Placé sous l'autorité de la Direction :

Missions
Placé sous l'autorité auprès de la Direction de l'Immobilier, agent.e chargé.e d'assurer l'accueil, l'administration en appui de la Direction de l'immobilier, le suivi du marché de mandat de MOUV et des opérations de travaux menées sous mandat de MOUV

Organisation de l'agenda de la direction :
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés...).
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, conférences téléphoniques...)
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la Direction de l'Immobilier (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions...) : enregistrement, attribution et classement des courriers et parapheurs
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
- Organiser et planifier des réunions relatives au suivi des opérations - réunions d'aide aux décisions : comités techniques, comités de pilotages, réunions périodiques prévues au marché de mandat, visites techniques collèges et bâtiments, dialogues de gestion des collèges avec les élus.
- Tenue des agendas.
- Réservations des salles.
- Préparations des fonds de dossiers en privilégiant la dématérialisation.
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- Réponse à certaines demandes d'information : plannings des astreintes, grévistes, etc.
- Saisie dans ADELE et suivi des rapports CP, VP, etc.

Gestion et suivi et archivage des documentation, comptes rendus, courriers, etc :
- Réceptionner et trier le courrier.
- Suivi et contrôle des courriers dans l'application dédiée (AIRS courriers) et classement dématérialisé.
- Assister aux réunions du réseau des assistantes
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information) : archivage dématérialisé de tous les documents techniques, administratifs, financiers et juridiques (AT, PC, INRAP, etc.) des opérations de travaux, notamment du mandataire.
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...).
- Gérer les notes de frais de la direction.
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.


Activités relatives à l'exécution des mandats de Maitrise Ouvrage :
- Suivi des documents dus dans le cadre du marché de Mandat de Maitrise Ouvrage et des opérations de travaux menées sous mandat de maitrise d'ouvrage (annexe du CCTP)
- Remplissage (Élaborer et compléter) des tableaux de bord relatifs au suivi du marché de mandat - maitrise d'ouvrage et opérations de travaux
- Alerte de la hiérarchie sur la tenue des délais, la complétude des documents envoyés, etc. (CR de réunions- RAO/CAO - Fiches choix de procédures - fiches planning et financiers - bons de commandes ...etc.
- Préparation des relances pour les documents dus...en appui du Service travaux.
- Recueil et échanges des documents, sur la plateforme WEB pour un travail collaboratif entre le mandataire et le Département : tableau de bord, classement, alerte sur les délais, apurement, archivage
- Suivi des demandes faites au mandataire, des réponses apportées