Assistant projets urbains - DAU Nantes Est
Offre n° O044240404000880
Publiée le 04/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
NANTES
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
05/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du Responsable de secteur et au sein d’une équipe de 11 personnes (comprenant 2 postes d’assistants·es), vous assurez l’assistance administrative et opérationnelle des développeurs·euses urbains et des assistants·es techniques.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions s’articuleront autour de trois volets principaux :
Vous assurez des missions de secrétariat classique :
Accueil téléphonique et physique : orientation ou traitement de la demande
Gestion de l’agenda des développeurs urbains
Suivi des agendas avec les aménageurs (dont les sessions CRACL et PRD)
Élaboration des outils de suivi des réunions récurrentes ou de suivi des projets (instances politiques, d’arbitrage, d’instruction technique)
Organisation des réunions et conférences : réservation des salles et matériel, préparation des supports
Suivi et préparation des courriers et des actes administratifs à présenter aux instances : collecte des données nécessaires, mise en forme, diffusion et classement des documents
Tri des documents, archives physiques et numériques, espace commun, fonds documentaires et informations professionnelles
Vous menez à bien des activités de secrétariat opérationnel :
Mise en forme de courriers ou conventions à partir des éléments fournis par le développeur urbain
Programmation dans les agendas des instances d’animation, des réunions et des instances de suivi des projets (comités de pilotage, techniques)
Suivi spécifique sur les rencontres récurrentes : reportings, suivi du calendrier inter-projet
Contribution aux actions de concertation et de communication : préparation dossiers, réservations…
Organisation des visites sur site avec les délégations
Vous avez un rôle d’alerte et d’interface avec les acteurs externes et internes :
Connaissance de l’état d’avancement des opérations - analyse critique des sollicitations
Veille sur les urgences et alerte/assistance des chefs de projet/développeurs urbains sur les différentes échéances (courriers, rendus de note, réunions stratégiques)
Interface privilégiée des acteurs externes et internes en lien avec de nombreux interlocuteurs : aménageurs, acteurs institutionnels, services des communes, usagers, citoyens, bailleurs HLM, promoteurs, prestataires.
Lieu de travail : Immeuble Magellan – 5 rue Vasco de Gama à Nantes
Vous assurez des missions de secrétariat classique :
Accueil téléphonique et physique : orientation ou traitement de la demande
Gestion de l’agenda des développeurs urbains
Suivi des agendas avec les aménageurs (dont les sessions CRACL et PRD)
Élaboration des outils de suivi des réunions récurrentes ou de suivi des projets (instances politiques, d’arbitrage, d’instruction technique)
Organisation des réunions et conférences : réservation des salles et matériel, préparation des supports
Suivi et préparation des courriers et des actes administratifs à présenter aux instances : collecte des données nécessaires, mise en forme, diffusion et classement des documents
Tri des documents, archives physiques et numériques, espace commun, fonds documentaires et informations professionnelles
Vous menez à bien des activités de secrétariat opérationnel :
Mise en forme de courriers ou conventions à partir des éléments fournis par le développeur urbain
Programmation dans les agendas des instances d’animation, des réunions et des instances de suivi des projets (comités de pilotage, techniques)
Suivi spécifique sur les rencontres récurrentes : reportings, suivi du calendrier inter-projet
Contribution aux actions de concertation et de communication : préparation dossiers, réservations…
Organisation des visites sur site avec les délégations
Vous avez un rôle d’alerte et d’interface avec les acteurs externes et internes :
Connaissance de l’état d’avancement des opérations - analyse critique des sollicitations
Veille sur les urgences et alerte/assistance des chefs de projet/développeurs urbains sur les différentes échéances (courriers, rendus de note, réunions stratégiques)
Interface privilégiée des acteurs externes et internes en lien avec de nombreux interlocuteurs : aménageurs, acteurs institutionnels, services des communes, usagers, citoyens, bailleurs HLM, promoteurs, prestataires.
Lieu de travail : Immeuble Magellan – 5 rue Vasco de Gama à Nantes
Profils recherchés
Vous disposez d’une première expérience réussie en assistanat administratif de projet acquise sur un poste similaire, idéalement au sein d’une collectivité.
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et les outils bureautiques et numériques.
Au delà de vos compétences professionnelles, vous êtes une personne rigoureuse, autonome, réactive, et vous savez anticiper. Vous êtes également reconnu·e pour votre aisance relationnelle et vos qualités rédactionnelles. Une appétence pour les sujets urbains sera appréciée.
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et les outils bureautiques et numériques.
Au delà de vos compétences professionnelles, vous êtes une personne rigoureuse, autonome, réactive, et vous savez anticiper. Vous êtes également reconnu·e pour votre aisance relationnelle et vos qualités rédactionnelles. Une appétence pour les sujets urbains sera appréciée.
Contact
Contact
0240994848
Lien de candidature
Informations complémentaires
Besoin d'informations sur le poste ?
Alain YVRENOGEAU, Responsable de Secteur aménagement urbain Nantes Est - Direction Aménagement urbanisme – 02.40.99.32.12
Besoin d’informations sur votre candidature ?
Nina MORILLON , Département RH – 06.59.47.52.20
Alain YVRENOGEAU, Responsable de Secteur aménagement urbain Nantes Est - Direction Aménagement urbanisme – 02.40.99.32.12
Besoin d’informations sur votre candidature ?
Nina MORILLON , Département RH – 06.59.47.52.20
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.