Dans le cadre des missions de la Direction de la Solidarité : accueil physique et téléphonique, évaluation de la demande, orientation, information de tout public,
Organiser la réception - la diffusion - l'envoi du courrier et des mails
Réaliser des travaux de dactylographie
Veiller au bon déroulement de l'organisation des pôles
Assurer et actualiser la documentation sur le pôle et la documentation spécifique au territoire
Toute autre mission qui sera confiée par la Responsable pour raison de service et solidarité inter-pôles
Participation à l'accueil des stagiaires

Description détaillée
Accueillir, écouter, identifier, évaluer, informer, orienter, donner des rendez-vous et faire les liaisons (tout public et partenaires)
Participation à la gestion de l'accueil
Gestion administrative du Pôle Social :
Traitement du courrier arrivé (électronique et papier) : réception, date, lecture, diffusion, mise à jour, classement
Supervision des dossiers administratifs (RSA, Fonds Départemental d'Aides Financières aux Familles, PDALHPD, ...)
Expédition du courrier : dont le déplacement à la Poste ou au Siège du Conseil départemental
Frappe des écrits de l'équipe en conformité avec les règles établies (contenu, forme, charte graphique)
Gestion de la documentation (électronique et papier) : enregistrement, mise à jour, diffusion, classement
Mise en place et suivi des outils de travail pour la vie du service : plannings hebdomadaires, planning des congés, des inscriptions, des échéanciers, création d'outil de travail (listing d'adresses des communes de la Circonscription avec ses différents Travailleurs Sociaux de la DSD...)
Gestion de l'organisation matérielle : réservation de salles, mise en place de l'équipement et rangement
Archivage
Gestion administrative du RSA (assister les référents RSA dans l'organisation du dispositif : convocations, gestion)
Gestion administrative du Pôle de Protection de l'Enfance : secrétariat des travailleurs sociaux présents sur le Pôle, frappe des écrits, suivi et transmission au Pôle de Protection de l'Enfance à Mont-de-Marsan
Gestion informatique du classement et création d'outils (dossiers, courriers, notes, compte-rendu)
Participation à différentes réunions : de service, d'équipe, inter service, de circonscription, d'information
Aide technique à l'ensemble des collègues sur les difficultés informatiques et avec l'équipement de bureau (fax, photocopieuse, téléphone)
Intendance :
Gestion des stocks des formulaires, de papier, d'enveloppes, fournitures de bureau,
timbre : état des stocks, commandes, prise de livraison, vérification de la livraison,
rangement
Liaisons avec le service intérieur pour tout problème technique dans les locaux et le matériel de la Circonscription
Gestion du planning de réservation et suivi des véhicules de service
Accompagnement à l'instruction des demandes de RSA