Assistant(e) Administratif(ve) et de Gestion
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Offre n° O041231001241230
Publiée le 31/10/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Blois
Poste à pourvoir le
01/01/2024
Date limite de candidature
30/11/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
MISSIONS PRINCIPALES:
Accueil
- Accueillir et orienter téléphoniquement et physiquement les publics (professionnels et particuliers),
- Assurer le suivi des rendez-vous des psychologues (gestion des rencontres, accueil...)
- Orienter les usagers.
Gestion
- Suivre les outils de pilotage de l'activité ASE en lien avec les référentes et les services de l'ASE,
- Suivre et mettre à jour les outils transversaux (annuaires pro, guide astreinte...),
- Être référent des demandes émanant de la direction nécessitant la transmission d'éléments et une réponse étayée,
- En lien avec la cheffe de service, organiser et participer aux instances et réunions externes. Élaborer des comptes rendus,
- En lien avec la Cheffe de service, élaborer des courriers et des notes, suivi et transmettre,
- En lien avec la cheffe de service, suivre et gérer les effectifs,
- En lien avec la cheffe de service, suivre et gérer des régies ASE.
Secrétariat de la CESSEC (Commission d'Évaluation de la Situation et du Statut des Enfants Confiés)
- Organiser mensuellement des instances: Suivre les situations présenter et préparer les fonds de dossiers. Vérifier la conformité des documents et des pièces nécessaires à la commission,
- Assister aux réunions CESSEC,
- Élaborer des comptes rendus mensuel et édition d'un procès-verbal.
Suivi des prises en charge de soins psychologique des enfants confiés
- Rédiger les prises en charge en psychomotricité et en psychothérapie, des enfants confiés et les envoyer aux professionnels libéraux,
- Pointer et valider les factures des libéraux avant passage en comptabilité.
- Mettre à jour le tableau de suivi de chaque secteur.
- Créer, classer, clôturer et archiver les dossiers papiers des enfants confiés suivis chez les professionnels libéraux.
- Relation directe avec les professionnels libéraux.
Gestion des dossiers d'AEMO (Aide Éducative en Milieu ouvert)
- Saisir les mesures AEMO dans SOLIS (ouverture, renouvellement, délégation de compétence, clôture, prolongation, changement de service),
- Créer, classer, clôturer et archiver les dossiers papiers,
- Vérifier la cohérence avec le logiciel Déclik.
- Réceptionner, imprimer, saisir dans SOLIS et classer les fiches de liaisons ainsi que des rapports circonstanciés reçues par mail via l'ACESM / AIDAPHI,
- Réceptionner, classer et réorienter des convocations de la cour d'appel du tribunal d'Orléans en MDCS et ACESM / AIDAPHI,
- Traiter mensuellement le tableau des AEMO majeurs pour clôture,
- Gérer et actualiser les outils de suivi de l'AEMO.
MISSIONS PARTAGÉES AVEC L'AUTRE ASSISTANTE
Assistante du chef de service
- Aider à la gestion du planning du Chef de Service et des réunions du service,
- Participer et réaliser des comptes rendus des réunions de service,
- Mailing aux partenaires,
- Réserver les salles de réunion,
- Gérer les places de parking.
Plex / Drive ASE
- Sécuriser/organiser la réception des pièces judiciaires via la plateforme commune avec le tribunal (PLEX),
- Intégrer ces documents au drive ASE pour permettre leurs consultations par l'ensemble des acteurs de l'enfance du département,
- Informer en temps réel les CCPE et les référentes administratives de l'arrivée de ces documents par voie numérique,
- Lien avec les services enfance des territoires.
Accès aux dossiers d'anciens bénéficiaires de l'Aide Sociale à l'Enfance
- Suivre et gérer les demandes de consultation de dossier,
- Photocopier et numériser les éléments à communiquer après les avoir " anonymisés " si nécessaire,
- Organiser les rencontres sur site avec le demandeur et le cadre chargé de la protection de l'enfance et/ou le psychologue,
- Rédiger les documents (courriers, attestations de prise en charge - les obligés alimentaires notamment - pour les personnes prises en charges ou ayant été prises en charge par le service en lien avec le service droit et prestation).
Référente archives du service de l'Aide Sociale à l'Enfance
- Élaborer les fiches procédures en lien avec les équipes administratives de l'Aide Sociale à l'Enfance et du Service Projet Appui et Coordination (SPAC),
- Sécuriser et organiser le parcours d'archivage des dossiers des enfants sur le service ASE
- Veille juridique annuelle (en lien avec le SPAC).
Astreinte enfance
- Préparer de façon hebdomadaire les astreintes ASE,
- Organiser et participer aux réunions trimestrielles, rédaction et diffusion du compte-rendu de réunion,
- Gérer le planning annuel des astreintes en centralisant les disponibilités des cadres en cas de changement/arrêt/congés,
- Envoyer mensuellement au service RH des formulaires de déclaration des interventions effectuées par les cadres ainsi que la note RH,
- Gérer l'entretien du véhicule d'astreinte en lien avec l'entreprise de nettoyage (prise de RDV, mise à disposition des clés),
- Mettre à jour les documents en lien avec l'astreinte dans le drive partagé.
RELATIONS INTERNES ET EXTERNES :
- INTERNES
Accueil DGAS, MDCS, Travailleurs Sociaux, Assistants Familiaux.
- EXTERNES
Particuliers, Établissements publics et privés de Santé, Justice, collectivités territoriales (Mairies, Conseils Départementaux) Cabinets Notariaux et d'avocats, professionnels libéraux.
Accueil
- Accueillir et orienter téléphoniquement et physiquement les publics (professionnels et particuliers),
- Assurer le suivi des rendez-vous des psychologues (gestion des rencontres, accueil...)
- Orienter les usagers.
Gestion
- Suivre les outils de pilotage de l'activité ASE en lien avec les référentes et les services de l'ASE,
- Suivre et mettre à jour les outils transversaux (annuaires pro, guide astreinte...),
- Être référent des demandes émanant de la direction nécessitant la transmission d'éléments et une réponse étayée,
- En lien avec la cheffe de service, organiser et participer aux instances et réunions externes. Élaborer des comptes rendus,
- En lien avec la Cheffe de service, élaborer des courriers et des notes, suivi et transmettre,
- En lien avec la cheffe de service, suivre et gérer les effectifs,
- En lien avec la cheffe de service, suivre et gérer des régies ASE.
Secrétariat de la CESSEC (Commission d'Évaluation de la Situation et du Statut des Enfants Confiés)
- Organiser mensuellement des instances: Suivre les situations présenter et préparer les fonds de dossiers. Vérifier la conformité des documents et des pièces nécessaires à la commission,
- Assister aux réunions CESSEC,
- Élaborer des comptes rendus mensuel et édition d'un procès-verbal.
Suivi des prises en charge de soins psychologique des enfants confiés
- Rédiger les prises en charge en psychomotricité et en psychothérapie, des enfants confiés et les envoyer aux professionnels libéraux,
- Pointer et valider les factures des libéraux avant passage en comptabilité.
- Mettre à jour le tableau de suivi de chaque secteur.
- Créer, classer, clôturer et archiver les dossiers papiers des enfants confiés suivis chez les professionnels libéraux.
- Relation directe avec les professionnels libéraux.
Gestion des dossiers d'AEMO (Aide Éducative en Milieu ouvert)
- Saisir les mesures AEMO dans SOLIS (ouverture, renouvellement, délégation de compétence, clôture, prolongation, changement de service),
- Créer, classer, clôturer et archiver les dossiers papiers,
- Vérifier la cohérence avec le logiciel Déclik.
- Réceptionner, imprimer, saisir dans SOLIS et classer les fiches de liaisons ainsi que des rapports circonstanciés reçues par mail via l'ACESM / AIDAPHI,
- Réceptionner, classer et réorienter des convocations de la cour d'appel du tribunal d'Orléans en MDCS et ACESM / AIDAPHI,
- Traiter mensuellement le tableau des AEMO majeurs pour clôture,
- Gérer et actualiser les outils de suivi de l'AEMO.
MISSIONS PARTAGÉES AVEC L'AUTRE ASSISTANTE
Assistante du chef de service
- Aider à la gestion du planning du Chef de Service et des réunions du service,
- Participer et réaliser des comptes rendus des réunions de service,
- Mailing aux partenaires,
- Réserver les salles de réunion,
- Gérer les places de parking.
Plex / Drive ASE
- Sécuriser/organiser la réception des pièces judiciaires via la plateforme commune avec le tribunal (PLEX),
- Intégrer ces documents au drive ASE pour permettre leurs consultations par l'ensemble des acteurs de l'enfance du département,
- Informer en temps réel les CCPE et les référentes administratives de l'arrivée de ces documents par voie numérique,
- Lien avec les services enfance des territoires.
Accès aux dossiers d'anciens bénéficiaires de l'Aide Sociale à l'Enfance
- Suivre et gérer les demandes de consultation de dossier,
- Photocopier et numériser les éléments à communiquer après les avoir " anonymisés " si nécessaire,
- Organiser les rencontres sur site avec le demandeur et le cadre chargé de la protection de l'enfance et/ou le psychologue,
- Rédiger les documents (courriers, attestations de prise en charge - les obligés alimentaires notamment - pour les personnes prises en charges ou ayant été prises en charge par le service en lien avec le service droit et prestation).
Référente archives du service de l'Aide Sociale à l'Enfance
- Élaborer les fiches procédures en lien avec les équipes administratives de l'Aide Sociale à l'Enfance et du Service Projet Appui et Coordination (SPAC),
- Sécuriser et organiser le parcours d'archivage des dossiers des enfants sur le service ASE
- Veille juridique annuelle (en lien avec le SPAC).
Astreinte enfance
- Préparer de façon hebdomadaire les astreintes ASE,
- Organiser et participer aux réunions trimestrielles, rédaction et diffusion du compte-rendu de réunion,
- Gérer le planning annuel des astreintes en centralisant les disponibilités des cadres en cas de changement/arrêt/congés,
- Envoyer mensuellement au service RH des formulaires de déclaration des interventions effectuées par les cadres ainsi que la note RH,
- Gérer l'entretien du véhicule d'astreinte en lien avec l'entreprise de nettoyage (prise de RDV, mise à disposition des clés),
- Mettre à jour les documents en lien avec l'astreinte dans le drive partagé.
RELATIONS INTERNES ET EXTERNES :
- INTERNES
Accueil DGAS, MDCS, Travailleurs Sociaux, Assistants Familiaux.
- EXTERNES
Particuliers, Établissements publics et privés de Santé, Justice, collectivités territoriales (Mairies, Conseils Départementaux) Cabinets Notariaux et d'avocats, professionnels libéraux.
Missions / conditions d'exercice
IDENTIFICATION DU POSTE :
* Localisation fonctionnelle : Direction Générale Adjointe Loir-et-Cher Solidaire
* Rattachement hiérarchique : Direction Enfance Famille
* Affectation : Service de l'Aide Sociale à l'Enfance
* N° Poste : 00170
* Taux du poste : 100%
* Télétravail : classique, modulable ou forfait, selon les activités, les nécessités et l'organisation du service
FINALITÉ DU POSTE :
Au sein de la Direction Enfance Famille et plus précisément du service de l'aide sociale à l'enfance, l'assistant(e) administratif(ve) et de gestion exerce des missions organisationnelles et administratives. À ce titre, il/elle partage son temps de travail entre le secrétariat administratif du service et la gestion des outils de pilotages du service. Il/elle travaille en lien avec l'ensemble des professionnels du service de l'ASE ainsi qu'avec les autres assistantes de la direction.
Un certain nombre de missions de l'assistant(e) administratif(ve) et de gestion est exercé en binôme ou en suppléance avec l'assistante affectée au secrétariat de l'ASE.
* Localisation fonctionnelle : Direction Générale Adjointe Loir-et-Cher Solidaire
* Rattachement hiérarchique : Direction Enfance Famille
* Affectation : Service de l'Aide Sociale à l'Enfance
* N° Poste : 00170
* Taux du poste : 100%
* Télétravail : classique, modulable ou forfait, selon les activités, les nécessités et l'organisation du service
FINALITÉ DU POSTE :
Au sein de la Direction Enfance Famille et plus précisément du service de l'aide sociale à l'enfance, l'assistant(e) administratif(ve) et de gestion exerce des missions organisationnelles et administratives. À ce titre, il/elle partage son temps de travail entre le secrétariat administratif du service et la gestion des outils de pilotages du service. Il/elle travaille en lien avec l'ensemble des professionnels du service de l'ASE ainsi qu'avec les autres assistantes de la direction.
Un certain nombre de missions de l'assistant(e) administratif(ve) et de gestion est exercé en binôme ou en suppléance avec l'assistante affectée au secrétariat de l'ASE.
Profils recherchés
Savoir-faire/
Accueillir téléphoniquement et physiquement le public et les partenaires,
Adapter sa communication et son comportement
Utiliser les outils bureautiques standards
Maîtriser l'orthographe, la syntaxe et l'expression orale
Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
Alerter
Savoir-être/
Bon relationnel
Courtoisie
Disponibilité
Écoute
Qualités rédactionnelles
Secret et discrétion professionnels
Sens de la communication
Rigueur
Sens de l'organisation
Sens du travail en équipe
Sens de la confidentialité
Attitude positive et constructive
Connaissances/
Techniques de secrétariat
Techniques de communication
Logiciels Word, Excel, Power-Point,
Application métier : SOLIS, BO, déclick
Gestion de régie - règles budgétaires et comptables
Rôle et fonctionnement des partenaires de l'ASE
Organisation et fonctionnement de la Direction
Organisation et fonctionnement de la collectivité
Accueillir téléphoniquement et physiquement le public et les partenaires,
Adapter sa communication et son comportement
Utiliser les outils bureautiques standards
Maîtriser l'orthographe, la syntaxe et l'expression orale
Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
Alerter
Savoir-être/
Bon relationnel
Courtoisie
Disponibilité
Écoute
Qualités rédactionnelles
Secret et discrétion professionnels
Sens de la communication
Rigueur
Sens de l'organisation
Sens du travail en équipe
Sens de la confidentialité
Attitude positive et constructive
Connaissances/
Techniques de secrétariat
Techniques de communication
Logiciels Word, Excel, Power-Point,
Application métier : SOLIS, BO, déclick
Gestion de régie - règles budgétaires et comptables
Rôle et fonctionnement des partenaires de l'ASE
Organisation et fonctionnement de la Direction
Organisation et fonctionnement de la collectivité
Contact
Contact
0254584141
Informations complémentaires
Service recrutement : 02.54.58.54.59
CV et lettre de motivation obligatoires. Tout dossier incomplet ne sera pas étudié.
Pour postuler, veuillez utiliser le lien suivant:
https://jobaffinity.fr/apply/oh0fagk560r3vji89s
CV et lettre de motivation obligatoires. Tout dossier incomplet ne sera pas étudié.
Pour postuler, veuillez utiliser le lien suivant:
https://jobaffinity.fr/apply/oh0fagk560r3vji89s
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.