Agent d'accueil et secrétariat en EHPAD (F/H)
Offre n° O040260701001715
Publiée le 02/07/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
326, RUE DE LA CROIX BLANCHE, Mont-de-Marsan (Landes (40))
Poste à pourvoir le
30/08/2026
Date limite de candidature
01/08/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le Pôle Hébergement du CIAS est composé de trois EHPAD (EHPAD du Marsan, Jeanne Mauléon et EHPAD de Saint Pierre) et de la Maison d'Accueil Temporaire. Suite à une mobilité interne, nous recherchons un.e secrétaire au sein de l'EHPAD de Saint Pierre pour une prise de poste au 1er août 2026.
Sous la direction de la Directrice du Pôle Hébergement, la/le secrétaire en EHPAD assure l'organisation administrative et la gestion des documents internes à l'établissement. Elle/il est responsable de l'accueil des familles et des visiteurs, de la gestion des appels téléphoniques, ainsi que de la prise en charge de diverses tâches administratives, telles que la gestion des dossiers des résidents, le suivi des courriers et la coordination avec les différents services internes (médical, administratif, logistique).
Sous la direction de la Directrice du Pôle Hébergement, la/le secrétaire en EHPAD assure l'organisation administrative et la gestion des documents internes à l'établissement. Elle/il est responsable de l'accueil des familles et des visiteurs, de la gestion des appels téléphoniques, ainsi que de la prise en charge de diverses tâches administratives, telles que la gestion des dossiers des résidents, le suivi des courriers et la coordination avec les différents services internes (médical, administratif, logistique).
Missions / conditions d'exercice
Employeur : CIAS du Mont de Marsan (Landes 40)
Filière / Qualification du poste : Filière Administrative - Catégorie C
Prise de poste : Août 2026
TITULAIRE OU A DÉFAUT CONTRACTUEL
Le Pôle Hébergement du CIAS est composé de trois EHPAD (EHPAD du Marsan, Jeanne Mauléon et EHPAD de Saint Pierre) et de la Maison d'Accueil Temporaire. Suite à une mobilité interne, nous recherchons un.e secrétaire au sein de l'EHPAD de Saint Pierre pour une prise de poste au 1er août 2026.
Sous la direction de la Directrice du Pôle Hébergement, la/le secrétaire en EHPAD assure l'organisation administrative et la gestion des documents internes à l'établissement. Elle/il est responsable de l'accueil des familles et des visiteurs, de la gestion des appels téléphoniques, ainsi que de la prise en charge de diverses tâches administratives, telles que la gestion des dossiers des résidents, le suivi des courriers et la coordination avec les différents services internes (médical, administratif, logistique).
Accueil physique et téléphonique
* Accueillir, orienter et renseigner les usagers, les familles, les prestataires et les fournisseurs
* Assurer l'accueil téléphonique
* Réception et traitement des mails de l'établissement
* Transférer les appels et les mails aux personnes concernées
* Être à l'écoute des résidents et de leurs familles ainsi que des professionnels
* Faire les états des lieux de sortie
Gestion des activités administratives relatives aux résidents
* Réception du dossier d'admission, vérifier la complétude de ce dernier et informer la coordinatrice des admissions par mail si le dossier est incomplet
* Tenue et classement des dossiers médicaux (courriers médicaux, bilans biologiques, ...)
* Collecter les éléments des dossiers des résidents, les classer et/ou archiver
* Saisir les informations administratives des résidents sur le logiciel de soins
* Orienter les résidents dans leurs démarches administratives
* Diffuser les informations institutionnelles aux résidents ou à un groupe de résidents
* Distribuer quotidiennement le courrier des résidents
* Compléter les dossiers des résidents sur NETSOINS
* Participation à la gestion des montres appel malade
* Commander les ambulances pour les rendez-vous médicaux des résidents
Gestion des activités administratives relatives à l'établissement
* Réceptionner et enregistrer les courriers entrants puis les transmettre aux personnes concernées
* Assurer les envois des courriers et colis
* Diffuser les informations institutionnelles aux familles, aux représentants légaux et aux intervenants extérieurs
* Préparer les commandes de fournitures administratives et consommables et en assurer le suivi
* Mise à jour des coordonnées des contacts et partenaires institutionnels
* Rédiger des notes ou courriers divers
* Réception et affichage des notes de services et autres informations
* Tenir à jour les registres obligatoires
* Assurer la tenue du registre des plaintes et réclamations
* Veiller à l'affichage des programmes d'animations et des menus
* Veiller à l'affichage réglementaire (personnes qualifiées, arrêtés de tarification, plan canicule, ...)
* Assurer le relais sur site entre le référent informatique, la DSI et les prestataires extérieurs
* Faire le lien des résidents, des familles avec les coiffeuses, l'opticien et la dentiste
Participer à la gestion des ressources humaines
* Réceptionner, enregistrer et transmettre les documents aux agents / service RH / encadrement (contrats de travail, arrêtés, arrêts de travail, courriers divers des agents)
* Enregistrer les candidatures conformément à la procédure en vigueur
* Gestion et suivi de la dotation des équipements des agents (tenue vestimentaire, chaussures, clés)
* Gestion des conventions de stages, accueil et orientation des stagiaires et des nouveaux agents
* Gestion des AAQ ASA en lien avec le service RH et l'IDEC
* Création des comptes AGEVAL et NETSOINS
* Mettre les absences sur OCTIME
Assurer le lien avec les équipes et l'encadrement de la structure
Référent du Comité National d'Action Sociale (CNAS)
Contribuer à la formation et à la qualité/gestion des risques
Filière / Qualification du poste : Filière Administrative - Catégorie C
Prise de poste : Août 2026
TITULAIRE OU A DÉFAUT CONTRACTUEL
Le Pôle Hébergement du CIAS est composé de trois EHPAD (EHPAD du Marsan, Jeanne Mauléon et EHPAD de Saint Pierre) et de la Maison d'Accueil Temporaire. Suite à une mobilité interne, nous recherchons un.e secrétaire au sein de l'EHPAD de Saint Pierre pour une prise de poste au 1er août 2026.
Sous la direction de la Directrice du Pôle Hébergement, la/le secrétaire en EHPAD assure l'organisation administrative et la gestion des documents internes à l'établissement. Elle/il est responsable de l'accueil des familles et des visiteurs, de la gestion des appels téléphoniques, ainsi que de la prise en charge de diverses tâches administratives, telles que la gestion des dossiers des résidents, le suivi des courriers et la coordination avec les différents services internes (médical, administratif, logistique).
Accueil physique et téléphonique
* Accueillir, orienter et renseigner les usagers, les familles, les prestataires et les fournisseurs
* Assurer l'accueil téléphonique
* Réception et traitement des mails de l'établissement
* Transférer les appels et les mails aux personnes concernées
* Être à l'écoute des résidents et de leurs familles ainsi que des professionnels
* Faire les états des lieux de sortie
Gestion des activités administratives relatives aux résidents
* Réception du dossier d'admission, vérifier la complétude de ce dernier et informer la coordinatrice des admissions par mail si le dossier est incomplet
* Tenue et classement des dossiers médicaux (courriers médicaux, bilans biologiques, ...)
* Collecter les éléments des dossiers des résidents, les classer et/ou archiver
* Saisir les informations administratives des résidents sur le logiciel de soins
* Orienter les résidents dans leurs démarches administratives
* Diffuser les informations institutionnelles aux résidents ou à un groupe de résidents
* Distribuer quotidiennement le courrier des résidents
* Compléter les dossiers des résidents sur NETSOINS
* Participation à la gestion des montres appel malade
* Commander les ambulances pour les rendez-vous médicaux des résidents
Gestion des activités administratives relatives à l'établissement
* Réceptionner et enregistrer les courriers entrants puis les transmettre aux personnes concernées
* Assurer les envois des courriers et colis
* Diffuser les informations institutionnelles aux familles, aux représentants légaux et aux intervenants extérieurs
* Préparer les commandes de fournitures administratives et consommables et en assurer le suivi
* Mise à jour des coordonnées des contacts et partenaires institutionnels
* Rédiger des notes ou courriers divers
* Réception et affichage des notes de services et autres informations
* Tenir à jour les registres obligatoires
* Assurer la tenue du registre des plaintes et réclamations
* Veiller à l'affichage des programmes d'animations et des menus
* Veiller à l'affichage réglementaire (personnes qualifiées, arrêtés de tarification, plan canicule, ...)
* Assurer le relais sur site entre le référent informatique, la DSI et les prestataires extérieurs
* Faire le lien des résidents, des familles avec les coiffeuses, l'opticien et la dentiste
Participer à la gestion des ressources humaines
* Réceptionner, enregistrer et transmettre les documents aux agents / service RH / encadrement (contrats de travail, arrêtés, arrêts de travail, courriers divers des agents)
* Enregistrer les candidatures conformément à la procédure en vigueur
* Gestion et suivi de la dotation des équipements des agents (tenue vestimentaire, chaussures, clés)
* Gestion des conventions de stages, accueil et orientation des stagiaires et des nouveaux agents
* Gestion des AAQ ASA en lien avec le service RH et l'IDEC
* Création des comptes AGEVAL et NETSOINS
* Mettre les absences sur OCTIME
Assurer le lien avec les équipes et l'encadrement de la structure
Référent du Comité National d'Action Sociale (CNAS)
Contribuer à la formation et à la qualité/gestion des risques
Profils recherchés
Titulaire d'un BEP, CAP, BAC dans le domaine administratif, vous connaissez le fonctionnement des Établissements Sociaux et Médico-Sociaux (ESMS). Vous avez une première expérience dans le domaine administratif / secrétariat et idéalement en EHPAD.
Savoir-faire
* Maîtriser l'environnement informatique et bureautique
* Maîtriser les techniques de communication écrite et orale
* Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat
* Gestion des conflits et de l'agressivité
* Appréhension des personnes avec des troubles du comportement
* Capacité à gérer et/ou créer un système de classification
Savoir-être
* Qualité d'écoute et sens du contact
* Bienveillance, discrétion
* Autonomie, rigueur, sens de l'organisation
* Respect du secret professionnel
* Sens du service public
* Esprit d'équipe
CONDITIONS D'EXERCICE
Lieu de travail: EHPAD Saint Pierre - CIAS du Marsan
Temps de travail: Temps complet - 37h30 par semaine (9h-12h30 + 13h15-17h30) - RTT
Statut : Titulaire de la FPT ou contractuel (CDD)
Conditions de rémunération : RIFSEEP / Forfait mobilités durables / Prise en charge à 75% de l'abonnement transport / Participation au maintien de salaire / Prise en charge partielle mutuelle labellisée / Adhésion COSS + CNAS / Restaurant administratif
A partir de 1900€/mois brut - à définir selon profil et expérience
CANDIDATURE
Veuillez adresser votre candidature (CV + lettre de motivation) à l'attention de Monsieur le Président de l'Agglomération de Mont de Marsan - Service RH // En candidatant via l'annonce
Date limite de réception des candidatures : 01/08/2026
Savoir-faire
* Maîtriser l'environnement informatique et bureautique
* Maîtriser les techniques de communication écrite et orale
* Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat
* Gestion des conflits et de l'agressivité
* Appréhension des personnes avec des troubles du comportement
* Capacité à gérer et/ou créer un système de classification
Savoir-être
* Qualité d'écoute et sens du contact
* Bienveillance, discrétion
* Autonomie, rigueur, sens de l'organisation
* Respect du secret professionnel
* Sens du service public
* Esprit d'équipe
CONDITIONS D'EXERCICE
Lieu de travail: EHPAD Saint Pierre - CIAS du Marsan
Temps de travail: Temps complet - 37h30 par semaine (9h-12h30 + 13h15-17h30) - RTT
Statut : Titulaire de la FPT ou contractuel (CDD)
Conditions de rémunération : RIFSEEP / Forfait mobilités durables / Prise en charge à 75% de l'abonnement transport / Participation au maintien de salaire / Prise en charge partielle mutuelle labellisée / Adhésion COSS + CNAS / Restaurant administratif
A partir de 1900€/mois brut - à définir selon profil et expérience
CANDIDATURE
Veuillez adresser votre candidature (CV + lettre de motivation) à l'attention de Monsieur le Président de l'Agglomération de Mont de Marsan - Service RH // En candidatant via l'annonce
Date limite de réception des candidatures : 01/08/2026
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.