Les missions du poste sont :

Accueil et secrétariat du pôle
- Assurer l’accueil téléphonique et apporter un premier niveau de réponse.
- Gérer les rendez-vous et assurer le suivi des demandes.
- Assurer le secrétariat courant du pôle et le suivi des agendas.
- Préparer et organiser les réunions et manifestations : convocations, documents, réservations de salles et de véhicules.
- Participer au suivi administratif et logistique des prestataires et partenaires.

Gestion administrative et documentaire
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers et documents administratifs.
- Préparer les circuits de validation et de signature.
- Assurer l’enregistrement des documents dans la GED, leur diffusion, leur classement et leur archivage.
- Effectuer les relectures et mises en forme des documents produits par le pôle.

Suivi d’activité et appui administratif du CIAS et du SAD
- Réaliser les extractions nécessaires au suivi de l’activité.
- Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi et de pilotage.
- Participer à la préparation du rapport d’activité du CIAS.
- Assurer la traçabilité et l’archivage des données produites.
- Assurer le suivi administratif du dispositif « Territoire et Autonomie – Vivre à domicile », notamment la facturation, les courriers aux bénéficiaires et les échanges avec les CCAS.
- Réaliser les extractions et transmissions de données aux CCAS dans le respect des conventions en vigueur.

Suivi administratif du CPOM/DCQ
- Assurer la préparation et la mise à jour des documents de suivi.
- Collecter, contrôler et classer les justificatifs.
- Participer au suivi des indicateurs et à la préparation des bilans.
- Préparer les éléments nécessaires aux échanges avec les partenaires.
- Élaborer les certificats administratifs.

Appui aux projets et appels à projets
- Participer à la planification et au suivi des échéances.
- Apporter un appui administratif à la constitution et à la complétude des dossiers.
- Mettre en forme et relire les documents administratifs.
- Assurer le suivi, la transmission et l’archivage des dossiers et bilans.

Appui aux instances et à la gouvernance du CIAS et du pôle
- Préparer les documents nécessaires aux conseils d’administration, COPIL, groupes projets et autres instances.
- Participer à la préparation des délibérations et documents associés.
- Assurer la prise de notes, la rédaction et la diffusion des comptes rendus.
- Suivre les décisions prises et les échéances associées.
- Assurer la transmission et l’archivage des documents d’instance.

Coordination et suivi interne
- Participer aux points hebdomadaires du pôle et assurer le suivi des actions et décisions.
- Recenser et centraliser les informations nécessaires aux différents projets et échéances.
- Contribuer à la préparation du comité éditorial en lien avec le service communication.
- Assurer le suivi des demandes et contributions des services du pôle.

Activité occasionnelle
- Assurer l’accueil téléphonique et l’orientation de premier niveau du CIAS.