ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE SERVICE ASSEMBLEES (F/H)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O040240613001046
Publiée le 13/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
BP 50344, Dax (Landes)
Poste à pourvoir le
01/08/2024
Date limite de candidature
14/07/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
VILLE DE DAX
DIRECTION DE LA POPULATION ET DES ASSEMBLEES
ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE SERVICE ASSEMBLEES (F/H)
Emploi permanent – Temps complet
Catégorie C – cadre d’emplois des Assistant administratifs
La ville de Dax recrute par voie statutaire ou à défaut contractuelle au sein de sa Direction de la population et des assemblées un assistant de gestion administrative (F/H) qui interviendra à la fois au sein du service des assemblées et au sein des services population, état civil et accueil, sur des missions transversales administratives et d’accueil.
DIRECTION DE LA POPULATION ET DES ASSEMBLEES
ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE SERVICE ASSEMBLEES (F/H)
Emploi permanent – Temps complet
Catégorie C – cadre d’emplois des Assistant administratifs
La ville de Dax recrute par voie statutaire ou à défaut contractuelle au sein de sa Direction de la population et des assemblées un assistant de gestion administrative (F/H) qui interviendra à la fois au sein du service des assemblées et au sein des services population, état civil et accueil, sur des missions transversales administratives et d’accueil.
Missions / conditions d'exercice
Gestion des rapports soumis aux assemblées (Bureau municipal/Groupe Majoritaire/Conseil Municipal)
Conseil municipal :
• Mettre en forme et corriger les délibérations du conseil municipal en relation avec les services et les diffuser aux élus en respectant les délais réglementaires
• Accomplir les formalités réglementaires de publicité, d’affichage et de télétransmission des délibérations à la Sous-Préfecture ou à la Préfecture
• Transcrire les procès-verbaux des séances du conseil municipal à partir des enregistrements audio/vidéo
• Réaliser des recherches de délibérations, comptes rendus pour les services, la Direction Générale, les élus ou le Cabinet
• Assister ponctuellement aux réunions du conseil municipal, préparation et vérification des éléments de la salle du conseil les jours de séance
Bureau municipal et groupe majorité :
• Constituer les dossiers des séances en relation avec les services : relecture, corrections, mise en forme bureautique, intégration des remarques de la DG et du Cabinet, diffusion des rapports aux élus, respect des délais légaux.
• Respecter les plannings des réunions et les diffuser aux élus et aux services.
Gestion et archivage des actes (délibérations, arrêtés, décisions)
• Transmettre au contrôle de légalité les arrêtés et les décisions
• Suivre et gérer les actes avec les services
• Constituer et suivre des registres des arrêtés et des actes administratifs
• Gérer le logiciel NumActes : enregistrer les actes, mise à jour mensuelle, recherches et prises de numéros d’actes pour les services lors de l'élaboration des actes
• Réaliser les devis de reliure pour les registres de la collectivité
Service population état civil / accueil
Etat civil :
• Gérer les réponses dématérialisées aux demandes d’actes via logiciel COMEDEC
• Mettre à jour les mentions marginales sur les registres d’état civil
Accueil :
• Accueil physique et téléphonique de tous les publics
• Renseignements et orientations des usagers
• Prises de RDV pour les titres d’identité
Plan communal de sauvegarde
• Mettre à jour le Plan Communal de Sauvegarde et le transmettre aux organismes concernés
• Participer aux réunions ou exercices de mise en situation
• Relai avec l’ensemble des services,
• Bonne connaissance de l’organigramme de la ville (vigilance des arrivées et départs des collègues)
Conseil municipal :
• Mettre en forme et corriger les délibérations du conseil municipal en relation avec les services et les diffuser aux élus en respectant les délais réglementaires
• Accomplir les formalités réglementaires de publicité, d’affichage et de télétransmission des délibérations à la Sous-Préfecture ou à la Préfecture
• Transcrire les procès-verbaux des séances du conseil municipal à partir des enregistrements audio/vidéo
• Réaliser des recherches de délibérations, comptes rendus pour les services, la Direction Générale, les élus ou le Cabinet
• Assister ponctuellement aux réunions du conseil municipal, préparation et vérification des éléments de la salle du conseil les jours de séance
Bureau municipal et groupe majorité :
• Constituer les dossiers des séances en relation avec les services : relecture, corrections, mise en forme bureautique, intégration des remarques de la DG et du Cabinet, diffusion des rapports aux élus, respect des délais légaux.
• Respecter les plannings des réunions et les diffuser aux élus et aux services.
Gestion et archivage des actes (délibérations, arrêtés, décisions)
• Transmettre au contrôle de légalité les arrêtés et les décisions
• Suivre et gérer les actes avec les services
• Constituer et suivre des registres des arrêtés et des actes administratifs
• Gérer le logiciel NumActes : enregistrer les actes, mise à jour mensuelle, recherches et prises de numéros d’actes pour les services lors de l'élaboration des actes
• Réaliser les devis de reliure pour les registres de la collectivité
Service population état civil / accueil
Etat civil :
• Gérer les réponses dématérialisées aux demandes d’actes via logiciel COMEDEC
• Mettre à jour les mentions marginales sur les registres d’état civil
Accueil :
• Accueil physique et téléphonique de tous les publics
• Renseignements et orientations des usagers
• Prises de RDV pour les titres d’identité
Plan communal de sauvegarde
• Mettre à jour le Plan Communal de Sauvegarde et le transmettre aux organismes concernés
• Participer aux réunions ou exercices de mise en situation
• Relai avec l’ensemble des services,
• Bonne connaissance de l’organigramme de la ville (vigilance des arrivées et départs des collègues)
Profils recherchés
Profil et compétences :
• Connaissance du processus décisionnel de la collectivité
• Bonne connaissance des organigrammes (élus et services) de la collectivité
• Vocabulaire professionnel adapté au service
• Respect des procédures administratives et des délais
• Très bonne maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
• Techniques de secrétariat
• Progiciels de gestion : ACTES - FAST – NUMACT – ACROPOLIS – CIRIL – MELODIE
• Très bonne maîtrise des logiciels de bureautique
Qualités professionnelles:
• Grande rigueur, sérieux et disponibilité
• Réactivité et efficacité dans les missions confiées
• Capacité d’adaptation aux différentes situations et relative autonomie
• Capacité d’écoute afin de créer un climat de confiance avec ses interlocuteurs (internes ou externes)
• Capacité d’adapter son style de communication en fonction de ses interlocuteurs.
• Discrétion professionnelle impérative
• Sens de l’organisation et de la ponctualité
• Sens du relationnel et esprit d'équipe.
• Capacité à prendre des initiatives et à prioriser son travail
• Capacité à prendre du recul dans les périodes de flux tendus et à la gestion du stress
• Posture adaptée
• Connaissance du processus décisionnel de la collectivité
• Bonne connaissance des organigrammes (élus et services) de la collectivité
• Vocabulaire professionnel adapté au service
• Respect des procédures administratives et des délais
• Très bonne maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
• Techniques de secrétariat
• Progiciels de gestion : ACTES - FAST – NUMACT – ACROPOLIS – CIRIL – MELODIE
• Très bonne maîtrise des logiciels de bureautique
Qualités professionnelles:
• Grande rigueur, sérieux et disponibilité
• Réactivité et efficacité dans les missions confiées
• Capacité d’adaptation aux différentes situations et relative autonomie
• Capacité d’écoute afin de créer un climat de confiance avec ses interlocuteurs (internes ou externes)
• Capacité d’adapter son style de communication en fonction de ses interlocuteurs.
• Discrétion professionnelle impérative
• Sens de l’organisation et de la ponctualité
• Sens du relationnel et esprit d'équipe.
• Capacité à prendre des initiatives et à prioriser son travail
• Capacité à prendre du recul dans les périodes de flux tendus et à la gestion du stress
• Posture adaptée
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + participation employeur au contrat de prévoyance + titres de restauration
Le jury de recrutement aura lieu le 30/07/2024
Poste informatique – Logiciels et progiciels – Standard téléphonique.
Bureau partagé avec la responsable du service des Assemblées
Accompagnement lors de la prise de poste
Lieu de travail : Mairie de Dax
Télétravail possible (sous conditions réglementaires)
Navettes gratuites bus « Vitenville », pistes cyclables, possibilité de stationnement véhicule en voirie (avec abonnement)
Les candidatures accompagnées d'un CV+ lettre de motivation doivent être déposées via notre site Internet à partir du lien suivant
Le jury de recrutement aura lieu le 30/07/2024
Poste informatique – Logiciels et progiciels – Standard téléphonique.
Bureau partagé avec la responsable du service des Assemblées
Accompagnement lors de la prise de poste
Lieu de travail : Mairie de Dax
Télétravail possible (sous conditions réglementaires)
Navettes gratuites bus « Vitenville », pistes cyclables, possibilité de stationnement véhicule en voirie (avec abonnement)
Les candidatures accompagnées d'un CV+ lettre de motivation doivent être déposées via notre site Internet à partir du lien suivant
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.