Chargé(e) d'accueil et assistant(e) de gestion administrative
Offre n° O042250603001696
Publiée le 03/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
PLACE DE LA MAIRIE, Chambles (Loire)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
02/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps non complet,
17h50 hebdomadaire
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Gestionnaire chargé(e) de l'accueil physique et téléphonique des administrés, en charge de l'urbanisme, de l'état civil et de la saisie des opérations comptables.
Placé(e) sous l'autorité du Maire et du secrétaire général de Mairie, en charge des différentes tâches administratives au sein du secrétariat général.
Placé(e) sous l'autorité du Maire et du secrétaire général de Mairie, en charge des différentes tâches administratives au sein du secrétariat général.
Missions / conditions d'exercice
Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
• Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone.
• Recevoir, filtrer et orienter les appels.
• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
• Gérer le courrier : Réceptionner, diffuser et expédier le courrier.
• Assurer le traitement des courriers départ : mettre sous pli et affranchir.
• Afficher et diffuser l'information.
Instruction et constitution des actes d’état-civil :
• Mise à jour des registres d’état-civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales…).
• Délivrance des actes d’état-civil.
• Délivrance des autorisations funéraires.
• Préparation des dossiers de mariage/PACS et suivi (mise à jour des livrets de familles, envoi des avis de mention…).
Enregistrement et délivrance des documents administratifs :
• Traitement des demandes d’attestations d’accueil, de légalisation de signature, de recensement militaire, de déclaration de débits de boissons…..
• Etablir les bordereaux d’envoi aux autorités administratives et assurer l’archivage des dossiers.
Elections :
• Enregistrer les demandes d’inscription sur les listes électorales.
• Participer à la révision de la liste électorale et à l’organisation des élections.
• S’adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques.
Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
• Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
• Assurer la commande des matériels, produits d’entretien et de bureautique.
• Assurer la gestion des arrêtés réglementaires.
• Maîtriser les outils informatiques : Word (publipostage), Excel (utilisation des tableurs avec formules, graphiques…), Powerpoint (création de diaporamas).
• Participer à la gestion des dossiers d’urbanismes (DP, PC, CU…).
• Saisir les mandats et les titres.
• Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.
Aider à la gestion de la régie Pôle enfance – temps méridien
• Diffusion des menus.
• Assurer la mise à jour des informations du logiciel Parascol.
• Gérer la messagerie et les demandes des parents.
Gérer les plannings de locations des salles :
• Gérer le planning de la location des salles de la MDA
• Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone.
• Recevoir, filtrer et orienter les appels.
• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
• Gérer le courrier : Réceptionner, diffuser et expédier le courrier.
• Assurer le traitement des courriers départ : mettre sous pli et affranchir.
• Afficher et diffuser l'information.
Instruction et constitution des actes d’état-civil :
• Mise à jour des registres d’état-civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales…).
• Délivrance des actes d’état-civil.
• Délivrance des autorisations funéraires.
• Préparation des dossiers de mariage/PACS et suivi (mise à jour des livrets de familles, envoi des avis de mention…).
Enregistrement et délivrance des documents administratifs :
• Traitement des demandes d’attestations d’accueil, de légalisation de signature, de recensement militaire, de déclaration de débits de boissons…..
• Etablir les bordereaux d’envoi aux autorités administratives et assurer l’archivage des dossiers.
Elections :
• Enregistrer les demandes d’inscription sur les listes électorales.
• Participer à la révision de la liste électorale et à l’organisation des élections.
• S’adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques.
Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
• Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
• Assurer la commande des matériels, produits d’entretien et de bureautique.
• Assurer la gestion des arrêtés réglementaires.
• Maîtriser les outils informatiques : Word (publipostage), Excel (utilisation des tableurs avec formules, graphiques…), Powerpoint (création de diaporamas).
• Participer à la gestion des dossiers d’urbanismes (DP, PC, CU…).
• Saisir les mandats et les titres.
• Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.
Aider à la gestion de la régie Pôle enfance – temps méridien
• Diffusion des menus.
• Assurer la mise à jour des informations du logiciel Parascol.
• Gérer la messagerie et les demandes des parents.
Gérer les plannings de locations des salles :
• Gérer le planning de la location des salles de la MDA
Profils recherchés
Savoir être :
- Devoir de discrétion, du respect du secret professionnel et de la déontologie propre à la spécificité du poste,
- Capacité à travailler en équipe, faire preuve de solidarité,
- Capacité à travailler en autonomie, avec rigueur,
- Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension.
Savoir :
- Connaître les domaines de compétences des communes et des partenaires publics,
- Connaître le statut de la FPT et les règles d'état civil et d'urbanisme,
- Maîtriser la rédaction administrative,
- Maîtriser les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
Savoir faire :
- Définir l'organisation logistique du bureau de vote,
- Préparer les documents de suivi des décisions administratives en matière d'urbanisme,
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- Rechercher des informations, notamment réglementaires,
- Vérifier la validité des informations traitées.
- Devoir de discrétion, du respect du secret professionnel et de la déontologie propre à la spécificité du poste,
- Capacité à travailler en équipe, faire preuve de solidarité,
- Capacité à travailler en autonomie, avec rigueur,
- Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension.
Savoir :
- Connaître les domaines de compétences des communes et des partenaires publics,
- Connaître le statut de la FPT et les règles d'état civil et d'urbanisme,
- Maîtriser la rédaction administrative,
- Maîtriser les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
Savoir faire :
- Définir l'organisation logistique du bureau de vote,
- Préparer les documents de suivi des décisions administratives en matière d'urbanisme,
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- Rechercher des informations, notamment réglementaires,
- Vérifier la validité des informations traitées.
Contact et modalités de candidature
Contact
Nathalie PERRIN - mairie@chambles.fr - 04 77 52 38 90
Informations complémentaires
Poste basé à Chambles
- Poste à 17.50 h/35h
- Régime indemnitaire (IFSE/CIA)
- Adhésion CNAS/Tickets restaurant
- Contrat groupe de protection sociale/Mutuelle et Prévoyance
Transmettre votre candidature (CV et lettre de motivation) à Monsieur le Maire de Chambles au plus tard le samedi 2 août 2025.
Pour les fonctionnaires, merci de bien vouloir déposer votre dernier arrêté de situation.
- Poste à 17.50 h/35h
- Régime indemnitaire (IFSE/CIA)
- Adhésion CNAS/Tickets restaurant
- Contrat groupe de protection sociale/Mutuelle et Prévoyance
Transmettre votre candidature (CV et lettre de motivation) à Monsieur le Maire de Chambles au plus tard le samedi 2 août 2025.
Pour les fonctionnaires, merci de bien vouloir déposer votre dernier arrêté de situation.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.