Gestionnaire administratif des services techniques
Offre n° O040250522000147
Publiée le 22/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
9 PL DE L HOTEL DE VILLE, Soustons (Landes)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
30/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Située au sud du département des Landes au sein de la Communauté de Communes Maremne Adour Côte Sud, la ville de Soustons (7 851 habitants) bénéficie du dynamisme démographique de son territoire et voit sa population croitre à un rythme régulier. Commune touristique avec plus de 6km de littoral et 5 lacs ou étangs, sa population s’élève à plus de 28 000 habitants durant la période estivale.
Nous recherchons un(e) secrétaire motivé(e) et organisé(e) pour assurer l’accueil et la gestion administrative des Services Techniques.
Nous recherchons un(e) secrétaire motivé(e) et organisé(e) pour assurer l’accueil et la gestion administrative des Services Techniques.
Missions / conditions d'exercice
Missions :
Sous la direction du Directeur des Services Techniques, vous serez un point de contact essentiel.
o Accueil et gestion des demandes :
Assurer l'accueil physique et téléphonique, gérer les demandes des usagers, associations et partenaires, ce qui inclut l'enregistrement, l'orientation et le traitement en lien avec les responsables ainsi que la gestion des réponses avec le secrétariat général. Cela comprend la gestion des signalements relatifs au suivi du domaine public (réseaux divers, voirie, signalisation, espaces verts, mobilier urbain…) des équipements communaux (mobilier et immobilier) et des services publics (éclairage, déchets, électricité, eaux potable, eaux usées…)
o Gestion administrative et documentaire :
Assurer la gestion : du courrier électronique, de la plateforme de gestion des courriers, et des bons d'achat, commandes et devis (signature, enregistrement, transmission). Créer et envoyer les Ordres de Service (OS) pour l'électricité et le gaz. Effectuer la gestion administrative annuelle en lien avec le SITCOM (CAP, vignettes véhicules). Rédiger et mettre en forme des documents pour impression et diffusion.
o Soutien logistique aux manifestations :
Participer à la gestion administrative liée aux manifestations. Cela inclut l'alimentation du planning annuel, la réponse aux demandes de matériel (courrier, conventions), la préparation et distribution de fiches de synthèse, les demandes de matériel complémentaire et de devis, la vérification des réservations. Assurer la coordination avec le service Culture et suivre les demandes d'utilisation du matériel communal. Vérifier la date des manifestations aux arènes pour organiser le nettoyage.
o Gestion administrative des assurances et déclarations de travaux :
Participer à la gestion administrative des dossiers d'assurance (déclaration et suivi des sinistres, demandes et résiliations pour les véhicules communaux, gestion annuelle des cartes véhicules, pointage des cotisations). Préparer les tableaux pour les marchés d'assurance et gérer les bris de glaces. Créer, renseigner et suivre les demandes de Déclaration de Travaux (DT/DICT) sur la plateforme INERIS (réception, transmission, impression des plans).
o Gestion des stocks et commandes :
Gérer les stocks et effectuer les commandes de divers matériels (panneaux, drapeaux, bouteilles de gaz), d'Équipements de Protection Individuelle (EPI) et de produits d'entretien (en lien avec les agents). Enregistrer les commandes d'EPI et produits d'entretien et effectuer des commandes spécifiques (balais, carnets de bons d'achat).
Sous la direction du Directeur des Services Techniques, vous serez un point de contact essentiel.
o Accueil et gestion des demandes :
Assurer l'accueil physique et téléphonique, gérer les demandes des usagers, associations et partenaires, ce qui inclut l'enregistrement, l'orientation et le traitement en lien avec les responsables ainsi que la gestion des réponses avec le secrétariat général. Cela comprend la gestion des signalements relatifs au suivi du domaine public (réseaux divers, voirie, signalisation, espaces verts, mobilier urbain…) des équipements communaux (mobilier et immobilier) et des services publics (éclairage, déchets, électricité, eaux potable, eaux usées…)
o Gestion administrative et documentaire :
Assurer la gestion : du courrier électronique, de la plateforme de gestion des courriers, et des bons d'achat, commandes et devis (signature, enregistrement, transmission). Créer et envoyer les Ordres de Service (OS) pour l'électricité et le gaz. Effectuer la gestion administrative annuelle en lien avec le SITCOM (CAP, vignettes véhicules). Rédiger et mettre en forme des documents pour impression et diffusion.
o Soutien logistique aux manifestations :
Participer à la gestion administrative liée aux manifestations. Cela inclut l'alimentation du planning annuel, la réponse aux demandes de matériel (courrier, conventions), la préparation et distribution de fiches de synthèse, les demandes de matériel complémentaire et de devis, la vérification des réservations. Assurer la coordination avec le service Culture et suivre les demandes d'utilisation du matériel communal. Vérifier la date des manifestations aux arènes pour organiser le nettoyage.
o Gestion administrative des assurances et déclarations de travaux :
Participer à la gestion administrative des dossiers d'assurance (déclaration et suivi des sinistres, demandes et résiliations pour les véhicules communaux, gestion annuelle des cartes véhicules, pointage des cotisations). Préparer les tableaux pour les marchés d'assurance et gérer les bris de glaces. Créer, renseigner et suivre les demandes de Déclaration de Travaux (DT/DICT) sur la plateforme INERIS (réception, transmission, impression des plans).
o Gestion des stocks et commandes :
Gérer les stocks et effectuer les commandes de divers matériels (panneaux, drapeaux, bouteilles de gaz), d'Équipements de Protection Individuelle (EPI) et de produits d'entretien (en lien avec les agents). Enregistrer les commandes d'EPI et produits d'entretien et effectuer des commandes spécifiques (balais, carnets de bons d'achat).
Profils recherchés
Votre profil, adapté à un poste de secrétaire, devrait idéalement inclure :
o Une formation ou une expérience significative dans le domaine du secrétariat ou de l'assistanat administratif.
o Une bonne connaissance, ou la capacité d'acquérir rapidement, du fonctionnement des collectivités territoriales.
o D'excellentes capacités d'organisation, de polyvalence, de gestion des priorités et d'adaptation aux imprévus.
o La maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, etc.).
o La capacité à respecter les consignes tout en sachant prendre des initiatives.
o Un sens aigu de la confidentialité, la discrétion et le respect du devoir de réserve.
o D'excellentes qualités relationnelles, le sens de l'écoute, la disponibilité et le sens du service public.
o Une formation ou une expérience significative dans le domaine du secrétariat ou de l'assistanat administratif.
o Une bonne connaissance, ou la capacité d'acquérir rapidement, du fonctionnement des collectivités territoriales.
o D'excellentes capacités d'organisation, de polyvalence, de gestion des priorités et d'adaptation aux imprévus.
o La maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, etc.).
o La capacité à respecter les consignes tout en sachant prendre des initiatives.
o Un sens aigu de la confidentialité, la discrétion et le respect du devoir de réserve.
o D'excellentes qualités relationnelles, le sens de l'écoute, la disponibilité et le sens du service public.
Contact et modalités de candidature
Contact
0558414313
Informations complémentaires
Merci d’adresser votre candidature (Lettre de motivation + CV) avant le 30 juin 2025 à l’attention de Mme le Maire :
- Par mail : grh@mairie-soustons.fr
- Par courrier à la Mairie – 9 place de l’Hôtel de Ville – 40140 Soustons
- Par mail : grh@mairie-soustons.fr
- Par courrier à la Mairie – 9 place de l’Hôtel de Ville – 40140 Soustons
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.