Vous assurer le secrétariat et la gestion administrative du service de livraisons de repas à domicile.

Gestion administrative :

· Accueillir les usagers et/ou la famille sur place ou au téléphone,
· rédiger et envoyer des courriers spécifiques ;
· faire la commande des menus sur un logiciel métier ;
· suivre les menus et les tarifs ;
· organiser les différentes tournées de livraisons ;
· préparer les nouveaux tarifs annuels ;
· constituer les dossiers des usagers, classer et archiver ;
· suivre et tenir les statistiques mensuelles et annuelles du service ;
· gérer le stock de fournitures de bureau, informatiques, et d’entretien spécifique pour les véhicules liés au service repas à domicile ;
·participer aux réunions du pôle et aux points-rencontres avec les livreurs et le responsable du service .

Facturation :
· Établir la facturation des usagers ;
· utiliser des logiciels métiers et de facturation spécifiques.

Ressources humaines et planifications :
· Établir les plannings du service ;
· assurer le suivi en lien avec le service des ressources humaines pour les renouvellements de contrats, arrêts de travail, accidents du travail, visites médicales ;
· suivi des heures complémentaires des livreurs.

Activités spécifiques :
· Suivi de l’entretien des véhicules du service et de l’agrément sanitaire ;
· suivi du respect des normes : secteur alimentaire, transport, liaison froide.

Savoir, savoir faire :
· Connaissances des procédures administratives et comptables
· Connaissance des techniques d’accueil, communication et négociation
· Maîtrise de l’informatique (Word, Excel, Outlook, et logiciels spécifiques) et de la bureautique
· Capacité à contrôler, classer, archiver les documents
· Gestion et actualisation d'une base de données
· Capacité à recueillir des informations et les communiquer de manière fiable et précise

Savoir être :
· Sens de l’organisation et de la rigueur
· Esprit d’équipe
· Discrétion professionnelle
· Ecoute

Permis B