Agent d'accueil / secrétariat / missions spécifiques en urbanisme et marchés publics
Offre n° O042240402000662
Publiée le 02/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Charlieu
Poste à pourvoir le
21/05/2024
Date limite de candidature
02/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
MISSIONS PRINCIPALES (quotités prévisionnelles) :
❖ L’accueil physique et téléphonique au siège de la communauté de communes (1 à 4 matins par semaine)
❖ Les missions d’archivage et de secrétariat général (missions ponctuelles)
❖ Les missions d’appui au service ADS (Autorisation du droit des sols) sur 2 demi-journées
❖ Les missions d’appui au service marchés publics sur 3 à 5 demi-journées
❖ L’accueil physique et téléphonique au siège de la communauté de communes (1 à 4 matins par semaine)
❖ Les missions d’archivage et de secrétariat général (missions ponctuelles)
❖ Les missions d’appui au service ADS (Autorisation du droit des sols) sur 2 demi-journées
❖ Les missions d’appui au service marchés publics sur 3 à 5 demi-journées
Missions / conditions d'exercice
ACCUEIL SECRETARIAT
- Accueil du public (physique et téléphonique), et orientation du public vers le service demandé, transmission de message au besoin, prise de rendez-vous
- Prise des messages pour les changements de situation des usagers du service déchets ménagers et gestion du planning des encombrants (si pas d’agents dans le service déchets ménagers), idem pour les autres services
- Gestion de l’enregistrement et de la distribution du courrier arrivé et du courrier sur le départ (dont affranchissement) - Indexation du courrier arrivé dans l’outil de Gestion Electronique des Documents (et autre outil spécifique aux services)
- Gestion quotidienne de la messagerie générale
- Réservations diverses (salles de réunion, matériels) sur l’outil informatique dédié
- Frappe de courriers et divers travaux de secrétariat dont suivi du dossier de presse, classement
- Gestion de l’archivage
APPUI AU SERVICE ADS (suite à formation proposée par la collectivité)
- Instruire les autorisations d’urbanisme,
- Créer un dossier par type d’acte
- Prioriser les dossiers tout en évitant les tacites
- Lancer les consultations des services extérieurs (SDIS, S2E, ARS …)
- Etablir les majorations de délai et lettres d’incomplet et traiter les pièces complémentaires
- Etablir les propositions de décision pour les arrêtés des communes et réception des arrêtés signés ou accords tacites
- Assurer l’archivage des dossiers par commune et autres missions pour le service
APPUI AU SERVICE MARCHES PUBLICS
- Remplir des avis sur la plateforme profil acheteur à l’aide de documents préétablis (AAPC, attribution)
- Délivrer les attestations de visites aux candidats si nécessaire (sur modèle préétabli)
- Importer les plis déposés depuis la plateforme et vérifier la complétude des dossiers (selon tableau établi)
- Demander les pièces manquantes éventuelles
- Réaliser les copies des dossiers pour les commissions et CAO
- Préparer et envoyer les convocations aux Commissions et CAO
- Rédiger et gérer les courriers (rejets, notification, reconduction…)
- Mettre en formes de documents WORD, EXCEL…. (Pièces DCE, tableaux…)
- Assurer le suivi des attestations fiscales et sociales des titulaires
- Préparer les pièces pour le contrôle de légalité
- Enregistrer les pièces des marchés notifiés dans la GED
- Accueil du public (physique et téléphonique), et orientation du public vers le service demandé, transmission de message au besoin, prise de rendez-vous
- Prise des messages pour les changements de situation des usagers du service déchets ménagers et gestion du planning des encombrants (si pas d’agents dans le service déchets ménagers), idem pour les autres services
- Gestion de l’enregistrement et de la distribution du courrier arrivé et du courrier sur le départ (dont affranchissement) - Indexation du courrier arrivé dans l’outil de Gestion Electronique des Documents (et autre outil spécifique aux services)
- Gestion quotidienne de la messagerie générale
- Réservations diverses (salles de réunion, matériels) sur l’outil informatique dédié
- Frappe de courriers et divers travaux de secrétariat dont suivi du dossier de presse, classement
- Gestion de l’archivage
APPUI AU SERVICE ADS (suite à formation proposée par la collectivité)
- Instruire les autorisations d’urbanisme,
- Créer un dossier par type d’acte
- Prioriser les dossiers tout en évitant les tacites
- Lancer les consultations des services extérieurs (SDIS, S2E, ARS …)
- Etablir les majorations de délai et lettres d’incomplet et traiter les pièces complémentaires
- Etablir les propositions de décision pour les arrêtés des communes et réception des arrêtés signés ou accords tacites
- Assurer l’archivage des dossiers par commune et autres missions pour le service
APPUI AU SERVICE MARCHES PUBLICS
- Remplir des avis sur la plateforme profil acheteur à l’aide de documents préétablis (AAPC, attribution)
- Délivrer les attestations de visites aux candidats si nécessaire (sur modèle préétabli)
- Importer les plis déposés depuis la plateforme et vérifier la complétude des dossiers (selon tableau établi)
- Demander les pièces manquantes éventuelles
- Réaliser les copies des dossiers pour les commissions et CAO
- Préparer et envoyer les convocations aux Commissions et CAO
- Rédiger et gérer les courriers (rejets, notification, reconduction…)
- Mettre en formes de documents WORD, EXCEL…. (Pièces DCE, tableaux…)
- Assurer le suivi des attestations fiscales et sociales des titulaires
- Préparer les pièces pour le contrôle de légalité
- Enregistrer les pièces des marchés notifiés dans la GED
Profils recherchés
COMPETENCES REQUISES :
Connaissances et formation :
• Niveau bac +2
• Catégorie C ou équivalent
Savoir-faire et technicité :
• Connaissance des logiciels de bureautiques, maîtrise de l’outil informatique, aisance à manier divers logiciels
• Compétences rédactionnelles
• Notions d’urbanisme souhaitées
• Notions concernant la réglementation de la commande publique souhaitées
• Bonne expression orale et écrite
Savoir-être :
• Rigueur et organisation
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Autonomie, force de proposition
• Confidentialité, discrétion et sens du service public
• Esprit d’équipe, qualité relationnelle
Conditions matérielles d’exercice
Résidence administrative à Charlieu, bureau partagé
Temps complet
Poste à pourvoir dans les meilleurs délais
Rémunération statutaire référence catégorie C – adjoint administratif principal - de la fonction publique territoriale, RIFSEEP, titres restaurant à 6 mois d’ancienneté – CNAS
Connaissances et formation :
• Niveau bac +2
• Catégorie C ou équivalent
Savoir-faire et technicité :
• Connaissance des logiciels de bureautiques, maîtrise de l’outil informatique, aisance à manier divers logiciels
• Compétences rédactionnelles
• Notions d’urbanisme souhaitées
• Notions concernant la réglementation de la commande publique souhaitées
• Bonne expression orale et écrite
Savoir-être :
• Rigueur et organisation
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Autonomie, force de proposition
• Confidentialité, discrétion et sens du service public
• Esprit d’équipe, qualité relationnelle
Conditions matérielles d’exercice
Résidence administrative à Charlieu, bureau partagé
Temps complet
Poste à pourvoir dans les meilleurs délais
Rémunération statutaire référence catégorie C – adjoint administratif principal - de la fonction publique territoriale, RIFSEEP, titres restaurant à 6 mois d’ancienneté – CNAS
Contact
Contact
0477690306
Informations complémentaires
Candidature à adresser à M. le Président de Charlieu Belmont Communauté avant le 2 mai 2024 12h00
(BP63 9 place de la Bouverie 42 190 CHARLIEU)
(BP63 9 place de la Bouverie 42 190 CHARLIEU)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.