Coordinateur(trice) Administratif(ve) du pôle prévention et santé au travail
Offre n° O042251001408391
Publiée le 20/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
24 RUE D'ARCOLE, Saint-Étienne (Loire)
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
20/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Oui
Experience souhaitée
Expert
Descriptif de l'emploi
Le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de la Loire (CDG42), acteur RH au service des collectivités et établissements publics du département, recrute un(e) Coordinateur(ice) Administratif(ve) et secrétaire médical(e) pour son pôle prévention et santé au travail.
Vous serez sous l'autorité du directeur général du CDG (et en sa qualité de responsable du Pôle Prévention et Santé au Travail) et en lien avec les médecins (en particulier le médecin coordonnateur), infirmières et préventrices du pôle.
Votre rôle est de coordonner l'activité de deux secrétaires médicales et de prendre en charge les missions administratives et financières du pôle prévention et santé travail (50%) et du secrétariat médical du secteur Roannais (50%).
Vous serez sous l'autorité du directeur général du CDG (et en sa qualité de responsable du Pôle Prévention et Santé au Travail) et en lien avec les médecins (en particulier le médecin coordonnateur), infirmières et préventrices du pôle.
Votre rôle est de coordonner l'activité de deux secrétaires médicales et de prendre en charge les missions administratives et financières du pôle prévention et santé travail (50%) et du secrétariat médical du secteur Roannais (50%).
Missions / conditions d'exercice
1 - Coordination administrative du Pôle Prévention et Santé au Travail (50 %)
* Gestion administrative et financière du pôle :
Suivi des conventions avec les collectivités adhérentes, mise en œuvre des nouvelles adhésions
Facturation en lien avec le service des finances
Gestion de la Déclaration Obligatoire des Effectifs, et de manière générale mise en œuvre et suivi de tableaux de bord relatifs à l'activité du service
Suivi stratégique des collectivités et agents
Secrétariat du Pôle
* Référent informatique (logiciel métier MEDTRA) :
Contact privilégié avec l'éditeur du logiciel, maitrise des paramétrages et des extractions
Définition des procédures internes, démarche qualité
En lien avec le responsable informatique : suivi des tickets d'incidents, analyse et gestion des dysfonctionnements
Accueil et formation des nouveaux agents
* Gestion des moyens du pôle :
Suivi des cabinets médicaux
Suivi des matériels techniques et informatiques
Gestion des fournitures médicales et administratives
Conventions avec les prestataires externes (psychologues du travail)
2 - Secrétariat médical du secteur Roannais (50 %)
* Planification:
Création des plannings des Médecins et infirmières sur le logiciel Medtra (mensuel).
Organisation et planification des rendez-vous médicaux et infirmiers tenant compte des demandes des collectivités (Portail Medtra ou mail), des agents, des médecins du travail, ainsi que des échéances prévues sur le logiciel Medtra (visites à la demande du médecin du travail, visites périodiques et entretiens infirmiers).
Information des médecins et infirmiers des absences de dernière minute des agents (mail, téléphone), et notification de l'absence sur Medtra.
* Gestion des dossiers informatisés des agents / collectivités :
Mise à jour situation des situations d'agents sur Medtra : départ, arrivée, changement de coordonnées, doublons
Vérification des éventuels oublis de saisie de visites médicales ou entretiens infirmiers.
Gestion des demandes de transfert de dossiers médicaux (papier ou informatique)
Archivage (dématérialisé et papier) des dossiers " Agent ".
* Gestion du portail informatique Medtra :
Assistance téléphonique aux collectivités pour le fonctionnement du portail Medtra.
Envoi des identifiants aux collectivités en cas de problème de connexion
Suivi des changements d'adresses mails des collectivités
* Secrétariat:
Classement sur Medtra des activités d'Action en Milieu de Travail (études de poste par exemple) réalisées par les préventeurs sur Medtra.
Information (mensuelle) des dates de présence dans les cabinets médicaux des collectivités concernées.
Secrétariat classique (rédaction de documents, courrier entrant et sortant), gestion des appels téléphoniques (filtrage, prise de message pour les médecins).
* Outils :
Logiciel et Portail Medtra (logiciel métier " médecine du travail ")
Logiciel Moovapps (Gestion Electronique des Documents)
* Relations liées à l'emploi :
Acteurs externes : Service ressources humaines des collectivités, agents, médecins du travail, hôpitaux, laboratoires, fournisseurs de matériel médical, pharmacies, prestataires informatiques
Acteurs internes : Direction générale, médecin coordonnateur et médecins, préventeurs, infirmières, pôle moyens généraux, responsable informatique.
* Conditions de travail, contraintes :
Respect des obligations de secret médical, de discrétion et de confidentialité
Temps de travail (100%) : les lundis, mardis et jeudis de 8h30 à 16h30, les mercredis de 8h30 à 12h30 et les vendredis de 8h30 à 16h
* Gestion administrative et financière du pôle :
Suivi des conventions avec les collectivités adhérentes, mise en œuvre des nouvelles adhésions
Facturation en lien avec le service des finances
Gestion de la Déclaration Obligatoire des Effectifs, et de manière générale mise en œuvre et suivi de tableaux de bord relatifs à l'activité du service
Suivi stratégique des collectivités et agents
Secrétariat du Pôle
* Référent informatique (logiciel métier MEDTRA) :
Contact privilégié avec l'éditeur du logiciel, maitrise des paramétrages et des extractions
Définition des procédures internes, démarche qualité
En lien avec le responsable informatique : suivi des tickets d'incidents, analyse et gestion des dysfonctionnements
Accueil et formation des nouveaux agents
* Gestion des moyens du pôle :
Suivi des cabinets médicaux
Suivi des matériels techniques et informatiques
Gestion des fournitures médicales et administratives
Conventions avec les prestataires externes (psychologues du travail)
2 - Secrétariat médical du secteur Roannais (50 %)
* Planification:
Création des plannings des Médecins et infirmières sur le logiciel Medtra (mensuel).
Organisation et planification des rendez-vous médicaux et infirmiers tenant compte des demandes des collectivités (Portail Medtra ou mail), des agents, des médecins du travail, ainsi que des échéances prévues sur le logiciel Medtra (visites à la demande du médecin du travail, visites périodiques et entretiens infirmiers).
Information des médecins et infirmiers des absences de dernière minute des agents (mail, téléphone), et notification de l'absence sur Medtra.
* Gestion des dossiers informatisés des agents / collectivités :
Mise à jour situation des situations d'agents sur Medtra : départ, arrivée, changement de coordonnées, doublons
Vérification des éventuels oublis de saisie de visites médicales ou entretiens infirmiers.
Gestion des demandes de transfert de dossiers médicaux (papier ou informatique)
Archivage (dématérialisé et papier) des dossiers " Agent ".
* Gestion du portail informatique Medtra :
Assistance téléphonique aux collectivités pour le fonctionnement du portail Medtra.
Envoi des identifiants aux collectivités en cas de problème de connexion
Suivi des changements d'adresses mails des collectivités
* Secrétariat:
Classement sur Medtra des activités d'Action en Milieu de Travail (études de poste par exemple) réalisées par les préventeurs sur Medtra.
Information (mensuelle) des dates de présence dans les cabinets médicaux des collectivités concernées.
Secrétariat classique (rédaction de documents, courrier entrant et sortant), gestion des appels téléphoniques (filtrage, prise de message pour les médecins).
* Outils :
Logiciel et Portail Medtra (logiciel métier " médecine du travail ")
Logiciel Moovapps (Gestion Electronique des Documents)
* Relations liées à l'emploi :
Acteurs externes : Service ressources humaines des collectivités, agents, médecins du travail, hôpitaux, laboratoires, fournisseurs de matériel médical, pharmacies, prestataires informatiques
Acteurs internes : Direction générale, médecin coordonnateur et médecins, préventeurs, infirmières, pôle moyens généraux, responsable informatique.
* Conditions de travail, contraintes :
Respect des obligations de secret médical, de discrétion et de confidentialité
Temps de travail (100%) : les lundis, mardis et jeudis de 8h30 à 16h30, les mercredis de 8h30 à 12h30 et les vendredis de 8h30 à 16h
Profils recherchés
* Niveau de formation nécessaire :
BAC+3 exigé
* Compétences liées à l'emploi :
Savoir-faire
Expérience de coordination d'équipe exigée
Maitrise des outils informatiques et du pack office Microsoft.
Maitrise de l'outils MEDTRA
Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale.
Savoir-être :
Capacité d'organisation
Respect des obligations de secret médical, de discrétion et de confidentialité
Capacité d'analyse et de synthèse
Rigueur, force de proposition
Très bon relationnel et esprit d'équipe
BAC+3 exigé
* Compétences liées à l'emploi :
Savoir-faire
Expérience de coordination d'équipe exigée
Maitrise des outils informatiques et du pack office Microsoft.
Maitrise de l'outils MEDTRA
Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale.
Savoir-être :
Capacité d'organisation
Respect des obligations de secret médical, de discrétion et de confidentialité
Capacité d'analyse et de synthèse
Rigueur, force de proposition
Très bon relationnel et esprit d'équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
04-77-42-96-82
Informations complémentaires
Télétravail à partir du 4ème mois.
Différents cycles horaires proposés
Déposer sur Emploi territorial votre candidature (CV et lettre de motivation) à l'attention de Monsieur le Président du Centre de Gestion de la Loire. Pour les fonctionnaires, merci de transmettre votre dernier arrêté de situation administrative (merci de le scanner avec votre lettre de motivation).
La commission de recrutement aura lieu le lundi 1er décembre 2025 .
Différents cycles horaires proposés
Déposer sur Emploi territorial votre candidature (CV et lettre de motivation) à l'attention de Monsieur le Président du Centre de Gestion de la Loire. Pour les fonctionnaires, merci de transmettre votre dernier arrêté de situation administrative (merci de le scanner avec votre lettre de motivation).
La commission de recrutement aura lieu le lundi 1er décembre 2025 .
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.