Secrétaire administratif(ve) polyvalent(e) du pôle Protection Maternelle Infantile (P.M.I) - Siège Mont de Marsan
Offre n° O040260331001345
Publiée le 31/03/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
23 rue Victor Hugo, Mont-de-Marsan (Landes (40))
Poste à pourvoir le
01/09/2026
Date limite de candidature
01/05/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Descriptif de l'emploi
Participer aux différentes missions de secrétariat et à la gestion administrative des dossiers du Pôle P.M.I au siège de la Direction Enfance Famille Insertion
Participer aux différentes missions de secrétariat et à la gestion administrative des dossiers du Pôle P.M.I au siège de la Direction Enfance Famille Insertion
Missions / conditions d'exercice
1- Secrétariat
2- Gestion du courrier et du logiciel KOLOK
3- Traitement des avis de grossesse, des certificats de santé (CS8, CS9 et CS24) et des avis de naissance
4- Participation aux commandes de fournitures (siège) et de documents (ensemble du Pôle)
5- Participation au suivi et à la distribution des carnets de maternité et des carnets de santé
6- Assistance administrative sur le dossier du SAF co-parentalité (relevés trimestriels)
7- Référent HORUS et appui technique des agents du Pôle P.M.I sur ce logiciel
Description détaillée
1 - Secrétariat:
- accueil physique et téléphonique
- gestion agenda et logistique de la coordonnatrice du Pôle et participation à cette gestion pour le Directrice Enfance Famille Insertion
- gestion de la BAL PMI et de la BAL carnet de maternité
- rédaction des compte-rendus de réunion
- rédaction et mise en forme des courriers, notes et autres documents du Pôle
- rédaction des notifications (courriers, conventions...) dans le cadre du vote du BP, des DM et des CP (logiciel AIDEN)
2 - Courrier :
- ouverture et envoi du courrier
- diffusion au personnel
- gestion du logiciel KOLOK: enregistrement des courriers, notes...
- traitement de certains plis: état de frais, de mandes de formations (tableau de suivi)
3 - Traitement papier et dématérialisé des avis de grossesse, des certificats de santé (CS8, CS9 et CS24) et des avis de naissance :
- saisie
- archivage
4 - Commandes des fournitures de bureau au siège et de documents du Pôle P.M.I
- recueil des besoins
- centralisation des commandes
- suivi et gestion des commandes
5 - Suivi et distribution des carnets de maternité et des carnets de santé:
- envoi des carnets (Hôpitaux, MLS, usagers)
- suivi du stock et gestion de la distribution des différents carnets
6 - Assistance administrative sur le dossier SAF Coparentalité:
- vérification mensuelle des plannings
- transmission au service gestionnaire
- élaboration de courriers
7 - Référent Horus et appui technique des professionnels PMI:
- paramétrage en lien avec la DOSIN
- soutien technique auprès des professionnels
- création de nouveaux utilisateurs
- fusion de dossiers lors doublon
2- Gestion du courrier et du logiciel KOLOK
3- Traitement des avis de grossesse, des certificats de santé (CS8, CS9 et CS24) et des avis de naissance
4- Participation aux commandes de fournitures (siège) et de documents (ensemble du Pôle)
5- Participation au suivi et à la distribution des carnets de maternité et des carnets de santé
6- Assistance administrative sur le dossier du SAF co-parentalité (relevés trimestriels)
7- Référent HORUS et appui technique des agents du Pôle P.M.I sur ce logiciel
Description détaillée
1 - Secrétariat:
- accueil physique et téléphonique
- gestion agenda et logistique de la coordonnatrice du Pôle et participation à cette gestion pour le Directrice Enfance Famille Insertion
- gestion de la BAL PMI et de la BAL carnet de maternité
- rédaction des compte-rendus de réunion
- rédaction et mise en forme des courriers, notes et autres documents du Pôle
- rédaction des notifications (courriers, conventions...) dans le cadre du vote du BP, des DM et des CP (logiciel AIDEN)
2 - Courrier :
- ouverture et envoi du courrier
- diffusion au personnel
- gestion du logiciel KOLOK: enregistrement des courriers, notes...
- traitement de certains plis: état de frais, de mandes de formations (tableau de suivi)
3 - Traitement papier et dématérialisé des avis de grossesse, des certificats de santé (CS8, CS9 et CS24) et des avis de naissance :
- saisie
- archivage
4 - Commandes des fournitures de bureau au siège et de documents du Pôle P.M.I
- recueil des besoins
- centralisation des commandes
- suivi et gestion des commandes
5 - Suivi et distribution des carnets de maternité et des carnets de santé:
- envoi des carnets (Hôpitaux, MLS, usagers)
- suivi du stock et gestion de la distribution des différents carnets
6 - Assistance administrative sur le dossier SAF Coparentalité:
- vérification mensuelle des plannings
- transmission au service gestionnaire
- élaboration de courriers
7 - Référent Horus et appui technique des professionnels PMI:
- paramétrage en lien avec la DOSIN
- soutien technique auprès des professionnels
- création de nouveaux utilisateurs
- fusion de dossiers lors doublon
Profils recherchés
Capacités d'organisation et rigueur dans le travail
Compétences en matière de prise de note et de rédaction
Maitrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
Connaissance des procédures administratives
Discrétion et confidentialité
Capacités d'autonomie dans l'organisation du travail
Capacités de mise en œuvre d'outils organisationnels
Maîtrise de l'outil informatique et des différents logiciels
Qualités relationnelles
Polyvalence et disponibilité
Sens du travail en équipe
Sens du service public
Compétences en matière de prise de note et de rédaction
Maitrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
Connaissance des procédures administratives
Discrétion et confidentialité
Capacités d'autonomie dans l'organisation du travail
Capacités de mise en œuvre d'outils organisationnels
Maîtrise de l'outil informatique et des différents logiciels
Qualités relationnelles
Polyvalence et disponibilité
Sens du travail en équipe
Sens du service public
Contact et modalités de candidature
Contact
0558054040
Informations complémentaires
- Renseignements complémentaires :
Madame Bénédicte DUTOYA : Directrice adjointe en charge de la PMI - Direction Enfance Famille Insertion
Tel: 05.58.05.40.40
Adressez votre candidature (CV, lettre de motivation et dernier arrêté) à M. le Président du Conseil Départemental des Landes – 23 rue Victor Hugo – 40025 MONT DE MARSAN cedex ou par mail : drh.recrutement@landes.fr
Madame Bénédicte DUTOYA : Directrice adjointe en charge de la PMI - Direction Enfance Famille Insertion
Tel: 05.58.05.40.40
Adressez votre candidature (CV, lettre de motivation et dernier arrêté) à M. le Président du Conseil Départemental des Landes – 23 rue Victor Hugo – 40025 MONT DE MARSAN cedex ou par mail : drh.recrutement@landes.fr
Adresse de l'employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DES LANDES
>23 rue Victor Hugo
40025 Mont de Marsan
>23 rue Victor Hugo
40025 Mont de Marsan
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.