Un.e responsable du pôle accueil et formalités administratives
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O045230601075843
Publiée le 01/08/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
71 rue Charles Beauhaire, Saint-Jean-de-la-Ruelle (Loiret (45))
Poste à pourvoir le
01/10/2023
Date limite de candidature
30/09/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Ce poste est rattaché au DGA éducation, jeunesse culture et sports.
MISSION PRINCIPALE DU POLE :
- Garantir la conformité, la sécurité juridique des actes d'Etat-civil
- Garantir la qualité de prise en charge des formalités administratives sollicitées par les usagers à l'hôtel de ville et à l'agence France Services (agence postale)
- Organiser l'accueil des usagers, les accompagner dans leurs démarches, et garantir un service public de qualité et une image positive de la collectivité,
- Gérer la liste électorale et coordonner l'organisation et le déroulement des scrutins électoraux,
- Gérer le cimetière communal et garantir la police des funérailles,
- Gérer les demandes de logement dans le cadre de la gestion du contingent communal,
- Coordonner et organiser le recensement annuel de la population.
MISSION PRINCIPALE DU POLE :
- Garantir la conformité, la sécurité juridique des actes d'Etat-civil
- Garantir la qualité de prise en charge des formalités administratives sollicitées par les usagers à l'hôtel de ville et à l'agence France Services (agence postale)
- Organiser l'accueil des usagers, les accompagner dans leurs démarches, et garantir un service public de qualité et une image positive de la collectivité,
- Gérer la liste électorale et coordonner l'organisation et le déroulement des scrutins électoraux,
- Gérer le cimetière communal et garantir la police des funérailles,
- Gérer les demandes de logement dans le cadre de la gestion du contingent communal,
- Coordonner et organiser le recensement annuel de la population.
Missions / conditions d'exercice
* Tâches afférentes au chef d'équipe :
- Encadrement de l'équipe d'agents à l'hôtel de ville et à l'agence France Services
- Assurer la gestion de l'équipe (7 personnes) : organisation du service, suivi des congés des agents, évaluation annuelle des agents.
- Gestion des partenariats et des opérations inhérentes à l'activité
- Démarche Qualité :
Participer activement à la mise en œuvre de la démarche qualité de l'accueil
Veiller à l'optimisation constante de l'accueil et du traitement des demandes des citoyens
Assurer la mise à jour des tableaux de suivi et proposer des indicateurs de suivi, piloter les outils de planification et de prise de rendez-vous dématérialisée
- Logement
Instruire et suivre les demandes formulées par les usagers en matière de logement, participer aux commissions d'attribution, recevoir les demandeurs, rédiger des notes d'information et d'aide à la décision pour l'attribution des logements réservés du contingent municipal, gérer les logements de fonction
- Elections :
Assurer les inscriptions sur les listes électorales et la mise à jour des listes électorales
Organiser les scrutins et suivre les opérations de vote
- Recensement de la population
Recruter et gérer les agents recenseurs
Assurer en tant que coordonnateur communal, la gestion des retours de logements recensés, le lien avec le superviseur INSEE et la transmission des documents
- Location et régie des salles communales
Gérer le planning de réservation des salles communales (Armand Theuriot, René Cassin, Sous-sol de la mairie) et élaborer les conventions d'occupation.
- Régie reprographie et copieur
- Ouverture des lieux publics
* Réaliser les opérations courantes et polyvalentes au sein de l'équipe :
Accueillir et renseigner le public au guichet et par téléphone
Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs (état civil, attestations diverses, légalisation de signature, recensement citoyen....)
Instruire les demandes de titres d'identités (passeport et cartes d'identité) et assurer la remise à leur titulaire
Gérer les concessions et les demandes diverses liées aux cimetières communal et intercommunal.
- Encadrement de l'équipe d'agents à l'hôtel de ville et à l'agence France Services
- Assurer la gestion de l'équipe (7 personnes) : organisation du service, suivi des congés des agents, évaluation annuelle des agents.
- Gestion des partenariats et des opérations inhérentes à l'activité
- Démarche Qualité :
Participer activement à la mise en œuvre de la démarche qualité de l'accueil
Veiller à l'optimisation constante de l'accueil et du traitement des demandes des citoyens
Assurer la mise à jour des tableaux de suivi et proposer des indicateurs de suivi, piloter les outils de planification et de prise de rendez-vous dématérialisée
- Logement
Instruire et suivre les demandes formulées par les usagers en matière de logement, participer aux commissions d'attribution, recevoir les demandeurs, rédiger des notes d'information et d'aide à la décision pour l'attribution des logements réservés du contingent municipal, gérer les logements de fonction
- Elections :
Assurer les inscriptions sur les listes électorales et la mise à jour des listes électorales
Organiser les scrutins et suivre les opérations de vote
- Recensement de la population
Recruter et gérer les agents recenseurs
Assurer en tant que coordonnateur communal, la gestion des retours de logements recensés, le lien avec le superviseur INSEE et la transmission des documents
- Location et régie des salles communales
Gérer le planning de réservation des salles communales (Armand Theuriot, René Cassin, Sous-sol de la mairie) et élaborer les conventions d'occupation.
- Régie reprographie et copieur
- Ouverture des lieux publics
* Réaliser les opérations courantes et polyvalentes au sein de l'équipe :
Accueillir et renseigner le public au guichet et par téléphone
Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs (état civil, attestations diverses, légalisation de signature, recensement citoyen....)
Instruire les demandes de titres d'identités (passeport et cartes d'identité) et assurer la remise à leur titulaire
Gérer les concessions et les demandes diverses liées aux cimetières communal et intercommunal.
Profils recherchés
COMPETENCES REQUISES :
- Expérience sur un poste similaire exigée,
- Maîtrise et respect de la règlementation et législation en vigueur en matière d'état civil et d'élections,
- Esprit d'équipe, disponibilité, rigueur, réactivité et sens de l'accueil du public
- Aisance relationnelle et capacité à gérer les relations conflictuelles face au public
- Maitrise de l'outil bureautique (Word, Excel) et la connaissance des progiciels CIRIL Elections, CITY sera appréciée
- Garantir la bonne utilisation du matériel mis à disposition
- Sens du Service Public et de l'accueil, devoir de confidentialité,
- Capacité à gérer une équipe,
- Autonomie, esprit d'initiative et sens de l'organisation.
Niveau d'études : BAC/BAC + 3.
Contrainte :
* Travail aux horaires d'ouverture au public y compris le samedi matin.
* Mobilisation les week-ends en période d'élections
* Participation aux réunions
- Expérience sur un poste similaire exigée,
- Maîtrise et respect de la règlementation et législation en vigueur en matière d'état civil et d'élections,
- Esprit d'équipe, disponibilité, rigueur, réactivité et sens de l'accueil du public
- Aisance relationnelle et capacité à gérer les relations conflictuelles face au public
- Maitrise de l'outil bureautique (Word, Excel) et la connaissance des progiciels CIRIL Elections, CITY sera appréciée
- Garantir la bonne utilisation du matériel mis à disposition
- Sens du Service Public et de l'accueil, devoir de confidentialité,
- Capacité à gérer une équipe,
- Autonomie, esprit d'initiative et sens de l'organisation.
Niveau d'études : BAC/BAC + 3.
Contrainte :
* Travail aux horaires d'ouverture au public y compris le samedi matin.
* Mobilisation les week-ends en période d'élections
* Participation aux réunions
Contact et modalités de candidature
Contact
0238793300
Informations complémentaires
Les candidatures (CV + lettre de motivation) sont à transmettre à Monsieur le Conseiller Départemental - Maire
Hôtel de ville - 71 rue Charles Beauhaire
45140 Saint Jean de la Ruelle
Hôtel de ville - 71 rue Charles Beauhaire
45140 Saint Jean de la Ruelle
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT JEAN DE LA RUELLE
>71 rue Charles Beauhaire
45142 ST JEAN DE LA RUELLE CEDEX
>71 rue Charles Beauhaire
45142 ST JEAN DE LA RUELLE CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.