Reférent vie associative et assistant protocole (F/H)
Offre n° O044260327000526
Publiée le 27/03/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville - 12, rue de Pornic - BP 27, Bouaye (Loire-Atlantique (44))
Poste à pourvoir le
11/05/2026
Date limite de candidature
26/04/2026
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
21 jours
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Dans le cadre d’un remplacement, la commune de Bouaye recherche un agent administratif (H/F) contractuel(le) à temps complet pour 3 semaines.
Sous l’autorité du directeur de la vie associative de la culture et des sports, l’agent est chargé de la gestion de la vie associative et de certains événements municipaux en lien avec les associations, entreprises, usagers ou élus. L’agent instruit également activement les dossiers attribués au service protocole au côté de la responsable.
Sous l’autorité du directeur de la vie associative de la culture et des sports, l’agent est chargé de la gestion de la vie associative et de certains événements municipaux en lien avec les associations, entreprises, usagers ou élus. L’agent instruit également activement les dossiers attribués au service protocole au côté de la responsable.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS CONCERNANT LA VIE ASSOCIATIVE ET SPORTIVE :
Missions concernant la Vie Associative – Sport :
•Accueillir téléphoniquement et physiquement / Faire le secrétariat.
•Accueillir les associations et particuliers pour tous renseignements et réservation de salle municipales.
•Orienter les usagers vers le bon interlocuteur.
•Planifier et préparer des réunions.
•Participer à l’archivage papier et numérique de la Direction.
Venir en appui aux associations :
•Traiter les demandes diverses en lien avec le directeur de la DIVACS et l’élu concerné.
•Suivre et traiter les constats et signalements des utilisateurs des équipements sportifs.
Instruire les réservations de salles municipales (sportives et associatives) :
•Par des particuliers boscéens.
•Par les associations boscéennes et les établissements scolaires (créneaux réguliers).
•Pour les demandes liées au calendrier des manifestations.
•Pour les demandes exceptionnelles
Gérer le planning d’utilisation des minibus communaux par les associations, en lien avec l’Office des Sports de Bouaye (OSB).
Instruire les Documents Uniques pour l’Organisation d’une Manifestation (DUOM) et les demandes de matériels municipaux à l’attention des associations ;
MISSIONS CONCERNANT LE PROTOCOLE :
Instruire les demandes liées à l’organisation de manifestations ou réunions organisées par les Elus ou les services municipaux (Fiche Evénements), sous couvert de la Responsable du Service Protocole :
•Rédiger, créer et envoyer les invitations.
•Commander les vins d’honneur ou pots d’accueil.
•Réserver si nécessaire, la salle.
•Echanger avec le responsable du service Entretien/Logistique/Manifestation pour réserver le matériel et solliciter le travail des agents de l’équipe Entretien et Manifestations dans le cas échéant.
•Transmettre les fiches événements aux autres services en cas de besoin particuliers (services techniques, de communication…).
Missions concernant la Vie Associative – Sport :
•Accueillir téléphoniquement et physiquement / Faire le secrétariat.
•Accueillir les associations et particuliers pour tous renseignements et réservation de salle municipales.
•Orienter les usagers vers le bon interlocuteur.
•Planifier et préparer des réunions.
•Participer à l’archivage papier et numérique de la Direction.
Venir en appui aux associations :
•Traiter les demandes diverses en lien avec le directeur de la DIVACS et l’élu concerné.
•Suivre et traiter les constats et signalements des utilisateurs des équipements sportifs.
Instruire les réservations de salles municipales (sportives et associatives) :
•Par des particuliers boscéens.
•Par les associations boscéennes et les établissements scolaires (créneaux réguliers).
•Pour les demandes liées au calendrier des manifestations.
•Pour les demandes exceptionnelles
Gérer le planning d’utilisation des minibus communaux par les associations, en lien avec l’Office des Sports de Bouaye (OSB).
Instruire les Documents Uniques pour l’Organisation d’une Manifestation (DUOM) et les demandes de matériels municipaux à l’attention des associations ;
MISSIONS CONCERNANT LE PROTOCOLE :
Instruire les demandes liées à l’organisation de manifestations ou réunions organisées par les Elus ou les services municipaux (Fiche Evénements), sous couvert de la Responsable du Service Protocole :
•Rédiger, créer et envoyer les invitations.
•Commander les vins d’honneur ou pots d’accueil.
•Réserver si nécessaire, la salle.
•Echanger avec le responsable du service Entretien/Logistique/Manifestation pour réserver le matériel et solliciter le travail des agents de l’équipe Entretien et Manifestations dans le cas échéant.
•Transmettre les fiches événements aux autres services en cas de besoin particuliers (services techniques, de communication…).
Profils recherchés
Savoirs :
•Connaître les techniques et règlementations liées à l’environnement du poste.
•Maîtriser les outils informatiques (bureautique et logiciel métiers : Booky, 3D Ouest, OpenGST…).
•Maîtriser les techniques d’accueil et le secrétariat.
Savoir-faire :
•Avoir un esprit participatif.
•Savoir faire face aux imprévus.
•Être organisé et respecter les délais.
•Avoir des aptitudes relationnelles et rédactionnelles.
•Gérer les relations avec les associations, particuliers, écoles et autres usagers.
Savoir être :
•Respecter la hiérarchie et les élus.
•Travailler en équipe.
•Avoir le sens du service public.
•Faire preuve de rigueur et autonomie dans l’exécution des tâches.
•Respecter les usages et avoir le sens du service.
•Faire preuve de disponibilité pour répondre aux besoins du service et des usagers.
•S’adapter aux situations variées et aux imprévus avec flexibilité.
•Adopter une attitude bienveillante envers les collègues et les usagers.
•Faire preuve de discrétion professionnelles.
•Connaître les techniques et règlementations liées à l’environnement du poste.
•Maîtriser les outils informatiques (bureautique et logiciel métiers : Booky, 3D Ouest, OpenGST…).
•Maîtriser les techniques d’accueil et le secrétariat.
Savoir-faire :
•Avoir un esprit participatif.
•Savoir faire face aux imprévus.
•Être organisé et respecter les délais.
•Avoir des aptitudes relationnelles et rédactionnelles.
•Gérer les relations avec les associations, particuliers, écoles et autres usagers.
Savoir être :
•Respecter la hiérarchie et les élus.
•Travailler en équipe.
•Avoir le sens du service public.
•Faire preuve de rigueur et autonomie dans l’exécution des tâches.
•Respecter les usages et avoir le sens du service.
•Faire preuve de disponibilité pour répondre aux besoins du service et des usagers.
•S’adapter aux situations variées et aux imprévus avec flexibilité.
•Adopter une attitude bienveillante envers les collègues et les usagers.
•Faire preuve de discrétion professionnelles.
Contact et modalités de candidature
Contact
0251705560
Informations complémentaires
-Temps complet
-L’agent fait partie de 2 services différents : Vie Associative/Sport et Protocole.
-Possibilité que le contrat se prolonge en fonction de la reprise de l’agent sur le poste
Envoyer lettre de motivation + CV
-A l’attention de Madame la Maire par voie postale : 12 rue de Pornic 44830 BOUAYE ou par mail à rh@bouaye.fr.
-Renseignements administratifs : Aude POINDESSAULT Gestionnaire RH au 02.51.70.59.98
-Renseignements sur le poste : Anthony MAHE, Directeur de la vie associative, de la culture et des sports au 02.51.70.57.55 ou par mail divacs@bouaye.fr
-L’agent fait partie de 2 services différents : Vie Associative/Sport et Protocole.
-Possibilité que le contrat se prolonge en fonction de la reprise de l’agent sur le poste
Envoyer lettre de motivation + CV
-A l’attention de Madame la Maire par voie postale : 12 rue de Pornic 44830 BOUAYE ou par mail à rh@bouaye.fr.
-Renseignements administratifs : Aude POINDESSAULT Gestionnaire RH au 02.51.70.59.98
-Renseignements sur le poste : Anthony MAHE, Directeur de la vie associative, de la culture et des sports au 02.51.70.57.55 ou par mail divacs@bouaye.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.