Agent.e de gestion courrier et accueil
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Offre n° O044230501046936
Publiée le 24/05/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Sixième SDIS de France au regard de la population défendue, le SDIS de Loire-Atlantique (SDIS 44) assure la prévention des risques de sécurité civile, la lutte contre les incendies et les secours d’urgence sur l’ensemble des communes du département (1,457 millions d’habitants – données INSEE 2021). Le SDIS réalise près de 80 000 interventions de secours chaque année. Il traite chaque jour plus de 1 200 appels d'urgence 18 ou 112.
Pour réaliser ses missions, le SDIS 44 peut compter sur un peu plus 5 000 femmes et hommes (3900 sapeurs-pompiers volontaires, 860 sapeurs-pompiers professionnels et 360 personnels administratifs et techniques) répartis dans les services opérationnels (92 centres de secours et 1 CTA/CODIS), dans les groupements et les services supports qui y sont rattachés.
Etablissement public administratif, le SDIS 44 dispose d’un budget de 140 M€ d’euros dont 120 M€ au titre de la section de fonctionnement et 20 M€ au titre de la section d’investissement.
Pour réaliser ses missions, le SDIS 44 peut compter sur un peu plus 5 000 femmes et hommes (3900 sapeurs-pompiers volontaires, 860 sapeurs-pompiers professionnels et 360 personnels administratifs et techniques) répartis dans les services opérationnels (92 centres de secours et 1 CTA/CODIS), dans les groupements et les services supports qui y sont rattachés.
Etablissement public administratif, le SDIS 44 dispose d’un budget de 140 M€ d’euros dont 120 M€ au titre de la section de fonctionnement et 20 M€ au titre de la section d’investissement.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
12, rue Arago, La Chapelle-sur-Erdre (Loire-Atlantique)
Poste à pourvoir le
01/09/2023
Date limite de candidature
14/06/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Rémunération indicative
Traitement indiciaire + IFSE de 325 € à 400 € bruts mensuels selon le grade détenu
Descriptif de l'emploi
L'agent.e assure l'accueil physique et téléphonique. Gère l'enregistrement du courrier via l'application courrier. Gère le pool VL avec l'application. Extrait les données statistiques des missions de la cellule. Traite les formulaires de contact du site internet du SDIS. Assure la mise à disposition des badges visiteurs dans le cadre du contrôle des accès. Gère les réservations de salles de réunion.
Missions / conditions d'exercice
1. Accueil physique et téléphonique
- Assurer l'accueil physique du public, des visiteurs et des transporteurs ;
- Orienter et conseiller les visiteurs vers leurs interlocuteurs et/ou vers les services compétents ;
- Assurer l'accueil téléphonique des usagers et des agents : filtrer et orienter les appels ;
- Réceptionner les colis délivrés par les transporteurs, les inventorier et les diffuser.
2. Traitement du courrier réceptionné
- Prendre en charge, trier et ouvrir le courrier réceptionné de la Boite postale ;
- Diffuser les courriers spécifiques et publications non numérisés et les inventorier ;
- Numériser et traiter les courriers arrivés ;
- Prendre en charge le courrier provenant des différents sites du SDIS et des autorités
institutionnelles ;
- Préparer l'extraction quantitative journalière à des fins statistiques.
3. Gestion liée à l'application informatique du courrier
- Accompagner les utilisateurs dans leur gestion quotidienne des courriers sous Airs ;
- Assurer la correction des anomalies de saisie et des doublons liés aux correspondants ;
- Créer les correspondants sous le logiciel à la demande des utilisateurs ;
- Gérer les délais de traitement en retard des courriers ;
- Mettre en place et suivre les diverses procédures.
4. Gestion de l'affranchissement
- Assurer les affranchissements du courrier en partance ;
- Gérer et suivre les consommations liées à l'affranchissement ;
- Gérer les affranchissements spécifiques et conseillers les services ;
- Gérer la fourniture des consommables des machines à affranchir.
5. Gestion des flux dans le cadre du contrôle d'accès
- Collecter les informations fournies par les visités et constituer le prévisionnel des flux journaliers ;
- Organiser et assurer la mise à disposition des badges visiteurs nominatifs à leur arrivée ;
- Veiller au suivi des entrées et des sorties selon le dispositif de gestion d'accès ;
- Tenir à jour les flux en temps réel sur le PC sûreté.
6. Gestion des véhicules en pool sur le site de Gesvrine
- Accompagner les usagers dans les réservations, les actions de prises et de remises des clés ;
- Assurer la mise à disposition et le suivi des cartes carburant pour les déplacements ;
- Extraire les données de suivi à des fins statistiques.
7. Gestion des salles de réunion
- Gérer les plannings des réservations des salles de réunion (accepter, refuser, suggérer) ;
- Réaliser l'affichage d'informations du public en fonction de l'actualité ;
- Croiser les informations des salles de réunion et des participants pour la préparation des badges
visiteurs.
8. Gestion comptable de certaines opérations
- Connaitre les règles comptables et budgétaires du SDIS ;
- Assurer le traitement des factures.
9. Prise en charge et acheminement du courrier
- Retirer le courrier au centre de distribution de la Poste ;
- Prendre en charge et acheminer le courrier sur les sites du SDIS.
- Assurer l'accueil physique du public, des visiteurs et des transporteurs ;
- Orienter et conseiller les visiteurs vers leurs interlocuteurs et/ou vers les services compétents ;
- Assurer l'accueil téléphonique des usagers et des agents : filtrer et orienter les appels ;
- Réceptionner les colis délivrés par les transporteurs, les inventorier et les diffuser.
2. Traitement du courrier réceptionné
- Prendre en charge, trier et ouvrir le courrier réceptionné de la Boite postale ;
- Diffuser les courriers spécifiques et publications non numérisés et les inventorier ;
- Numériser et traiter les courriers arrivés ;
- Prendre en charge le courrier provenant des différents sites du SDIS et des autorités
institutionnelles ;
- Préparer l'extraction quantitative journalière à des fins statistiques.
3. Gestion liée à l'application informatique du courrier
- Accompagner les utilisateurs dans leur gestion quotidienne des courriers sous Airs ;
- Assurer la correction des anomalies de saisie et des doublons liés aux correspondants ;
- Créer les correspondants sous le logiciel à la demande des utilisateurs ;
- Gérer les délais de traitement en retard des courriers ;
- Mettre en place et suivre les diverses procédures.
4. Gestion de l'affranchissement
- Assurer les affranchissements du courrier en partance ;
- Gérer et suivre les consommations liées à l'affranchissement ;
- Gérer les affranchissements spécifiques et conseillers les services ;
- Gérer la fourniture des consommables des machines à affranchir.
5. Gestion des flux dans le cadre du contrôle d'accès
- Collecter les informations fournies par les visités et constituer le prévisionnel des flux journaliers ;
- Organiser et assurer la mise à disposition des badges visiteurs nominatifs à leur arrivée ;
- Veiller au suivi des entrées et des sorties selon le dispositif de gestion d'accès ;
- Tenir à jour les flux en temps réel sur le PC sûreté.
6. Gestion des véhicules en pool sur le site de Gesvrine
- Accompagner les usagers dans les réservations, les actions de prises et de remises des clés ;
- Assurer la mise à disposition et le suivi des cartes carburant pour les déplacements ;
- Extraire les données de suivi à des fins statistiques.
7. Gestion des salles de réunion
- Gérer les plannings des réservations des salles de réunion (accepter, refuser, suggérer) ;
- Réaliser l'affichage d'informations du public en fonction de l'actualité ;
- Croiser les informations des salles de réunion et des participants pour la préparation des badges
visiteurs.
8. Gestion comptable de certaines opérations
- Connaitre les règles comptables et budgétaires du SDIS ;
- Assurer le traitement des factures.
9. Prise en charge et acheminement du courrier
- Retirer le courrier au centre de distribution de la Poste ;
- Prendre en charge et acheminer le courrier sur les sites du SDIS.
Profils recherchés
- Connaissance de l'informatique et de la bureautique indispensable ;
- Ponctualité, disponibilité et bonne présentation (contraintes horaires, souplesse) ;
- Aptitudes au travail en équipe (participation active à la vie du service, polyvalence et respect de l'environnement du service et des consignes) ;
- Sens relationnel aigu, qualité relationnelle (amabilité, écoute) ;
- Rigueur et méthode ;
- Discrétion.
- Ponctualité, disponibilité et bonne présentation (contraintes horaires, souplesse) ;
- Aptitudes au travail en équipe (participation active à la vie du service, polyvalence et respect de l'environnement du service et des consignes) ;
- Sens relationnel aigu, qualité relationnelle (amabilité, écoute) ;
- Rigueur et méthode ;
- Discrétion.
Contact et modalités de candidature
Contact
Madame Audrey LE BUHE, Cheffe de cellule courrier et accueil au 02.28.09.81.39
Informations complémentaires
Avantages : Comité des œuvres sociales-Chèques vacances-Participation mutuelle santé (contrat labellisé)-Contrat groupe prévoyance-Restauration collective sur le site-Titres-restaurant-Eligibilité télétravail : 1 jour. Les candidatures devront être composées d'une lettre de motivation, d'un curriculum vitae mettant en avant les compétences acquises ainsi que la situation administrative actuelle (grade et échelon détenus) puis adressées par mail, avec pour les candidats internes, la mise en copie de son N+1 justifiant de ce fait le visa hiérarchique, sous référence « GRAJ 23.01 » au plus tard le 14 juin 2023 à l'attention de Monsieur le Contrôleur général Stéphane MORIN. Adresse mail : service-recrutement@sdis44.fr. Les entretiens sont planifiés le 26 juin 2023.
Contact : * Madame Audrey LE BUHE, Cheffe de cellule courrier et accueil au 02.28.09.81.39
* Monsieur Sébastien CASTAGNE, chef du service moyens généraux au 02.28.09.81.63
* Madame Miriam CISSE, Agent de gestion recrutement et mobilité au 02.28.09.81.24
Contact : * Madame Audrey LE BUHE, Cheffe de cellule courrier et accueil au 02.28.09.81.39
* Monsieur Sébastien CASTAGNE, chef du service moyens généraux au 02.28.09.81.63
* Madame Miriam CISSE, Agent de gestion recrutement et mobilité au 02.28.09.81.24
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.