Assistant administratif - Officier d'Etat Civil (h/f)
Offre n° O045260925001421
Publiée le 25/09/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
173 Rue Jean Zay, Saint-Jean-de-Braye (Loiret (45))
Poste à pourvoir le
01/11/2026
Date limite de candidature
25/10/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La ville de Saint-Jean de Braye, est située dans la première couronne de la Métropole d’Orléans, dont elle fait partie (22 communes), en région Centre Val de Loire et à une heure de Paris Saint-Jean de Braye, la ville qui bouge entre Loire et Forêt, est une ville dynamique et attractive.
Située entre Loire et Forêt, au cadre de vie préservé, elle est labellisée au Patrimoine Mondial de l'UNESCO, pour la beauté de ses paysages culturels et naturels. Elle est par ailleurs, depuis 2019, reconnue territoire engagé pour la nature.
Forte de sa centaine d’associations et de ses comités de quartier, elle concerte et fait participer régulièrement ses habitants aux décisions municipales.
Elle possède sur son territoire plusieurs zones économiques et d’activités, de nombreuses entreprises, dont les usines de fabrication de Dior.
Elle dispose des atouts d’une commune urbaine de la première couronne orléanaise où toutes les mixités sont préservées (sociales, urbaines, environnementales) et elle possède d’ailleurs
deux écoquartiers.
PROFIL DE POSTE
Sous l’autorité de la responsable du service, vous participerez à l’activité du service en matière d’accueil des usagers, d’actes d’état civil, de gestion des cimetières et de la mise en œuvre
des élections et assurerez l’encadrement direct du service en son absence.
Située entre Loire et Forêt, au cadre de vie préservé, elle est labellisée au Patrimoine Mondial de l'UNESCO, pour la beauté de ses paysages culturels et naturels. Elle est par ailleurs, depuis 2019, reconnue territoire engagé pour la nature.
Forte de sa centaine d’associations et de ses comités de quartier, elle concerte et fait participer régulièrement ses habitants aux décisions municipales.
Elle possède sur son territoire plusieurs zones économiques et d’activités, de nombreuses entreprises, dont les usines de fabrication de Dior.
Elle dispose des atouts d’une commune urbaine de la première couronne orléanaise où toutes les mixités sont préservées (sociales, urbaines, environnementales) et elle possède d’ailleurs
deux écoquartiers.
PROFIL DE POSTE
Sous l’autorité de la responsable du service, vous participerez à l’activité du service en matière d’accueil des usagers, d’actes d’état civil, de gestion des cimetières et de la mise en œuvre
des élections et assurerez l’encadrement direct du service en son absence.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
- Accueil physique et téléphonique des usagers (plus de 50% de son temps de travail)
- Participation aux projets du service et aux groupes de travail dédiés
- Enregistrement, conservation, mise à jour et délivrance des actes d'état civil
- Enregistrement, modification et dissolution de PACS
- Enregistrement et transcription des mariages
- Démarches relevant des formalités administratives : cartes nationales d’identité, passeports, recensement militaire, légalisations de signatures, certifications conformes de documents, certificats de vie...
- Participation aux scrutins électoraux en qualité de référent
Activités :
- Accueillir et renseigner le public (plus de 50% de son temps de travail)
- Gérer les déclarations et établir les actes d'état civil (naissance, mariage, adoption, décès, changement de nom, changement de prénom, etc.)
- Délivrer les livrets de famille et tenir les registres
- Établir les dossiers de mariage et de PACS
- Gérer les démarches liées aux formalités administratives : cartes nationales d’identité, passeports, recensement militaire, légalisations de signatures, certifications conformes de documents, certificats de vie...
- Accueil physique et téléphonique des usagers (plus de 50% de son temps de travail)
- Participation aux projets du service et aux groupes de travail dédiés
- Enregistrement, conservation, mise à jour et délivrance des actes d'état civil
- Enregistrement, modification et dissolution de PACS
- Enregistrement et transcription des mariages
- Démarches relevant des formalités administratives : cartes nationales d’identité, passeports, recensement militaire, légalisations de signatures, certifications conformes de documents, certificats de vie...
- Participation aux scrutins électoraux en qualité de référent
Activités :
- Accueillir et renseigner le public (plus de 50% de son temps de travail)
- Gérer les déclarations et établir les actes d'état civil (naissance, mariage, adoption, décès, changement de nom, changement de prénom, etc.)
- Délivrer les livrets de famille et tenir les registres
- Établir les dossiers de mariage et de PACS
- Gérer les démarches liées aux formalités administratives : cartes nationales d’identité, passeports, recensement militaire, légalisations de signatures, certifications conformes de documents, certificats de vie...
Profils recherchés
Connaissances :
- Code général des collectivités territoriales, code électoral, code civil, IGREC
- Logiciels dédiés (MAESTRO / MELODIE / ADAGIO / ESPACE AGENTS / SOPRANO / COMEDEC / OPEN CIMETIERE / ANTS / BISES / HUBEE / MAARCH / WEBDELIB / INCOVAR / INSER / EIREL...)
- Procédures administratives
- Acteurs institutionnels (Préfecture, Procureur, INSEE, service national)
- Expression orale et écrite
Savoir-faire :
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, mariages, etc.) ; apprécier la demande au regard de différents documents ; contrôler l'authenticité des attestations fournies ; établir les différents actes d'état civil ; signaler le caractère inopportun d'un prénom
- Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil ; expliquer l'indivisibilité de la filiation et les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
- Recevoir les couples souhaitant se marier ou se pacser ; apprécier les actes d'état civil du pays d'origine ; établir les actes de publication en vue de leur affichage ; préparer le livret de famille
- Délivrer sur demande des extraits de registres ; contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés ; rédiger des mentions et des courriers
- Délivrer les formalités administratives ( CNI / passeports etc...)
Savoir-être :
- Soucis de progresser
- Rigueur et méthode
- Sens du travail en commun
- Sens du service public
- Efficacité
- Implication, motivation
- Capacité d’écoute
- Autonomie
- Ponctualité et disponibilité
- Adaptabilité
- Code général des collectivités territoriales, code électoral, code civil, IGREC
- Logiciels dédiés (MAESTRO / MELODIE / ADAGIO / ESPACE AGENTS / SOPRANO / COMEDEC / OPEN CIMETIERE / ANTS / BISES / HUBEE / MAARCH / WEBDELIB / INCOVAR / INSER / EIREL...)
- Procédures administratives
- Acteurs institutionnels (Préfecture, Procureur, INSEE, service national)
- Expression orale et écrite
Savoir-faire :
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, mariages, etc.) ; apprécier la demande au regard de différents documents ; contrôler l'authenticité des attestations fournies ; établir les différents actes d'état civil ; signaler le caractère inopportun d'un prénom
- Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil ; expliquer l'indivisibilité de la filiation et les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
- Recevoir les couples souhaitant se marier ou se pacser ; apprécier les actes d'état civil du pays d'origine ; établir les actes de publication en vue de leur affichage ; préparer le livret de famille
- Délivrer sur demande des extraits de registres ; contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés ; rédiger des mentions et des courriers
- Délivrer les formalités administratives ( CNI / passeports etc...)
Savoir-être :
- Soucis de progresser
- Rigueur et méthode
- Sens du travail en commun
- Sens du service public
- Efficacité
- Implication, motivation
- Capacité d’écoute
- Autonomie
- Ponctualité et disponibilité
- Adaptabilité
Contact et modalités de candidature
Contact
0238524040
Informations complémentaires
Pour tout renseignement, veuillez contacter Madame Émilie THOMAS, directrice de la vie institutionnelle et citoyenne au 02.38.52.40.09, ou Madame Roselyne MALAIZE, responsable du service état civil, cimetière, élections au 02.38.52.40.82
Les personnes intéressées sont invitées à adresser une candidature (lettre de motivation +
CV + dernier arrêté de situation administrative pour les titulaires) avant le 25 octobre 2026 (délai de rigueur) à la direction des ressources humaines :
Monsieur le Maire
Direction des Ressources Humaines
174 Rue Jean Zay
45801 SAINT-JEAN DE BRAYE CEDEX
ou via le site de la ville :
https://www.saintjeandebraye.fr/ma-ville-au-quotidien/emploi-vie-economique/recrutement/
ou à l’adresse mail : recrutement@ville-saintjeandebraye.fr
Les personnes intéressées sont invitées à adresser une candidature (lettre de motivation +
CV + dernier arrêté de situation administrative pour les titulaires) avant le 25 octobre 2026 (délai de rigueur) à la direction des ressources humaines :
Monsieur le Maire
Direction des Ressources Humaines
174 Rue Jean Zay
45801 SAINT-JEAN DE BRAYE CEDEX
ou via le site de la ville :
https://www.saintjeandebraye.fr/ma-ville-au-quotidien/emploi-vie-economique/recrutement/
ou à l’adresse mail : recrutement@ville-saintjeandebraye.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.