Sous l’autorité du DGA en charge des transitions, des ressources et de la coordination, vous assurez les missions suivantes au sein du Secrétariat général, en lien étroit avec les différents interlocuteurs de la collectivité :

- Assurer le suivi et le traitement du courrier entrant via le logiciel de gestion du courrier : enregistrement, transmission aux interlocuteurs concernés, suivi des réponses et rédaction de projets de réponse.
- Constituer et préparer les dossiers nécessaires aux rendez-vous de Madame le Maire et de l’équipe de direction générale.
- Accompagner, lors de certaines réunions, l’équipe de direction générale, rédiger les comptes rendus et relevés de décisions, puis en assurer la diffusion et le suivi.
- Gérer les agendas de Madame le Maire, du DGS et des DGA, en coordination avec ceux des élus : prise de rendez-vous avec les administrés et les partenaires institutionnels, organisation des réunions et gestion des rendez-vous quotidiens.
- Assurer les relations avec le Cabinet et contribuer à l’interface entre les élus et les services : fiches de permanence, suivi des actions, transmission et suivi des demandes et notes sollicitées par les élus auprès des services, etc.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature et de leur degré de priorité.
- Assurer le classement et l’archivage des messages électroniques et des documents destinés à Madame le Maire, aux adjoints et à l’équipe de direction générale.
- Gérer et assurer, en toute autonomie, le suivi de différents dossiers relevant des affaires générales, confiés par Madame le Maire, les adjoints, le DGS ou les DGA.
- Assurer le suivi administratif des dossiers juridiques et des dossiers d’assurance, en lien avec le DGA en charge des transitions, des ressources et de la coordination.
- Participer à la préparation matérielle et administrative des séances du Conseil municipal : préparation des dossiers, notes de synthèse, convocations, procès-verbaux et documents nécessaires à la tenue des séances.
- Organiser le tri et l’archivage des documents importants : collecte, traitement, classement, actualisation et conservation de l’information.
- Rendre compte régulièrement de l’avancement des dossiers et missions confiés, des rendez-vous programmés ainsi que des courriers et actions restant à traiter.
- Rassembler, structurer et mettre en forme les éléments nécessaires au suivi de l’activité : tableaux de bord, indicateurs, outils de suivi et reportings.
- Réaliser les commandes de matériel, fournitures et consommables et vérifier la conformité des livraisons concernant les besoins de Madame le Maire, des adjoints, du Cabinet, de l’équipe de direction générale et du secrétariat des affaires générales.

Contraintes :
- Assurer une continuité de présence au sein du Secrétariat général, notamment sur l’amplitude d’ouverture du service (8 h 30 – 17 h) et pendant les périodes de congés.
- Possibilité de prolongation ponctuelle de l’activité en soirée, en fonction des besoins de Madame le Maire, des adjoints ou de l’équipe de direction générale et dans le cadre des nécessités de service.
- Présence lors des séances du Conseil municipal afin d’en assurer la préparation, l’appui logistique et le rangement, en fonction des nécessités.