Assistant·e de pôle
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O044231201300648
Publiée le 08/01/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
DRH - 2, cours du Champ de Mars, Nantes (Loire-Atlantique)
Poste à pourvoir le
01/03/2024
Date limite de candidature
02/02/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint d'animation principal de 2ème classe
Adjoint d'animation principal de 1ère classe
Adjoint d'animation principal de 2ème classe
Adjoint d'animation principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Direction Générale Citoyennetés et Territoires Solidaires (DGCités)
Direction de la relation aux usager·ères (DRU)
La Ville de Nantes facilite le quotidien des habitants·es et des usagers·ères en proposant des points d'accueil adaptés et en mettant à disposition des outils d'information. Pour ce faire, la Ville favorise l'accès aux services administratifs afin de permettre aux usagers·ères de réaliser leurs démarches facilement, de s'informer et de profiter de leur ville au quotidien.
Pour répondre à cette mission, le Pôle de la Relation aux Usagers Multicanal (PRUM) composé de 6 entités (cellule gestion de l'information, mission qualité, accueil physique en mairie centrale, Allonantes, service courrier équipe administrative et technique) s'inscrit dans cette cohérence de développer un accueil efficient en tendant vers une harmonisation des réponses, quel que soit le canal utilisé par le public. Le PRUM est composé de 40 agents·es.
Direction de la relation aux usager·ères (DRU)
La Ville de Nantes facilite le quotidien des habitants·es et des usagers·ères en proposant des points d'accueil adaptés et en mettant à disposition des outils d'information. Pour ce faire, la Ville favorise l'accès aux services administratifs afin de permettre aux usagers·ères de réaliser leurs démarches facilement, de s'informer et de profiter de leur ville au quotidien.
Pour répondre à cette mission, le Pôle de la Relation aux Usagers Multicanal (PRUM) composé de 6 entités (cellule gestion de l'information, mission qualité, accueil physique en mairie centrale, Allonantes, service courrier équipe administrative et technique) s'inscrit dans cette cohérence de développer un accueil efficient en tendant vers une harmonisation des réponses, quel que soit le canal utilisé par le public. Le PRUM est composé de 40 agents·es.
Missions / conditions d'exercice
Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable de pôle, vous assurez les fonctions d'assistant·e en lien avec les entités du Pôle de la Relation aux Usagers Multicanal (PRUM).
Vos missions principales sont :
. Assistanat et gestion administrative : accueil physique et téléphonique, suivi de l'agenda de l'encadrement et prise de RV, rédaction et traitement des courriers, préparation des déplacements des cadres, diffusion de l'information, conception et suivi des tableaux de bord, réalisation de mailings, participation à l'organisation de la réception des nouveaux nantais, contribution à l'espace collaboratif numérique
. Ressources humaines : gestion des compteurs temps, suivi des formations, saisie des éléments variables de paie, participation à l'élaboration du planning des agents·es d'accueil, préparation et suivi des recrutements, suivi du planning du prestataire
. Finances / budget : suivi des 3 budgets du pôle, suivi des crédits, suivi des tableaux de bord, réalisation des commandes, suivi des fournitures.
Vos missions principales sont :
. Assistanat et gestion administrative : accueil physique et téléphonique, suivi de l'agenda de l'encadrement et prise de RV, rédaction et traitement des courriers, préparation des déplacements des cadres, diffusion de l'information, conception et suivi des tableaux de bord, réalisation de mailings, participation à l'organisation de la réception des nouveaux nantais, contribution à l'espace collaboratif numérique
. Ressources humaines : gestion des compteurs temps, suivi des formations, saisie des éléments variables de paie, participation à l'élaboration du planning des agents·es d'accueil, préparation et suivi des recrutements, suivi du planning du prestataire
. Finances / budget : suivi des 3 budgets du pôle, suivi des crédits, suivi des tableaux de bord, réalisation des commandes, suivi des fournitures.
Profils recherchés
Savoirs :
. connaissance des techniques de secrétariat
. connaissance des techniques d'accueil
. maîtrise de l'outil bureautique et informatique
Savoirs-faire :
. aptitudes rédactionnelles
. rigueur, organisation, méthode, polyvalence
. capacité à gérer les situations délicates, gestion du stress
Aptitudes transversales :
. aptitudes relationnelles, écoute, discrétion, disponibilité
. capacité à travailler en équipe et en transversalité
. connaissance des techniques de secrétariat
. connaissance des techniques d'accueil
. maîtrise de l'outil bureautique et informatique
Savoirs-faire :
. aptitudes rédactionnelles
. rigueur, organisation, méthode, polyvalence
. capacité à gérer les situations délicates, gestion du stress
Aptitudes transversales :
. aptitudes relationnelles, écoute, discrétion, disponibilité
. capacité à travailler en équipe et en transversalité
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Besoin d'informations sur le poste ?
Brigitte LORIENT, Directrice adjointe Responsable du Pôle de Relations Usagers Multicanales, 02 40 41 99 04 - 06 78 78 59 06 - brigitte.lorient@mairie-nantes.fr
Besoin d'informations sur votre candidature ?
Inès DIAMONEKA VICENTE - Département RH - 02 52 10 81 84
Brigitte LORIENT, Directrice adjointe Responsable du Pôle de Relations Usagers Multicanales, 02 40 41 99 04 - 06 78 78 59 06 - brigitte.lorient@mairie-nantes.fr
Besoin d'informations sur votre candidature ?
Inès DIAMONEKA VICENTE - Département RH - 02 52 10 81 84
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.