Située au cœur d’une nature omniprésente aux portes de l’agglomération nantaise, la communauté de communes Erdre & Gesvres (12 communes - 63 000 habitants) couvre un territoire innovant, entreprenant et solidaire, et présente un bassin de vie et d’emploi dynamique où la qualité de vie reste la priorité.
Aisément accessible car connecté par un réseau de transports diversifié, son dynamisme est marqué par la croissance de sa population et l’offre d’emploi est parmi les plus importantes du département.
Erdre & Gesvres est une destination attractive où il fait bon vivre et travailler et dont l’accueil est à la hauteur de ses ambitions.
Au sein de l’organigramme,
L’agent est rattaché hiérarchiquement à l’assistante de direction, au sein de la Direction des Ressources et de la Mutualisation, il exerce ses missions sous l’autorité de cette assistante. Lorsque l'agent exerce ses missions au sein du service prévention, il est sous l’autorité fonctionnelle de la responsable de ce service.

• Accueil (remplacement à raison de 2 jours par mois / peut être modifiable en fonction des besoins)
- Missions d’accueil et d’information pour le siège de la Communauté de communes
- Vigilance à l’égard de l’accès et de la circulation des personnes dans les locaux

• Missions d’assistance administrative du service prévention :
- Missions classiques de secrétariat en soutien de l’activité des services et de leur organisation au quotidien (réception, traitement et diffusion d’informations, réalisation de travaux bureautiques, suivi de la planification des réunions et gestion des convocations ; tri, classement et archivage des documents ; suivi et mise en forme des documents administratifs ; exécution et suivi des procédures et décisions administratives courantes)
-Missions spécifiques d’assistance administrative liées au champ d’activité propre de ce service

• Savoirs généraux :
- Maîtrise de l’organisation politique et administrative de la collectivité
- Bonne connaissance des missions de la collectivité et de l’activité des services
- Connaissance de l’environnement institutionnel et des processus décisionnels des collectivités territoriales
- Bonne connaissance des procédures internes collectives
- Bonne connaissance des procédures d’urgence (évacuation incendie et utilisation du défibrillateur notamment) et formation de base aux premiers secours
- Bonne connaissance des applications informatiques professionnelles, de la bureautique et du matériel lié à l’accueil (savoir utiliser Internet et les logiciels standard, un standard téléphonique, et du matériel de reprographie)
- Connaissance des techniques de la rédaction administrative

• Savoirs professionnels
- Techniques de l’accueil, de la communication, de la gestion de publics difficiles, et de l’écoute active
- Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires
- Méthodes de classement et de recherche documentaire
- Utilisation de machine à affranchir
- Techniques de base de la reprographie pour la photocopie et l’assemblage de documents

•Savoir être
-Maîtrise des techniques de communication
- Amabilité
- Sens du travail en équipe
- Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion des accueils physique et téléphonique.
-Aptitude à gérer les situations relationnelles difficiles ; savoir rester calme et faire preuve de maîtrise de soi
-Aptitude à réagir à l’urgence et à l’imprévu
- Sens de l’organisation, rigueur et méthode
- Aptitude à gérer la polyvalence des tâches
- Être patient et diplomate ; avoir le sens de l’écoute et du dialogue
- Sérieux et efficacité
- Disponibilité et adaptabilité
- Discrétion et sens de la confidentialité

•Les contraintes spécifiques du poste
-Travail en guichet d’accueil
-Grande disponibilité vis-à-vis du public avec risques de tensions
-Agent garant de l’image de la collectivité (attitude et comportement adaptés, tenue vestimentaire correcte)
-Discrétion professionnelle et devoir de réserve
-Travail sur écran
-Standard téléphonique
-Horaires fixes imposés (plages d’ouverture au public)
-L’activité peut s’exercer en présence du public (espace d’attente à proximité du poste)

Poste basé au siège administratif de la communauté de communes
- temps partiel à raison de 20h par semaine
- Horaires stricts pour la mission d’accueil et d’information générale : 8h 30-12h 30 ; 13h 30-17h 30 (16h30 le vendredi)
- Horaires de base pour la mission d’assistance administrative : 8h 30-12h 30 ; 13h 30-17h 30
- Peut être amené à faire ponctuellement dans l’année une semaine à temps plein pour remplacer la chargé d’accueil (heures complémentaires