ordinaire, CITIS, AT, MP, maternité etc.), les arrêtés à plein et demi traitement pour incidences sur les salaires
-gérer les dossiers de maintien de salaire (ouverture de droit, complément de dossiers) et assurer leur suivi
-gérer et suivre les demandes de temps partiel thérapeutique (demande initiale, renouvellement, réintégration)
-lancer les procédures de contrôle des arrêts de travail à la demande de l’adjoint de direction et/ou de la Direction
-lancer, instruire et suivre les demandes d’expertise médicale
-Elaborer des courriers, des actes, des imprimés divers, des états liés au traitement de l’ensemble des dossiers de maladie
-assurer les relations en fonction des besoins avec le service de médecine professionnelle et gérer et suivre les visites médicales sur un tableau de bord
-Créer et suivre des outils de suivi, tableaux de bord de l’accidentologie et maladie professionnelle
-Participer à l’élaboration de tableau de bord en lien avec l’absentéisme
*Contribution à la formation et à la qualité /gestion des risques
-participer aux réunions du service administratif et aux commissions RH
-participer à l’encadrement et à l’évaluation des stagiaires
-s’inscrire dans une démarche de formation continue et partager des connaissances avec l’ensemble de l’équipe
-participer aux groupes de travail sur la qualité et la gestion des risques
-participer à la démarche de gestion des évènements indésirables

Bonne connaissance du statut de la Fonction Publique territoriale
Maitrise des règles et procédures en matière de ressources humaines, des outils de la gestion du personnel
Maitrise des logiciels de bureautique et savoir créer et suivre des tableaux de bords
Savoir réaliser des statistiques
Faire preuve d’organisation et de rigueur
Etre en capacité d’analyser et de synthétiser
Savoir faire preuve d’adaptation
Etre polyvalent et flexible
Faire preuve de discrétion, de respect de la confidentialité et du secret professionnel
Etre en capacité à rendre compte et alerter
Avoir une aisance relationnelle, être à l’écoute et savoir communiquer, faire preuve de diplomatie
Etre capable de travailler en équipe
Etre autonome, savoir travailler dans l’urgence, gérer les situations de crise, anticiper et prendre des initiatives
Savoir gérer les conflits et les négociations