Contexte :

L’HORME, commune de 4834 habitants située aux portes du Massif du Pilat, entre Lyon et Saint-Etienne, est une ville à taille humaine qui propose à ses administrés une diversité de services publics. Au cœur de la Vallée du Gier et d’une campagne verdoyante, la ville de L’Horme est aussi résidentielle, avec une population plus nombreuse et diversifiée, et est également dotée d’un patrimoine industriel incomparable.

Ainsi, depuis plusieurs années, la commune de l’Horme porte des projets de renouvellement urbain d’envergure tels que :
la requalification du site Pasteur (friches industrielles) en un Ecoquartier des Berges du Gier, alliant une offre d’habitat de qualité, une zone de commerces, une voie verte avec un parcours sportif, et des espaces publics avec la création d’une nouvelle « place de village ».
la requalification du Cœur de ville visant à développer un projet immobilier mixte à proximité immédiate du centre bourg et de tous les réseaux de transports, des écoles, des équipements, commerces et services.
Diverses opérations permettant d’étoffer/compléter l’offre et les parcours résidentiels (...)

C’est dans ce contexte dynamique et afin de répondre aux attentes de modernité des usagers, que le projet majeur de la mandature, la création d’un Pôle « Associations, Jeunesse et Enfance » verra le jour d’ici 2025. Devenant le cœur battant des activités périscolaires, extra-scolaires et associatives de la commune, le pôle AJE sera également porté par une ambition environnementale et sociétale affirmée.

La Commune de L'Horme recrute un agent adminstratif, chargé d'accueil.

Descriptif de l'emploi :
Sous l’autorité de la responsable du service, vous êtes chargé(e) d’accueillir et de renseigner l’usager sur la demande exprimée, soit en mairie, soit de manière dématérialiséev. Vous assurez une réponse de premier niveau et apportez un conseil individualisé. Vous intervenez dans l’instruction des titres sécurisés (carte d’identité/passeport) et des actes de déclarations et célébrations relatifs à l’Etat civil.
Vous avez comme contraintes spécifiques d’être présent(e) sur les horaires d’ouverture de l’accueil.

Missions :
1) ACCUEIL SECRETARIAT :
- Accueillir, renseigner et orienter le public.
- Gérer le standard, réception et prises de messages.
- Renseigner et accompagner les usagers pour la prise de rdv pour des demandes de titres sécurisés.
- Gérer l’enregistrement et la distribution du courrier entrant et sortant (dont affranchissement). Indexation du courrier entrant dans l’outil de gestion du courrier.
- Réservation diverses (salles de réunion, matériels)
2) INSTRUCTION DES TITRES SECURISES :
- Orienter les usagers pour les demandes : carte d’identité-passeport
- Contrôler la conformité des dossiers (en lien avec la responsable du service), l’identité des personnes
- Déposer les demandes sur le Dispositif de Recueil
- Réceptionner, classer et remettre les titres sécurisés
3) ETAT CIVIL :
- Vérifier la conformité des dossiers (en lien avec la responsable du service).
- Dresser les différents actes d’état civil : décès, naissance, mariage, reconnaissance.
- Enregistrer les mentions émanant des autres mairies, avocats, notaires et/ou tribunaux
- Réceptionner les demandes de changement de nom, de prénom.
- Cimetière (en lien avec la responsable du service) : gérer les demandes d’inhumation, de travaux.

- SAVOIR- FAIRE et TECHNICITE :
- Bonne expression orale et écrite
- Connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- Connaitre les logiciels de bureautiques, maîtrise de l’outil informatique, aisance à manier divers logiciels
- Connaitre le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d’état civil.
- Respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
- Rigueur et organisation


- SAVOIR ETRE :
- Avoir le goût pour le contact et l'accueil du public
- Savoir gérer la polyvalence et les priorités
- Etre capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie, confidentialité et discrétion) ;
- Esprit d'équipe et qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).