La Direction Nature et Jardins (DNJ), mutualisée entre la ville de Nantes et Nantes Métropole, assure le réaménagement et la création de nouveaux espaces publics, l'entretien et la gestion de 1200 hectares de patrimoine vert et de 116 parcs et jardins, des équipements tels que aires de jeux, pataugeoires, terrains sportifs... répartis sur les 11 quartiers de la ville.
Elle pilote une politique ambitieuse de transition écologique, de biodiversité et de nature en ville.

Vos missions consistent à assister administrativement le service Études et Paysage (13 personnes) : la responsable de service dans l'accompagnement de ses missions et les 4 unités du service (études, paysage, fermes urbaines et étoiles vertes).
Pour l'ensemble du service :
> Planification et organisation de la vie professionnelle des membres de l'équipe
* Organiser l'agenda de la responsable de service et des responsables d'unités
* Assurer une veille par rapport aux calendriers des instances et le suivi de l'inscription des dossiers à ces instances
* Organiser des comités de pilotage stratégiques avec des élus métropolitains
* Organiser les réunions et séances de travail des équipe(s) et en assurer si nécessaire la logistique (réservation salle et de véhicules, matériel...)
* Assurer une veille par rapport aux calendriers des instances et le suivi de l'inscription des dossiers à ces instances
* Assurer le suivi des conventions de financement (préparation des décisions, rédaction des courriers aux communes, tableau de bord...)
* Assurer la transmission de documents ou d'informations (rapports, supports de présentation, conventions...), à la demande de la direction, et en l'absence des responsables concernés
* Elaborer des tableaux de bord pour assurer le suivi de l'activité du service
> Assistance administrative
* Préparer les dossiers, la collecte et la mise en forme des informations nécessaires
* Assurer le suivi des courriers sur le logiciel dédié
* Saisir et rédiger des courriers, compte-rendus, notes et documents administratifs
* Réaliser des documents de présentation type diaporama à partir du logiciel Adobe Indesign
* Rédiger et mettre en forme des exposés, des délibérations pour les différentes instances, à partir des informations transmises par le chef de service et/ou les responsables d'unités
* Imprimer des plans sur traceur en fonction des besoins du service
> Assistance logistique
* Recevoir et orienter les demandes
* Aide à l'organisation d'événements, coordination (séminaire, journées avec partenaires extérieurs...)
* Gérer les urgences (appels, changement de salles, vérification sur site...)
Outre ces missions transversales, certaines tâches peuvent être spécifiques à chaque unité et occasionnelles : déplacement sur site à la demande (prise de photo par exemple)
Sujétions:
* L'assistante du service est intégrée au pôle des assistants.es de service. Des actions et temps communs sont mis en place afin d'assurer une transversalité des missions sur les différents services (permanences téléphoniques par roulement au sein du pôle).
* Lieu de travail : Axéo - Mail Pablo Picasso
* Télétravail possible à raison de 2 j/ mois

Connaissances :
* Connaissance des logiciels de bureautique (word, excel, power-point)
* Connaissance de la collectivité
* Techniques de secrétariat
* Tableaux de bord et outils de planification et suivi
* Connaissance du logiciel Indesign (formation possible si nécessaire)
Savoir-faire :
* Polyvalence
* Sens du travail en équipe
* Autonomie et sens de l'initiative
* Sens de la diplomatie dans le traitement des demandes
* Bonne expression orale et écrite
* Capacité d'organisation
* Gestion des priorités et de l'imprévu