Assistant·e de secteur
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O044230401022277
Publiée le 22/05/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Direction des Ressources Humaines - 2, rue de l'Hôtel de Ville, Nantes (Loire-Atlantique)
Poste à pourvoir le
01/08/2023
Date limite de candidature
16/06/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
DG citoyennetés et territoires solidaires (DGCités)
Direction du Protocole et des relations publiques
La direction du Protocole et des Relations publiques (DPRP) conçoit et produit des événements et des accueils protocolaires ainsi que des actions de relations publiques qui incarnent l'identité nantaise et métropolitaine. Elle est en charge de visites officielles (institutionnels, délégations ou VIP), de poses de 1ère pierre, d'inaugurations, de vernissages, de réceptions officielles avec des VIP (politiques, artistes, sportifs,...), de cérémonies commémoratives, de relations publiques en direction de publics ciblés.
Les services de la DPRP seront regroupés en deux grands secteurs : "Accueil et hospitalité" et "Événements protocolaires". Le poste est situé "Accueil et hospitalité".
Direction du Protocole et des relations publiques
La direction du Protocole et des Relations publiques (DPRP) conçoit et produit des événements et des accueils protocolaires ainsi que des actions de relations publiques qui incarnent l'identité nantaise et métropolitaine. Elle est en charge de visites officielles (institutionnels, délégations ou VIP), de poses de 1ère pierre, d'inaugurations, de vernissages, de réceptions officielles avec des VIP (politiques, artistes, sportifs,...), de cérémonies commémoratives, de relations publiques en direction de publics ciblés.
Les services de la DPRP seront regroupés en deux grands secteurs : "Accueil et hospitalité" et "Événements protocolaires". Le poste est situé "Accueil et hospitalité".
Missions / conditions d'exercice
Sous la responsabilité du Responsable du secteur accueil et hospitalité, vous assurez la gestion des activités administratives du secteur Accueil et Hospitalité.
Vos activités principales sont :
Gestion administrative interne :
- transmettre l'information : relayer les informations aux agents·es du secteur, gérer et mettre à jour le fichier des contacts sur le logiciel dédié, assurer les fonctions de référent·e informatique et liberté pour la direction
- assurer les fonctions d'assistant·e : gérer les agendas outlook des agents·es du secteur, contribuer sur l'espace collaboratif de la direction, renseigner les tableaux de suivi d'activités, classer et archiver les documents, assurer les fonctions de correspondant·e archives pour la direction
Relations extérieures :
- accueil physique et téléphonique : réceptionner les appels, informer, conseiller et/ou orienter des publics (usagers·ères, partenaires internes et externes).
- gestion des cadeaux : suivre les stocks de cadeaux, préparer les commandes, contribuer à la réflexion sur l'acquisition des cadeaux protocolaires
Activités secondaires :
pour assurer la continuité de service, vous pouvez être amené·e à suppléer les collègues absents·es en prenant en charge notamment des activités liées aux frais de déplacements et boîtes email des élus·es.
Vos activités principales sont :
Gestion administrative interne :
- transmettre l'information : relayer les informations aux agents·es du secteur, gérer et mettre à jour le fichier des contacts sur le logiciel dédié, assurer les fonctions de référent·e informatique et liberté pour la direction
- assurer les fonctions d'assistant·e : gérer les agendas outlook des agents·es du secteur, contribuer sur l'espace collaboratif de la direction, renseigner les tableaux de suivi d'activités, classer et archiver les documents, assurer les fonctions de correspondant·e archives pour la direction
Relations extérieures :
- accueil physique et téléphonique : réceptionner les appels, informer, conseiller et/ou orienter des publics (usagers·ères, partenaires internes et externes).
- gestion des cadeaux : suivre les stocks de cadeaux, préparer les commandes, contribuer à la réflexion sur l'acquisition des cadeaux protocolaires
Activités secondaires :
pour assurer la continuité de service, vous pouvez être amené·e à suppléer les collègues absents·es en prenant en charge notamment des activités liées aux frais de déplacements et boîtes email des élus·es.
Profils recherchés
Vous maîtrisez les techniques d'accueil et de secrétariat ainsi que les outils bureautiques. Vous avez des capacités rédactionnelles et relationnelles.
Vous faites preuve de discrétion, rigueur, savez vous organiser et anticiper. Vous êtes autonome et savez travailler en équipe et en transversalité.
Vous avez une appétence pour la stratégie événementielle et protocolaire.
Vous faites preuve de discrétion, rigueur, savez vous organiser et anticiper. Vous êtes autonome et savez travailler en équipe et en transversalité.
Vous avez une appétence pour la stratégie événementielle et protocolaire.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Besoin d'informations sur le poste ?
Benoît GALLIOT, Responsable du secteur Accueil et Hospitalité, 07 65 18 24 27
Besoin d'informations sur votre candidature ?
Inès DIAMONEKA-VICENTE, département Rh, 02 52 10 81 84
Date d'entretien prévue le :
05/07/2023
Benoît GALLIOT, Responsable du secteur Accueil et Hospitalité, 07 65 18 24 27
Besoin d'informations sur votre candidature ?
Inès DIAMONEKA-VICENTE, département Rh, 02 52 10 81 84
Date d'entretien prévue le :
05/07/2023
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.