secrétaire de syndicat scolaire
Offre n° O045240423000516
Publiée le 23/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
BRICY
Poste à pourvoir le
05/06/2024
Date limite de candidature
07/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un changement de temps de travail
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Le Président / La Vice-Présidente
Missions / conditions d'exercice
Assurer l'accueil physique et téléphonique des familles
Accueillir, renseigner et orienter les familles
Délivrer des dossiers et aider à leur compréhension et rédaction
Gestion du secrétariat
Gestion du téléphone : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services (Recevoir, filtrer et transmettre les informations et demandes)
Réception, traitement et diffusion de l'information : enregistrement du courrier départ/arrivé, transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l'information en général, traitement des mails
Réceptionner et préparer les demandes administratives diverses
Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, procès-verbaux, rapports...) tri, classement
Rédiger la correspondance courante, taper le courrier et le mettre à la signature
Rédiger des attestations diverses
Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques
Apprécier et gérer les urgences, organiser les priorités
Suivre les renouvellements des différents contrats engageant le SIS
Garantir la qualité des écrits (courriers, rapports...) et des dossiers avant signature
Aider à l’élaboration du budget
Assurer la facturation (mandats, titres…)
Garantir l'image du SIS
Assurer un suivi
Collecter et relayer les informations entre les services et le Président
Gestion des moyens matériels
Assurer la commande des fournitures administratives nécessaires
Participer à la mise en œuvre des politiques déclinées par le SIS
Rédiger les arrêtés et les délibérations pris par le Président et les membres du SIS
Participer à l'organisation du fonctionnement des services
Proposer des nouveaux outils et de nouvelles idées de travail
Accueillir, renseigner et orienter les familles
Délivrer des dossiers et aider à leur compréhension et rédaction
Gestion du secrétariat
Gestion du téléphone : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services (Recevoir, filtrer et transmettre les informations et demandes)
Réception, traitement et diffusion de l'information : enregistrement du courrier départ/arrivé, transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l'information en général, traitement des mails
Réceptionner et préparer les demandes administratives diverses
Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, procès-verbaux, rapports...) tri, classement
Rédiger la correspondance courante, taper le courrier et le mettre à la signature
Rédiger des attestations diverses
Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques
Apprécier et gérer les urgences, organiser les priorités
Suivre les renouvellements des différents contrats engageant le SIS
Garantir la qualité des écrits (courriers, rapports...) et des dossiers avant signature
Aider à l’élaboration du budget
Assurer la facturation (mandats, titres…)
Garantir l'image du SIS
Assurer un suivi
Collecter et relayer les informations entre les services et le Président
Gestion des moyens matériels
Assurer la commande des fournitures administratives nécessaires
Participer à la mise en œuvre des politiques déclinées par le SIS
Rédiger les arrêtés et les délibérations pris par le Président et les membres du SIS
Participer à l'organisation du fonctionnement des services
Proposer des nouveaux outils et de nouvelles idées de travail
Profils recherchés
Compétences du poste :
Compétences techniques à acquérir :
Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales
Connaître le cadre réglementaire des actes administratifs
Connaître les techniques de rédaction administrative
Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante
Compétences relationnelles :
Maîtriser les techniques de communication
Savoir-faire (prioriser, gérer l'urgence, anticiper, communiquer, négocier, rédiger, prendre des initiatives, travailler en équipe, coordonner, obtenir des résultats, respecter les délais, synthétiser, organiser)
Savoir être (réactif, diplomate, rigoureux, méthodique, discret, disponible, autonome, force de proposition, dynamique, fiable)
Caractéristiques particulières : Disponibilité, discrétion
Particularités du poste et/ou contraintes spécifiques :
Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
Gestion simultanée de différents dossiers
Garant de l'image du service public, l'agent doit avoir une attitude, un comportement et une tenue vestimentaire irréprochable
Grande disponibilité vis-à-vis des familles
Standard téléphonique
Situation de contact avec le public
Compétences techniques à acquérir :
Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales
Connaître le cadre réglementaire des actes administratifs
Connaître les techniques de rédaction administrative
Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante
Compétences relationnelles :
Maîtriser les techniques de communication
Savoir-faire (prioriser, gérer l'urgence, anticiper, communiquer, négocier, rédiger, prendre des initiatives, travailler en équipe, coordonner, obtenir des résultats, respecter les délais, synthétiser, organiser)
Savoir être (réactif, diplomate, rigoureux, méthodique, discret, disponible, autonome, force de proposition, dynamique, fiable)
Caractéristiques particulières : Disponibilité, discrétion
Particularités du poste et/ou contraintes spécifiques :
Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
Gestion simultanée de différents dossiers
Garant de l'image du service public, l'agent doit avoir une attitude, un comportement et une tenue vestimentaire irréprochable
Grande disponibilité vis-à-vis des familles
Standard téléphonique
Situation de contact avec le public
Contact
Contact
0219230515
Informations complémentaires
envoyer cv et lettre de motivation à l'adresse suivante: syndicatscolaire@bricy.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.