Coordonnateur vie institutionnelle H/F
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O045231001236980
Publiée le 27/10/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
5 place du 6-juin-1944 CS 95801, Orléans (Loiret)
Poste à pourvoir le
01/12/2023
Date limite de candidature
30/11/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La direction du secrétariat général est placée sous l'autorité du directeur général des services mutualisés de la commune d'Orléans et d'Orléans Métropole. La direction est composée de deux services : le service de la vie institutionnelle et le service de l'administration générale.
Le service de la vie institutionnelle est plus particulièrement en charge de la gestion des commissions, de la conférence des maires ainsi que des conseils municipaux et métropolitains (gestion des ordres du jour, des délibérations, organisation matérielle etc.). Ce service gère également d'autres actes comme les décisions du Maire ou du Président.
Le service de l'administration générale est en charge du pôle courrier, des appariteurs, de l'atelier numérique. Ce service gère certains outils et logiciels (logiciel de gestion du courrier, parapheur électronique etc.).
La direction gère également les questions en lien avec la protection des données ainsi que l'accès aux documents administratifs.
Le poste de coordonnateur vie institutionnelle est placé sous l'autorité du responsable du service au sein d'une équipe de 6 agents.
Le service de la vie institutionnelle est plus particulièrement en charge de la gestion des commissions, de la conférence des maires ainsi que des conseils municipaux et métropolitains (gestion des ordres du jour, des délibérations, organisation matérielle etc.). Ce service gère également d'autres actes comme les décisions du Maire ou du Président.
Le service de l'administration générale est en charge du pôle courrier, des appariteurs, de l'atelier numérique. Ce service gère certains outils et logiciels (logiciel de gestion du courrier, parapheur électronique etc.).
La direction gère également les questions en lien avec la protection des données ainsi que l'accès aux documents administratifs.
Le poste de coordonnateur vie institutionnelle est placé sous l'autorité du responsable du service au sein d'une équipe de 6 agents.
Missions / conditions d'exercice
Activité 1 : gestion des instances ville d'Orléans et Orléans Métropole
- Assurer le rapatriement des délibérations et préparer le dossier du comité de lecture en lien avec l'autre coordonnateur du service.
- Assurer un premier niveau de relecture juridique des délibérations et veiller à la mise en œuvre des corrections de fond et de forme après le comité de lecture.
- Assurer la coordination des commissions thématiques en lien avec les gestionnaires des SAR et les chargés de vie institutionnelle.
- Assurer l'organisation de la conférence des maires, du conseil métropolitain, du bureau métropolitain en l'absence du coordonnateur VI plus spécifiquement chargé des instances de la Métropole, de la commission consultative des services publics locaux et du conseil municipal :
- gérer la préparation des séances (convocation, ordre du jour, lien avec les services, etc.) et l'organisation matérielle des séances (réservations des salles, enregistrements, accueil, appariteurs, police...),
- rédiger les déroulés de séance du maire / du président,
- gérer les absences et les pouvoirs des élus,
- être présent lors des séances, veiller au quorum, assurer notamment le comptage des voix, veiller aux émargements ...,
- vérifier la page de garde des délibérations (le chapeau) et la liste des délibérations après séance,
- superviser les opérations de l'après séance avec les chargés de vie institutionnelle (procès-verbal, contrôle de légalité, notifications, etc.),
- veiller à l'affichage légal et aux mesures de publicité particulières (documents budgétaires, rapports d'activité...),
- vérifier les déports et conflits d'intérêts
Activité 2 : gestion de la planification des CCSPL ville d'Orléans et Orléans Métropole, gestion de la préparation de cette commission, de sa convocation, gestion du compte-rendu de chaque séance (après y avoir assisté)
Activité 3 : gestion des décisions
- gérer au sein du logiciel Oxyad les décisions rédigées par les services : contrôler les délégations, la rédaction et la mise en forme des actes, gérer les circuits de validation et de signature, assurer l'interface avec les services émetteurs.
- assurer la transmission des décisions au contrôle de légalité et la notification de certains actes.
- établir en prévision de chaque conseil, un état récapitulatif des décisions et préparer la partie décisions du recueil des actes administratifs.
Activité 4 : pilotage de la mise en place des procédures et formation des nouveaux arrivants
- créer, harmoniser et formaliser les procédures des deux collectivités,
- assurer la formation des nouveaux arrivants.
Activités 5 : Intérim et polyvalence
Vous assurez l'intérim de votre binôme en cas d'absence.
Il pourra vous être demandé ponctuellement un appui au titre de la polyvalence entre les agents du service vie institutionnelle.
- Assurer le rapatriement des délibérations et préparer le dossier du comité de lecture en lien avec l'autre coordonnateur du service.
- Assurer un premier niveau de relecture juridique des délibérations et veiller à la mise en œuvre des corrections de fond et de forme après le comité de lecture.
- Assurer la coordination des commissions thématiques en lien avec les gestionnaires des SAR et les chargés de vie institutionnelle.
- Assurer l'organisation de la conférence des maires, du conseil métropolitain, du bureau métropolitain en l'absence du coordonnateur VI plus spécifiquement chargé des instances de la Métropole, de la commission consultative des services publics locaux et du conseil municipal :
- gérer la préparation des séances (convocation, ordre du jour, lien avec les services, etc.) et l'organisation matérielle des séances (réservations des salles, enregistrements, accueil, appariteurs, police...),
- rédiger les déroulés de séance du maire / du président,
- gérer les absences et les pouvoirs des élus,
- être présent lors des séances, veiller au quorum, assurer notamment le comptage des voix, veiller aux émargements ...,
- vérifier la page de garde des délibérations (le chapeau) et la liste des délibérations après séance,
- superviser les opérations de l'après séance avec les chargés de vie institutionnelle (procès-verbal, contrôle de légalité, notifications, etc.),
- veiller à l'affichage légal et aux mesures de publicité particulières (documents budgétaires, rapports d'activité...),
- vérifier les déports et conflits d'intérêts
Activité 2 : gestion de la planification des CCSPL ville d'Orléans et Orléans Métropole, gestion de la préparation de cette commission, de sa convocation, gestion du compte-rendu de chaque séance (après y avoir assisté)
Activité 3 : gestion des décisions
- gérer au sein du logiciel Oxyad les décisions rédigées par les services : contrôler les délégations, la rédaction et la mise en forme des actes, gérer les circuits de validation et de signature, assurer l'interface avec les services émetteurs.
- assurer la transmission des décisions au contrôle de légalité et la notification de certains actes.
- établir en prévision de chaque conseil, un état récapitulatif des décisions et préparer la partie décisions du recueil des actes administratifs.
Activité 4 : pilotage de la mise en place des procédures et formation des nouveaux arrivants
- créer, harmoniser et formaliser les procédures des deux collectivités,
- assurer la formation des nouveaux arrivants.
Activités 5 : Intérim et polyvalence
Vous assurez l'intérim de votre binôme en cas d'absence.
Il pourra vous être demandé ponctuellement un appui au titre de la polyvalence entre les agents du service vie institutionnelle.
Profils recherchés
Bonne connaissance du milieu des collectivités territoriales et des règles relatives à la gestion des instances
Contact et modalités de candidature
Contact
0238787575
Informations complémentaires
Temps de travail annuel : 1 607 heures
Horaires variables ou fixes
Pose des congés contrainte par les échéances des instances (jours d'envoi, séances...)
Disponibilité en soirée les jours des instances et de la CCSPL
Lieu de travail : Centre Municipal
Télétravail possible en fonction des contraintes du service
Horaires variables ou fixes
Pose des congés contrainte par les échéances des instances (jours d'envoi, séances...)
Disponibilité en soirée les jours des instances et de la CCSPL
Lieu de travail : Centre Municipal
Télétravail possible en fonction des contraintes du service
Adresse de l'employeur
MÉTROPOLE D'ORLÉANS
>5 place du 6-juin-1944 CS 95801
45058 ORLEANS CEDEX 1
>5 place du 6-juin-1944 CS 95801
45058 ORLEANS CEDEX 1
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.