Activités et tâches principales du poste :

- Participer à la définition, à la mise en œuvre et au suivi de la politique d'archivage papier et numérique de la collectivité.
- Assurer la gestion, l'organisation, le classement, la conservation et la valorisation des archives.
- Assurer la mission de référent interne de la collectivité dans le cadre du DPO mutualisé assuré par le Centre de gestion.
- Contribuer à la mise en conformité de la collectivité avec la réglementation relative à la protection des données personnelles (RGPD).
- Assurer le lien entre les services de la collectivité et le Centre de gestion pour toutes les questions relatives à la protection des données.
- Apporter un soutien administratif, méthodologique et organisationnel aux services de la collectivité.
- Participer à toute mission administrative, d'étude, de suivi ou de coordination confiée par l'autorité territoriale en fonction des besoins du service.
- Contribuer à l'identification, à l'expérimentation, à la mise en œuvre et au suivi des outils d'intelligence artificielle (IA) destinés à améliorer l'organisation, la qualité du service rendu, la gestion documentaire et l'efficience des processus administratifs, dans le respect de la réglementation applicable, notamment en matière de protection des données, de sécurité des systèmes d'information et d'éthique.
Archivage :

- Élaborer et proposer une politique d'archivage papier et numérique.
- Mettre en œuvre les procédures d'archivage.
- Élaborer et maintenir le plan de classement.
- Rédiger et actualiser les procédures de gestion documentaire.
- Organiser les espaces de stockage et assurer leur suivi.
- Garantir la conservation, la traçabilité, l'accessibilité et la communication des archives.
- Accompagner les services dans les bonnes pratiques de gestion documentaire.

Protection des données (RGPD) :

Dans le cadre de la mission de DPO mutualisé assurée par le Centre de gestion :

- Assurer le lien entre les services de la collectivité et le Centre de gestion.
- Constituer l'interlocuteur privilégié du DPO mutualisé au sein de la collectivité.
- Préparer, recueillir et transmettre les informations nécessaires au suivi des dossiers RGPD.
- Participer à la mise en œuvre des préconisations formulées par le Centre de gestion.
- Contribuer à la réalisation et à l'actualisation des audits de conformité.
- Élaborer, mettre à jour et assurer le suivi des registres des traitements de données.
- Accompagner les services dans l'application des règles relatives à la protection des données personnelles.
- Sensibiliser et informer les agents aux bonnes pratiques en matière de protection des données.
- Alimenter, mettre à jour et assurer le suivi du logiciel MADIS.
- Assurer une veille réglementaire en lien avec le Centre de gestion.
- Participer au traitement des demandes relatives à l'exercice des droits des personnes concernées.
- Contribuer à la diffusion d'une culture de la protection des données au sein de la collectivité.

Intelligence artificielle et transformation numérique :

- Assurer une veille sur les usages de l'intelligence artificielle applicables aux collectivités territoriales.
- Identifier les besoins des services pouvant bénéficier de solutions d'intelligence artificielle.
- Participer à l'expérimentation, au déploiement et à l'évaluation des outils d'intelligence artificielle validés par la collectivité.
- Accompagner les services dans l'appropriation des nouveaux outils et des bonnes pratiques d'utilisation.
- Élaborer des procédures et recommandations relatives à l'utilisation de l'intelligence artificielle.
- Veiller à la conformité des usages avec le RGPD, les règles de sécurité des systèmes d'information, les recommandations du Centre de gestion et les orientations de la collectivité.
- Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs en s'appuyant sur les outils numériques et l'intelligence artificielle.
- Participer à la sensibilisation des agents aux opportunités, aux limites et aux risques liés à l'utilisation de l'intelligence artificielle.







Appui administratif et transversal :

- Participer à la gestion du courrier, des dossiers administratifs et des procédures internes.
- Contribuer à la rédaction de notes, courriers, comptes rendus, tableaux de bord et documents administratifs.
- Participer aux projets transversaux de la collectivité.
- Assurer un renfort administratif auprès des services en fonction des besoins identifiés.
- Réaliser toute mission administrative ou technique relevant du cadre d'emplois confiée par la hiérarchie dans l'intérêt du bon fonctionnement des services.

Activités complémentaires :

- Participer à des groupes de travail et projets d'amélioration des procédures.
- Assurer des missions ponctuelles liées à l'organisation des services.
- Remplacer ou assister ponctuellement d'autres agents sur des missions administratives compatibles avec les compétences de l'agent.
- Participer à toute action nécessaire à la continuité du service public.

Conditions particulières :

Les missions confiées sont exercées dans le respect du grade détenu par l'agent et sont susceptibles d'évoluer en fonction des besoins de la collectivité, de l'organisation des services, des projets engagés et des priorités définies par l'autorité territoriale.