Sous l’autorité du DGA transitions, ressources et coordination, vous assurez les missions suivantes au sein du secrétariat général, en lien continu avec vos collègues.
-Assurer le suivi et le traitement du courrier entrant via un logiciel de gestion du courrier : enregistrement, transmission, suivi des réponses et rédaction de projets de réponses.
-Constituer les dossiers préparatoires aux rendez-vous de Madame le Maire, de l’équipe de direction générale.
-Accompagner lors de certaines réunions l’équipe de direction générale et elaborer les comptes rendus de réunions, de décision et en assurer la diffusion.
-Gérer l'agenda du Maire, du DGS et des DGA, et la coordination avec l’agenda des élus : notamment la prise de rendez-vous avec les administrés et partenaires institutionnels, l'organisation de réunions et des rendez-vous quotidiens.
-Assurer la relation avec le cabinet et être l'interface entre les élus et les services (fiches de permanences, suivi des actions et notes demandées par les élus aux services, etc… )
-Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
-Classer et archiver les messages électroniques et les documents à l'attention du Maire, des adjoints, de l’équipe de direction générale.
-Gérer et suivre différents dossiers d’affaires générales en autonomie confiés par le Maire, adjoints, DGS, DGA
-Assurer le suivi administratif des dossiers juridiques et assurances, en lien avec le DGA transitions, ressources et coordination
-Participation à la préparation matérielle et administrative des dossiers du conseil municipal (note de synthèse, procès-verbal, dossiers de convocations...)
-Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
-Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
-Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
-Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons pour ce qui concerne les besoins du Maire, des adjoints, du cabinet, de l’équipe de direction générale et du secrétariat des affaires générales
Contraintes :
-Continuité de présence au sein de l’équipe du secrétariat général (journée 8h30 à 17h et vacances)
-Prolongation d’activité certains soirs selon les besoins du Maire, des adjoints, de l’équipe de direction générale (selon besoins), dans le cadre des nécessités de service
-Présence lors des conseils municipaux (préparation, logistique, rangement) (selon besoins)