Gestionnaire Administrative (h/f)
Offre n° O045261001000853
Publiée le 01/10/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
6 rue Gambetta, Montargis (Loiret (45))
Poste à pourvoir le
01/11/2026
Date limite de candidature
31/10/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Gestionnaire administrative du service Monde Patriotique-Seniors-Jumelage.
Missions / conditions d'exercice
ATTRIBUTIONS ET FONCTIONS :
• Suivi du recensement des centenaires de la commune
• Mise à jour des fichiers Seniors (IMPLICITE) : environ 2400 personnes
• Mise à jour des fichiers des maisons de retraite (IMPLICITE)
• Préparation et suivi des inscriptions aux activités
- réservation des locaux et demande de mise en place
- préparation des fascicules et cartes d’inscription
- création d’un programme pour chaque activité remis aux seniors lors de leur inscription
- saisie des inscriptions pour chaque activité sur le logiciel seniors
- mise à jour des inscriptions (nouvelle inscription/annulation/transfert sur une autre date)
- création des supports pour les inscriptions (animations, sorties, voyages, colis, etc.)
- Faire marché voyages Seniors, ouverture plis, choix, synthèse, inscriptions.
• Tenue des dossiers des activités
- préparation du listing de ramassage du bus + listing de la répartition des chambres (pour les voyages avec nuitées)
- préparation du dossier emporté par les accompagnateurs le jour de la sortie
- préparation de la réunion de concertation (bilan activités, présentation livret seniors,..)
- organisation et distribution des colis de Noël + distribution dans les maisons de retraite et à domicile
- divers bilans sur l’ensemble des activités
• Tenue des distributions de colis
- Faire marché, ouverture plis, choix, synthèse, inscriptions, distributions.
• Enregistrement, tri et sélection des photos prises pendant les voyages
• Classement de brochures diverses sur la documentation touristique
• Classement de brochures diverses sur les aides sociales, activités, associations pour les seniors
• Archivage annuel des dossiers Seniors
• Accueil du public et accueil téléphonique
• Secrétariat divers, aide aux mises sous plis
• Animations diverses, accompagnement et prise en charge de groupes lors de sorties seniors, si nécessaire
• Polyvalence Monde Patriotique
• Gestion du budget : Seniors
- Faire des recherches de devis
- Régies d’avances (1chéquier), suppléante
- Etablissement de bons d’engagement de dépenses
- Enregistrement de factures d’après les bons d’engagement
- Archivages bons d’engagements
• Missions attachées aux vins d’honneurs
- Mise en place, service et rangements des vins d’honneurs (ponctuels)
- Gérer les inventaires de la cave sur informatique (Excel) + stocks physiques si nécessaire
- Réceptionner les marchandises livrées sur place
- Livrer les marchandises pour les vins d’honneurs qui ont lieu hors de la mairie, avec ou sans service et par la suite récupérer les excédents (si nécessaire)
- Laver la vaisselle qui a été utilisée lors des vins d’honneurs (ponctuels)
Activités au Foyer RESTAURANT Émile COUSIN
• Une année sur deux, présence au repas de Noël
SPECIFICITES DU POSTE :
Transport des seniors (MPSJ) + très ponctuellement (foyer Émile Cousin) si nécessaire
Travail du lundi au vendredi midi et en fonction des besoins de service (programmation seniors et cérémonies les week-end et jours fériés).
• Suivi du recensement des centenaires de la commune
• Mise à jour des fichiers Seniors (IMPLICITE) : environ 2400 personnes
• Mise à jour des fichiers des maisons de retraite (IMPLICITE)
• Préparation et suivi des inscriptions aux activités
- réservation des locaux et demande de mise en place
- préparation des fascicules et cartes d’inscription
- création d’un programme pour chaque activité remis aux seniors lors de leur inscription
- saisie des inscriptions pour chaque activité sur le logiciel seniors
- mise à jour des inscriptions (nouvelle inscription/annulation/transfert sur une autre date)
- création des supports pour les inscriptions (animations, sorties, voyages, colis, etc.)
- Faire marché voyages Seniors, ouverture plis, choix, synthèse, inscriptions.
• Tenue des dossiers des activités
- préparation du listing de ramassage du bus + listing de la répartition des chambres (pour les voyages avec nuitées)
- préparation du dossier emporté par les accompagnateurs le jour de la sortie
- préparation de la réunion de concertation (bilan activités, présentation livret seniors,..)
- organisation et distribution des colis de Noël + distribution dans les maisons de retraite et à domicile
- divers bilans sur l’ensemble des activités
• Tenue des distributions de colis
- Faire marché, ouverture plis, choix, synthèse, inscriptions, distributions.
• Enregistrement, tri et sélection des photos prises pendant les voyages
• Classement de brochures diverses sur la documentation touristique
• Classement de brochures diverses sur les aides sociales, activités, associations pour les seniors
• Archivage annuel des dossiers Seniors
• Accueil du public et accueil téléphonique
• Secrétariat divers, aide aux mises sous plis
• Animations diverses, accompagnement et prise en charge de groupes lors de sorties seniors, si nécessaire
• Polyvalence Monde Patriotique
• Gestion du budget : Seniors
- Faire des recherches de devis
- Régies d’avances (1chéquier), suppléante
- Etablissement de bons d’engagement de dépenses
- Enregistrement de factures d’après les bons d’engagement
- Archivages bons d’engagements
• Missions attachées aux vins d’honneurs
- Mise en place, service et rangements des vins d’honneurs (ponctuels)
- Gérer les inventaires de la cave sur informatique (Excel) + stocks physiques si nécessaire
- Réceptionner les marchandises livrées sur place
- Livrer les marchandises pour les vins d’honneurs qui ont lieu hors de la mairie, avec ou sans service et par la suite récupérer les excédents (si nécessaire)
- Laver la vaisselle qui a été utilisée lors des vins d’honneurs (ponctuels)
Activités au Foyer RESTAURANT Émile COUSIN
• Une année sur deux, présence au repas de Noël
SPECIFICITES DU POSTE :
Transport des seniors (MPSJ) + très ponctuellement (foyer Émile Cousin) si nécessaire
Travail du lundi au vendredi midi et en fonction des besoins de service (programmation seniors et cérémonies les week-end et jours fériés).
Profils recherchés
SAVOIR-FAIRE
-Conscience professionnelle et travailler en autonomie.
-Accueillir, filtrer et orienter les appels et les
demandes téléphoniques ainsi que les personnes,
-Renseigner les interlocuteurs,
-S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs
divers et variés,
-Rédiger un compte rendu des réunions
-Réaliser un suivi budgétaire
-Classer les documents,
-Réaliser un suivi des recettes et dépôt des fonds à la trésorerie
CONNAISSANCES
Bureautique Connaissances informatiques (Word, Excel, Outlook, Logiciel Implicite)
Techniques de secrétariat
Techniques d’accueil physique et téléphonique
Classement et archivage
Communication/relations interprofessionnelles
Gestion administrative
Comptabilité publique M 57
QUALITES ET APTITUDES
Disponibilité, Ponctualité, Assiduité, Organisation…
QUALITES RELATIONNELLES
Esprit d’équipe, accueillant et agréable avec le public (adapté aux personnes âgées), Bon relationnel avec les autres services
-Conscience professionnelle et travailler en autonomie.
-Accueillir, filtrer et orienter les appels et les
demandes téléphoniques ainsi que les personnes,
-Renseigner les interlocuteurs,
-S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs
divers et variés,
-Rédiger un compte rendu des réunions
-Réaliser un suivi budgétaire
-Classer les documents,
-Réaliser un suivi des recettes et dépôt des fonds à la trésorerie
CONNAISSANCES
Bureautique Connaissances informatiques (Word, Excel, Outlook, Logiciel Implicite)
Techniques de secrétariat
Techniques d’accueil physique et téléphonique
Classement et archivage
Communication/relations interprofessionnelles
Gestion administrative
Comptabilité publique M 57
QUALITES ET APTITUDES
Disponibilité, Ponctualité, Assiduité, Organisation…
QUALITES RELATIONNELLES
Esprit d’équipe, accueillant et agréable avec le public (adapté aux personnes âgées), Bon relationnel avec les autres services
Contact et modalités de candidature
Contact
0238951000
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation obligatoires pour l'étude des candidatures
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.