Sous l'autorité du Maire et de la secrétaire générale de mairie, au sein du secrétariat de mairie composé de 4 agents, le/la candidat(e) assurera principalement les missions suivantes du lundi au vendredi :

Accueil et secrétariat de mairie /France SERVICES /Dispositif recueils CNI-Passeports :

- Animation et gestion de la Maison France Services, accompagnement des usagers dans leurs démarches ; chargé.e des remontées statistiques ; interface avec les opérateurs (actualisation des documents fournis, des procédures) et la préfecture ; prépare et assure les Journées portes ouvertes et le Copil annuel, suit le plan de formation, etc.
- En alternance sur la semaine avec un.e collègue, assure l’accueil physique et téléphonique : information, orientation, accompagnement des usagers ;
- En alternance avec ses collègues, gestion du Dispositif de recueil des demandes de titres d’identités (CNI/Passeports) : accueil physique et téléphonique, renseignements sur les formalités, prise de rendez-vous et suivi des plannings, enregistrement des demandes et restitution des titres, échanges avec le CERT et l'ANTS, gestion des recueils complémentaires et traitements en urgence.

Secrétariat du Service Technique :

- Assister le responsable des S.T. : gestion administrative des demandes d'intervention et des réclamations, des DT-DICT, des permissions de voirie, correspondance, suivi des plannings et des fiches travaux agents, extraction et synthèse des données pour calculs de temps passé et coûts, synthèse annuelle du coût de la compétence voirie avec l’intercommunalité, etc.
- Piloter l’agent chargé de la station d’épuration dans la collecte des données à remonter à l’ARS, saisir les données mensuelles sur Vers’eau et assurer l’interface avec le SYDED pour l’établissement du RPQS annuel, mettre à jour les fichiers assainissement collectif et non collectif ;
– Préparation d’arrêtés municipaux de stationnement et circulation, occupation du domaine public ;
- Déclaration, suivi des dossiers manifestations sportives sur la plateforme idoine ;
- Assurer le suivi et les mises à jour du Document unique ;
- Participation aux travaux d’élaboration, de suivi et mise à jour du Plan Communal de Sauvegarde en relation avec le maire, les élus, les administrés désignés « relais de quartier ».

Gestion des dossiers d’Urbanisme, en collaboration avec l'élu en charge, en appui à une collègue, vous aurez à gérer des missions d'urbanisme :

- Renseignement des administrés, aide à la constitution et à la complétude des dossiers (CU, DP, PC, DIA),
- Enregistrement des pièces et suivi des demandes dans le logiciel Clicmap, affichage, etc., en relation avec l'intercommunalité, le STAP et les gestionnaires de réseaux,
- Gestion des AT/ERP en relation avec le SDIS et la DDT,
- Gestion des dossiers SPANC

Appui administratif pour la SGM et pour les élus, en alternance avec 2 collègues :

- Rédiger, mettre en forme et valoriser les supports écrits (courriers, convocations, comptes rendus, présentations, etc.)
- Gérer et mettre en signature les arrêtés municipaux et débits de boissons provisoires, les avis de manifestations sportives, etc. en lien avec le responsable des services techniques et la SGM
- Inscription des nouveaux élèves sur la plateforme ONDE,
- Correspondances administratives diverses à la demande des élus, de la S.G.M.,
- Enregistrement des congés du personnel,
- Dépôt des marchés publics sur la plateforme dédiée,
- Travaux divers de bureautique (création de notes, tableaux, affiches, etc.),
- Programmer et gérer les rendez-vous des élus et du Conciliateur de Justice,
- Organisation et coordination du recensement de la population (INSEE) tous les cinq ans

Communication :

En alternance avec une collègue, élaboration de supports de communication :

- Mise en conformité au RGPD des documents et supports de communication,
- Rédaction-conception de communiqués et de dossiers de presse, invitations, réunions publiques, affiches, documents d’informations (PCS, document unique…),
- Assure le lien avec la presse locale et les administrateurs sur les réseaux,
- Gestion du site internet (rédaction et actualisation) et des comptes Facebook, Instagram, Intramuros et Lumiplan de la commune.

Appui à l'organisation des élections avec une collègue :

- Inscriptions et radiations sur la liste électorale,
- Participation aux réunions de la commission de révision des listes électorales, préparation du bureau et suivi des opérations de vote,
- Respect des procédures liées aux scrutins (utilisation des plateformes ELIRE et EIREL, dépouillement, diffusion des résultats...)


Conditions d’exercice du poste :

- Gestion simultanée de différents dossiers
- Participation et animation ponctuelles de commissions communales
- Travail sur écran
- Possibilité d’être mobilisé les dimanches (pour les élections) avec compensations
- 35 h par semaine, horaires réguliers, sans télétravail, du lundi au vendredi
- Formations régulières de professionnalisation et de perfectionnement

Relations fonctionnelles :
- Relations en interne avec le supérieur hiérarchique, le responsable des Services techniques, les élus et les services de la collectivité ;
- Relations en externe avec les services du Grand Figeac, d’autres collectivités ou des syndicats, les services de l’État, les fournisseurs, les administrés, les associations, etc.