Assistant(e) Ressources Humaines - Référent(e) temps de travail et Octime
Offre n° O040260624001490
Publiée le 24/06/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
326 rue de la croix blanche, Mont-de-Marsan (Landes (40))
Poste à pourvoir le
27/07/2026
Date limite de candidature
25/07/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Gestion des ressources humaines >
Ressources humaines, statut et rémunération
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Employeur : CIAS du Mont de Marsan (Landes 40)
Filière / Qualification du poste : Filière Administrative – Catégorie C
Prise de poste : Juillet 2026
TITULAIRE OU A DÉFAUT CONTRACTUEL
La santé et la solidarité sont au coeur des préoccupations de Mont de Marsan Agglomération qui s'est dotée de la compétence "action sociale". Afin de donner une réponse rapide et d'optimiser la prise en charge des usagers, d'assurer des services de qualité égale sur tout le territoire de Mont de Marsan Agglomération et de mettre en place une organisation administrative performante et opérationnelle, l'agglomération a créé, en 2001, le Centre Intercommunal d'Action Sociale (CIAS) du Marsan.
Le soutien apporté par cette structure peut prendre diverses formes selon les bénéficiaires : personnes âgées, personnes en situation précaire, parents, enfants, professionnels de la petite enfance, jeunes en recherche d'insertion, etc.
Le Pôle Hébergement du CIAS est composé de trois EHPAD (EHPAD du Marsan, Jeanne Mauléon et EHPAD de Saint Pierre) et de la Maison d’Accueil Temporaire. Dans le cadre d'une création de poste, nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) RH qui sera placé(e) sous la responsabilité de la Responsable RH du Pôle Social et aura pour missions principales d'assurer la gestion opérationnelle du temps de travail des professionnels au sein des établissements du pôle hébergement, de garantir la fiabilité des données présentes dans le logiciel OCTIME, de sécuriser la gestion des compteurs réglementaires et assurer la transmission fiable des variables de paie aux services compétents. Ce poste constitue l’interface opérationnelle entre les établissements, les responsables de proximité, le service des absences, le service paie et la Responsable RH du Pôle social.
Filière / Qualification du poste : Filière Administrative – Catégorie C
Prise de poste : Juillet 2026
TITULAIRE OU A DÉFAUT CONTRACTUEL
La santé et la solidarité sont au coeur des préoccupations de Mont de Marsan Agglomération qui s'est dotée de la compétence "action sociale". Afin de donner une réponse rapide et d'optimiser la prise en charge des usagers, d'assurer des services de qualité égale sur tout le territoire de Mont de Marsan Agglomération et de mettre en place une organisation administrative performante et opérationnelle, l'agglomération a créé, en 2001, le Centre Intercommunal d'Action Sociale (CIAS) du Marsan.
Le soutien apporté par cette structure peut prendre diverses formes selon les bénéficiaires : personnes âgées, personnes en situation précaire, parents, enfants, professionnels de la petite enfance, jeunes en recherche d'insertion, etc.
Le Pôle Hébergement du CIAS est composé de trois EHPAD (EHPAD du Marsan, Jeanne Mauléon et EHPAD de Saint Pierre) et de la Maison d’Accueil Temporaire. Dans le cadre d'une création de poste, nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) RH qui sera placé(e) sous la responsabilité de la Responsable RH du Pôle Social et aura pour missions principales d'assurer la gestion opérationnelle du temps de travail des professionnels au sein des établissements du pôle hébergement, de garantir la fiabilité des données présentes dans le logiciel OCTIME, de sécuriser la gestion des compteurs réglementaires et assurer la transmission fiable des variables de paie aux services compétents. Ce poste constitue l’interface opérationnelle entre les établissements, les responsables de proximité, le service des absences, le service paie et la Responsable RH du Pôle social.
Missions / conditions d'exercice
Référente fonctionnelle du logiciel OCTIME - Assurer l’administration fonctionnelle quotidienne du logiciel de gestion des temps
Créer les dossiers des nouveaux agents dans OCTIME
Paramétrer les profils utilisateurs
Affecter les populations de gestion
Intégrer les contrats de travail
Paramétrer les quotités de travail
Affecter les cycles de travail
Contrôler les règles de gestion associées
Mettre à jour les situations administratives
Paramétrer les changements de temps de travail
Vérifier le bon fonctionnement des interfaces
Assurer un contrôle régulier de la qualité des données
Participer aux évolutions du paramétrage du logiciel
Être l’interlocutrice privilégiée des utilisateurs sur les questions relatives à OCTIME
Gestion et contrôle du temps de travail - Garantir la fiabilité des données de gestion du temps de travail
Contrôler quotidiennement les anomalies de pointage
Vérifier les écarts entre planning prévisionnel et réalisé
Assurer le suivi des compteurs réglementaires
Contrôler les heures supplémentaires
Contrôler les récupérations
Assurer le suivi des repos compensateurs
Contrôler le respect des cycles de travail
Identifier les situations atypiques nécessitant une régularisation
Produire des tableaux de suivi destinés à la direction et à la Responsable RH
Gestion des congés, absences et autorisations spéciales d’absence - Assurer le suivi administratif des droits à absence
Contrôler les droits à congés annuels
Vérifier les droits à RTT le cas échéant
Contrôler les compteurs CET
Assurer le suivi des autorisations spéciales d’absence
Vérifier la conformité des justificatifs transmis
Assurer le lien avec le service gestion des absences
Contrôler les absences restant à qualifier
Relancer les établissements en cas de justificatifs manquants
Identifier les situations pouvant entraîner une retenue sur rémunération
Alerter la Responsable RH sur toute situation sensible
Assurer le relais sur site entre le référent informatique, la DSI et les prestataires extérieurs
Préparation et transmission des variables de paie - Garantir la fiabilité des éléments transmis au service paie
Réaliser les extractions mensuelles OCTIME
Contrôler les données avant transmission
Vérifier les heures supplémentaires
Vérifier les heures de remplacement
Vérifier les astreintes
Vérifier les indemnités liées au travail de nuit
Vérifier les indemnités de dimanche et jours fériés
Vérifier les récupérations et retenues éventuelles
Identifier les anomalies de calcul
Préparer les états de transmission mensuels
Assurer le suivi des corrections demandées par le service paie
Participer à la sécurisation de la chaîne paie
Production de tableaux de bord RH - Contribuer au pilotage des ressources humaines
Élaborer les états statistiques relatifs au temps de travail
Produire des indicateurs d’absentéisme
Réaliser des extractions pour la Direction
Assurer le suivi des effectifs présents
Participer à la préparation des données sociales
Contribuer à la préparation du RSU
Assistance et accompagnement des utilisateurs - Accompagner les cadres et responsables dans l’utilisation des outils RH
En l’absence de l’assistante RH chargée de la coordination RH opérationnelle quotidienne afin de garantir une continuité d’activité sur ses missions
Gestion des premières phases de recrutement (diffusion d’annonces, présélection, prise de rendez-vous, suivi des candidatures)
Suivi et mise à jour du tableau des effectifs
Coordination des remplacements et gestion des besoins urgents
Suivi administratif des agents contractuels et titulaires
Participation au suivi des carrières
Participation à la prévention des risques organisationnels et tensions d’effectifs
Créer les dossiers des nouveaux agents dans OCTIME
Paramétrer les profils utilisateurs
Affecter les populations de gestion
Intégrer les contrats de travail
Paramétrer les quotités de travail
Affecter les cycles de travail
Contrôler les règles de gestion associées
Mettre à jour les situations administratives
Paramétrer les changements de temps de travail
Vérifier le bon fonctionnement des interfaces
Assurer un contrôle régulier de la qualité des données
Participer aux évolutions du paramétrage du logiciel
Être l’interlocutrice privilégiée des utilisateurs sur les questions relatives à OCTIME
Gestion et contrôle du temps de travail - Garantir la fiabilité des données de gestion du temps de travail
Contrôler quotidiennement les anomalies de pointage
Vérifier les écarts entre planning prévisionnel et réalisé
Assurer le suivi des compteurs réglementaires
Contrôler les heures supplémentaires
Contrôler les récupérations
Assurer le suivi des repos compensateurs
Contrôler le respect des cycles de travail
Identifier les situations atypiques nécessitant une régularisation
Produire des tableaux de suivi destinés à la direction et à la Responsable RH
Gestion des congés, absences et autorisations spéciales d’absence - Assurer le suivi administratif des droits à absence
Contrôler les droits à congés annuels
Vérifier les droits à RTT le cas échéant
Contrôler les compteurs CET
Assurer le suivi des autorisations spéciales d’absence
Vérifier la conformité des justificatifs transmis
Assurer le lien avec le service gestion des absences
Contrôler les absences restant à qualifier
Relancer les établissements en cas de justificatifs manquants
Identifier les situations pouvant entraîner une retenue sur rémunération
Alerter la Responsable RH sur toute situation sensible
Assurer le relais sur site entre le référent informatique, la DSI et les prestataires extérieurs
Préparation et transmission des variables de paie - Garantir la fiabilité des éléments transmis au service paie
Réaliser les extractions mensuelles OCTIME
Contrôler les données avant transmission
Vérifier les heures supplémentaires
Vérifier les heures de remplacement
Vérifier les astreintes
Vérifier les indemnités liées au travail de nuit
Vérifier les indemnités de dimanche et jours fériés
Vérifier les récupérations et retenues éventuelles
Identifier les anomalies de calcul
Préparer les états de transmission mensuels
Assurer le suivi des corrections demandées par le service paie
Participer à la sécurisation de la chaîne paie
Production de tableaux de bord RH - Contribuer au pilotage des ressources humaines
Élaborer les états statistiques relatifs au temps de travail
Produire des indicateurs d’absentéisme
Réaliser des extractions pour la Direction
Assurer le suivi des effectifs présents
Participer à la préparation des données sociales
Contribuer à la préparation du RSU
Assistance et accompagnement des utilisateurs - Accompagner les cadres et responsables dans l’utilisation des outils RH
En l’absence de l’assistante RH chargée de la coordination RH opérationnelle quotidienne afin de garantir une continuité d’activité sur ses missions
Gestion des premières phases de recrutement (diffusion d’annonces, présélection, prise de rendez-vous, suivi des candidatures)
Suivi et mise à jour du tableau des effectifs
Coordination des remplacements et gestion des besoins urgents
Suivi administratif des agents contractuels et titulaires
Participation au suivi des carrières
Participation à la prévention des risques organisationnels et tensions d’effectifs
Profils recherchés
Titulaire d'un Bac ou BTS en Ressources Humaines, vous connaissez le statut de la Fonction Publique Territoriale, la réglementation du temps de travail, les principes de la gestion des congés et absences ainsi que les principes fondamentaux de la paie. Vous maîtrisez les outils bureautiques et savez idéalement utiliser le logiciel Octime.
Vous savez contrôler et analyser des données, réaliser des extractions complexes, produire des tableaux de bord, identifier les anomalies et proposer des corrections ainsi que respecter des échéances strictes.
Savoir-être:
Rigueur et sens du détail
Confidentialité
Organisation
Réactivité
Esprit d’analyse
Capacité à travailler en transversalité
Sens du service public
CONDITIONS D'EXERCICE
Lieu de travail: EHPAD du Pôle Hébergement – CIAS du Marsan
Temps de travail: Temps complet – 37h30 par semaine en horaires variables - RTT
Statut: Titulaire de la FPT ou contractuel (CDD)
Conditions de rémunération : RIFSEEP / Forfait mobilités durables / Prise en charge à 75% de l’abonnement transport / Participation au maintien de salaire / Prise en charge partielle mutuelle labellisée / Adhésion COSS + CNAS / Restaurant administratif
A partir de 1900€/mois brut
Vous savez contrôler et analyser des données, réaliser des extractions complexes, produire des tableaux de bord, identifier les anomalies et proposer des corrections ainsi que respecter des échéances strictes.
Savoir-être:
Rigueur et sens du détail
Confidentialité
Organisation
Réactivité
Esprit d’analyse
Capacité à travailler en transversalité
Sens du service public
CONDITIONS D'EXERCICE
Lieu de travail: EHPAD du Pôle Hébergement – CIAS du Marsan
Temps de travail: Temps complet – 37h30 par semaine en horaires variables - RTT
Statut: Titulaire de la FPT ou contractuel (CDD)
Conditions de rémunération : RIFSEEP / Forfait mobilités durables / Prise en charge à 75% de l’abonnement transport / Participation au maintien de salaire / Prise en charge partielle mutuelle labellisée / Adhésion COSS + CNAS / Restaurant administratif
A partir de 1900€/mois brut
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CANDIDATURE
Veuillez adresser votre candidature (CV + lettre de motivation) à l'attention de Monsieur le Président de l’Agglomération de Mont de Marsan – Service RH // En candidatant via l'annonce
Date limite de réception des candidatures : 25/07/2026
Veuillez adresser votre candidature (CV + lettre de motivation) à l'attention de Monsieur le Président de l’Agglomération de Mont de Marsan – Service RH // En candidatant via l'annonce
Date limite de réception des candidatures : 25/07/2026
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.