Assistant(e) de gestion administrative
Offre n° O043251119000081
Publiée le 19/11/2025
Synthèse de l'offre
Préfecture de Haute-Loire, Le Puy-en-Velay compte 18 634 habitants. C'est un carrefour commercial, administratif,
scolaire, culturel et sportif important dont le dynamisme rejaillit sur tout le département.
Situé entre Saint-Étienne et Clermont Ferrand, le Puy en Velay, lieu de séjour et de congrès, au cœur d'un département aux paysages variés, ses richesses en font une base idéale pour découvrir une région offrant toute la panoplie de loisirs de pleine nature mais aussi une certaine idée de la qualité de la vie, à l'abri de la pollution.
La Communauté d'Agglomération du Puy en Velay emploie près de 650 agents et est composée de 72 communes.
Nos atouts :
- Conditions de télétravail en fonction du métier (50 jours par an)
- Adhésion au CNAS proposée (chèques vacances, participation financière aux activités sportives, à la billetterie, spectacle, cinéma, espaces culturels, réduction sur les séjours vacances), tickets restaurant,
- Participation financière à votre mutuelle prévoyance
- Régime indemnitaire
- Aide au stationnement et aux transports publics
scolaire, culturel et sportif important dont le dynamisme rejaillit sur tout le département.
Situé entre Saint-Étienne et Clermont Ferrand, le Puy en Velay, lieu de séjour et de congrès, au cœur d'un département aux paysages variés, ses richesses en font une base idéale pour découvrir une région offrant toute la panoplie de loisirs de pleine nature mais aussi une certaine idée de la qualité de la vie, à l'abri de la pollution.
La Communauté d'Agglomération du Puy en Velay emploie près de 650 agents et est composée de 72 communes.
Nos atouts :
- Conditions de télétravail en fonction du métier (50 jours par an)
- Adhésion au CNAS proposée (chèques vacances, participation financière aux activités sportives, à la billetterie, spectacle, cinéma, espaces culturels, réduction sur les séjours vacances), tickets restaurant,
- Participation financière à votre mutuelle prévoyance
- Régime indemnitaire
- Aide au stationnement et aux transports publics
Lieu de travail
Le Puy-en-Velay (Haute-Loire (43))
Poste à pourvoir le
03/01/2026
Date limite de candidature
21/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le service de la Commande Publique est un acteur central dans la gestion des procédures d'achat et des marchés au sein des trois collectivités (Communauté d’Agglomération, mairie et CCAS du Puy en Velay). Il se compose de deux entités complémentaires composé de 7 agents :
• Un service des marchés publics, spécialisé dans la passation et le suivi des marchés, en veillant au respect des procédures réglementaires et à la sécurisation juridique des contrats publics.
• Une cellule Achats, pour accompagner les services dans l’achat, garantir la transparence, l’efficacité et la conformité des procédures, diffuser la culture d’achat, saisir et suivre les marchés transversaux ainsi que la nomenclature achat.
En tant qu’assistant(e) de gestion administrative, vous occuperez une place essentielle au sein du service, garantissant le bon fonctionnement de l’organisation. Vous travaillerez en étroite collaboration avec l’ensemble des agents et serez directement rattaché(e) à la cheffe de service ainsi qu’à son adjoint. Vous jouerez un rôle central en facilitant les processus administratifs et en veillant à leur fluidité au quotidien.
• Un service des marchés publics, spécialisé dans la passation et le suivi des marchés, en veillant au respect des procédures réglementaires et à la sécurisation juridique des contrats publics.
• Une cellule Achats, pour accompagner les services dans l’achat, garantir la transparence, l’efficacité et la conformité des procédures, diffuser la culture d’achat, saisir et suivre les marchés transversaux ainsi que la nomenclature achat.
En tant qu’assistant(e) de gestion administrative, vous occuperez une place essentielle au sein du service, garantissant le bon fonctionnement de l’organisation. Vous travaillerez en étroite collaboration avec l’ensemble des agents et serez directement rattaché(e) à la cheffe de service ainsi qu’à son adjoint. Vous jouerez un rôle central en facilitant les processus administratifs et en veillant à leur fluidité au quotidien.
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat du service commande publique :
◦ Assurer l’accueil téléphonique du service et gérer les réservations de salles de réunion
◦ Recenser et centraliser les procès-verbaux de la Commission d’Appel d’Offres (CAO)
◦ Archiver les actes originaux et les procès-verbaux des marchés
◦ Gérer et distribuer le courrier interne ainsi que tout autre document interne
◦ Traiter les courriers de réclamations via l’outil KOLOK
◦ Gérer les commandes de fournitures administratives du service et assurer le suivi du photocopieur (pannes, maintenance, commandes)
Secrétariat en lien avec la plateforme AWS :
◦ Organiser les convocations relatives à la CAO, aux commissions MAPA et aux concessions
◦ Assurer la maîtrise et le suivi de la gestion électronique des documents (GED) du service Commande publique
◦ Assister les gestionnaires dans le suivi administratif des procédures, jusqu’à leur intégration en GED
◦ Assurer le reporting régulier auprès du responsable de service
◦ Renseigner et mettre à jour les tableaux de bord, l’arborescence informatique du service ainsi que les logiciels de dématérialisation
◦ Garantir la continuité du service en prenant le relais sur les dossiers pour les aspects administratifs lorsque nécessaire
◦ Assurer l’accueil téléphonique du service et gérer les réservations de salles de réunion
◦ Recenser et centraliser les procès-verbaux de la Commission d’Appel d’Offres (CAO)
◦ Archiver les actes originaux et les procès-verbaux des marchés
◦ Gérer et distribuer le courrier interne ainsi que tout autre document interne
◦ Traiter les courriers de réclamations via l’outil KOLOK
◦ Gérer les commandes de fournitures administratives du service et assurer le suivi du photocopieur (pannes, maintenance, commandes)
Secrétariat en lien avec la plateforme AWS :
◦ Organiser les convocations relatives à la CAO, aux commissions MAPA et aux concessions
◦ Assurer la maîtrise et le suivi de la gestion électronique des documents (GED) du service Commande publique
◦ Assister les gestionnaires dans le suivi administratif des procédures, jusqu’à leur intégration en GED
◦ Assurer le reporting régulier auprès du responsable de service
◦ Renseigner et mettre à jour les tableaux de bord, l’arborescence informatique du service ainsi que les logiciels de dématérialisation
◦ Garantir la continuité du service en prenant le relais sur les dossiers pour les aspects administratifs lorsque nécessaire
Profils recherchés
Savoirs (connaissances théoriques) et savoir-faire (compétences pratiques)
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, LibreOffice) ainsi que du parapheur électronique
• Capacité à utiliser, à terme, les logiciels MARCO, AWS, la GED et Webdelib (formations prévues)
• Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles
Savoir-être (qualités humaines et attitudes)
• Autonomie dans l’organisation et la réalisation des missions
• Rigueur, sens de l’organisation et fiabilité
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité des informations
• Esprit d’équipe et investissement dans les missions confiées
• Intérêt marqué pour les marchés publics
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, LibreOffice) ainsi que du parapheur électronique
• Capacité à utiliser, à terme, les logiciels MARCO, AWS, la GED et Webdelib (formations prévues)
• Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles
Savoir-être (qualités humaines et attitudes)
• Autonomie dans l’organisation et la réalisation des missions
• Rigueur, sens de l’organisation et fiabilité
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité des informations
• Esprit d’équipe et investissement dans les missions confiées
• Intérêt marqué pour les marchés publics
Contact et modalités de candidature
Contact
0471040780
Informations complémentaires
Informations relatives au poste :
• Rémunération statutaire et le régime indemnitaire afférent à votre catégorie (308€/mois en catégorie C3)
• Possibilité de bénéficier d’une formation continue dans le domaine des marchés publics
• Poste mutualisé entre la Communauté d’Agglomération du Puy-en-Velay, la commune du Puy-en-Velay et le CCASLes candidatures (lettre de motivation et curriculum vitae, et pour les titulaires dernier arrêté de situation administrative ou attestation sur liste d'aptitude CNFPT en précisant l'intitulé exact du poste) sont à adresser à Monsieur le Président de la Communauté d'Agglomération
par courriel : recrutement.rh@lepuyenvelay.fr
• Rémunération statutaire et le régime indemnitaire afférent à votre catégorie (308€/mois en catégorie C3)
• Possibilité de bénéficier d’une formation continue dans le domaine des marchés publics
• Poste mutualisé entre la Communauté d’Agglomération du Puy-en-Velay, la commune du Puy-en-Velay et le CCASLes candidatures (lettre de motivation et curriculum vitae, et pour les titulaires dernier arrêté de situation administrative ou attestation sur liste d'aptitude CNFPT en précisant l'intitulé exact du poste) sont à adresser à Monsieur le Président de la Communauté d'Agglomération
par courriel : recrutement.rh@lepuyenvelay.fr
Adresse de l'employeur
COMMUNAUTE D AGGLOMERATION DU PUY EN VELAY
>16 pl de la liberation bp 50085
43003 Le puy en velay cedex
>16 pl de la liberation bp 50085
43003 Le puy en velay cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.