Activités liées à l’assistance administrative de l’unité administrative et relations partenariales

• Mettre en forme les tableaux de bord, bilans, et outils de prise de décision.
• Assister aux réunions de l’unité et établir les comptes rendus.
• Mettre en forme des documents divers : rapport, conventions, bilans, comptes rendus, tableaux de bord, graphiques, plannings.
• Montage de réunion sous la supervision du responsable de l’unité administrative.
• Apporter une aide polyvalente à l’unité administrative (envoi de masse, mise en forme de courrier, de comptes rendus …).
• Aide à la conception de document recueil et d’analyse de données (notes pour les assemblées générales des clubs).

Activités liées à la gestion des dossiers de demande de subvention

• Réception des dossiers des demandes de subvention et d’aides exceptionnelles via le portail de la ville, au format papier ou par email.
• Conseiller le mouvement sportif dans le remplissage des dossiers.
• Centralisation des informations pour le traitement des dossiers, instruction, suivi et relance pour les dossiers incomplets.
• Synthèse des dossiers dans le tableau en vue de la présentation à la commission subvention.
• Réalisation de statistique pour aide à la décision et évolutions.

Activités liées à l’accompagnement et au soutien du mouvement sportif

• Gestion des demandes : collecter les consignes, rédaction des réponses aux associations
• Rédaction des conventions d’occupation des équipements sportifs (annuelles, ponctuelles, payantes..)
• Suivi et anticipation des renouvellements.
• Préparation des réunions bilans de la saison avec les clubs ayant une convention d’objectifs avec la ville.
• Accompagnement du responsable de l’unité administrative dans la mise en place de la valorisation des moyens (matériel évènementiel, locaux, personnel).
• Intégration des donner de valorisation dans un bilan spécifique à chaque association.

Activités liées à l’accueil physique et téléphonique de l’unité administrative et de la direction
• Accueillir, renseigner et orienter les dirigeants associatifs, usagers, partenaires et fournisseurs.
• Assurer la permanence physique et téléphonique de la direction jusqu’à 17h30 selon le planning établi et en fonction des besoins.

Missions conjoncturelles
• Participation aux réunions de services référents à la demande du responsable de l’unité administrative.
• Participation aux réunions collectives organisées par la direction.
• Participation aux grandes initiatives ponctuelles de la direction (Faîtes du sport, Faîtes du vélo, séminaire, patinoire).


Principales relations hiérarchiques :
Directeur Responsable de l’unité administrative Agent
Principales relations fonctionnelles :
• Relations fonctionnelles avec la responsable de l’unité animation et le responsable des équipements sportifs
• Relations fonctionnelles avec l’unité installations sportives et animations
• Contact direct avec les usagers (dirigeants associatifs, scolaires), fournisseurs, prestataires de travaux, services des villes environnantes, SEM
• Relations permanentes avec le mouvement sportif local (Office des sports, Clubs)
• Contacts directs et réguliers avec les services de la ville