Responsable du Secrétariat Général
Offre n° O047251003000117
Publiée le 03/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de l'hôtel de ville, Miramont-de-Guyenne (Lot-et-Garonne)
Poste à pourvoir le
04/11/2025
Date limite de candidature
02/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Le Responsable du secrétariat général assure le suivi administratif quotidien des activités du service : traitement du courrier, gestion de l’agenda, préparation et suivi du conseil municipal, gestion des dossiers administratifs en lien avec tous les services. Il supervise également le service Etat-civil/Elections/Citoyenneté.
Missions / conditions d'exercice
1. Gestion administrative du service :
• Accueil téléphonique des usagers, partenaires et institutions, gestion de l’agenda et des instances,
• Réception, enregistrement et traitement des courriers (entrants/sortants),
• Gestion et suivi des actes juridiques du service (décisions, arrêtés, comptes rendus…)
• Saisie, mise à jour et suivi de documents administratifs et listings,
• Préparation et suivi du budget du service.
2. Préparation et suivi du conseil municipal
• Gestion logistique (réservation, préparation de salle),
• Elaboration des documents préparatoires : convocation, note de synthèse, annexes…
• Rédaction des délibérations, comptes rendus d’activité, motion…
• Transmission contrôle de légalité,
• Exécution du conseil municipal pour tous les services,
3. Supervision du service Etat-civil/Elections/Citoyenneté
• Encadrement des 2 agents du service qui délivrent les actes naissance, décès, mariages, transcriptions, CNI, passeport, inscriptions listes électorales, recensement citoyen…)
• Veille juridique droit civil, droit électoral, funéraire…
• Gestion du planning des rendez-vous, et des congés du service,
• Organisation des élections et des cérémonies commémoratives.
• Accueil téléphonique des usagers, partenaires et institutions, gestion de l’agenda et des instances,
• Réception, enregistrement et traitement des courriers (entrants/sortants),
• Gestion et suivi des actes juridiques du service (décisions, arrêtés, comptes rendus…)
• Saisie, mise à jour et suivi de documents administratifs et listings,
• Préparation et suivi du budget du service.
2. Préparation et suivi du conseil municipal
• Gestion logistique (réservation, préparation de salle),
• Elaboration des documents préparatoires : convocation, note de synthèse, annexes…
• Rédaction des délibérations, comptes rendus d’activité, motion…
• Transmission contrôle de légalité,
• Exécution du conseil municipal pour tous les services,
3. Supervision du service Etat-civil/Elections/Citoyenneté
• Encadrement des 2 agents du service qui délivrent les actes naissance, décès, mariages, transcriptions, CNI, passeport, inscriptions listes électorales, recensement citoyen…)
• Veille juridique droit civil, droit électoral, funéraire…
• Gestion du planning des rendez-vous, et des congés du service,
• Organisation des élections et des cérémonies commémoratives.
Profils recherchés
Savoirs :
• Connaissances du fonctionnement d’une collectivité territoriale,
• Connaissances de l’environnement juridique des collectivités notamment relatif à la tenue des instances, au service état-civil/élections/citoyenneté,
• Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook),
• Connaissances élémentaires en suivi technique (types de travaux, maintenance...).
Savoir-faire :
• Assurer la veille juridique des services,
• Organiser son travail avec méthode et rigueur,
• Reporting à la direction générale et aux élus,
• Maîtriser la saisie informatique, réaliser des tableaux de bord de l’activité.
Savoir-être :
• Sens du service public, discrétion et confidentialité,
• Ponctualité, réactivité, fiabilité,
• Esprit d’équipe et adaptabilité,
• Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle,
• Sens de l’écoute et de la communication.
Spécificité du poste :
• Possibilité d’horaires décalées en soirée (conseil municipal) et les week-ends lors pour les élections. Possibilité de présence requise pour certains évènements (inaugurations, présentations…)
• Changement d’horaire ponctuel selon les besoins du service.
• Connaissances du fonctionnement d’une collectivité territoriale,
• Connaissances de l’environnement juridique des collectivités notamment relatif à la tenue des instances, au service état-civil/élections/citoyenneté,
• Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook),
• Connaissances élémentaires en suivi technique (types de travaux, maintenance...).
Savoir-faire :
• Assurer la veille juridique des services,
• Organiser son travail avec méthode et rigueur,
• Reporting à la direction générale et aux élus,
• Maîtriser la saisie informatique, réaliser des tableaux de bord de l’activité.
Savoir-être :
• Sens du service public, discrétion et confidentialité,
• Ponctualité, réactivité, fiabilité,
• Esprit d’équipe et adaptabilité,
• Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle,
• Sens de l’écoute et de la communication.
Spécificité du poste :
• Possibilité d’horaires décalées en soirée (conseil municipal) et les week-ends lors pour les élections. Possibilité de présence requise pour certains évènements (inaugurations, présentations…)
• Changement d’horaire ponctuel selon les besoins du service.
Contact et modalités de candidature
Contact
0553932052
Informations complémentaires
Les candidatures devront être transmises via la plateforme Emploi Territorial, ou par courrier (adressé à M. le Maire, Place de l'Hôtel de Ville, 47800 Miramont de Guyenne) ou par mail à frh@miramontdeguyenne.fr.
Une lettre de motivation et un curriculum vitae sont requis.
Une lettre de motivation et un curriculum vitae sont requis.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.