assistant(e) adminstratif(ve)
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Offre n° O049230701104474
Publiée le 04/07/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
résidence autonomie le village du parc andard, Loire-Authion (Maine-et-Loire)
Poste à pourvoir le
01/10/2023
Date limite de candidature
02/09/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
17h30 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
L'Assistant Administratif assure principalement des missions d'accueil des habitants de la résidence, des familles et des partenaires. En lien avec l'assistante de direction de la résidence, il effectue différentes tâches qui lui sont déléguées.
Missions / conditions d'exercice
1. Accueil :
- Assure l'accueil physique et téléphonique des habitants, de leur proches, des partenaires, des fournisseurs...
- Informe les prospects, donnes les documents types.
- Gère le courrier et mails sur la boîte secrétariat et alerte l'assistante de direction ou la directrice
- Enregistre et/ou oriente les demandes.
- Communique aux équipes concernées les informations transmises par les habitants (ex : absence au repas, ...).
2. Suivi administratif
- Assure la rédaction des courriers, CR de réunions
- Réalise des affiches ou documents selon charte graphique.
- Actualise les informations sur les documents de la résidence.
- Prépare et transmet le cas échéant divers documents à destination des habitants (menus ; gazettes, attestations, ...).
- En lien avec l'assistante de direction, commande les fournitures administratives.
- En lien avec la coordinatrice de parcours, complète pour le volet résidence les demandes d'aide au logement.
3. Comptabilité :
- En lien avec l'assistante de direction, prépare et/ou assure la facturation des résidents et extérieurs.
5. Entretien / bâtiment
- Recueille les dysfonctionnements techniques et transmets les besoins au responsable maintenance et sécurité.
- Actualise la liste des demandes d'intervention et alerte si besoin la direction des délais de prise en compte.
- Assure l'accueil physique et téléphonique des habitants, de leur proches, des partenaires, des fournisseurs...
- Informe les prospects, donnes les documents types.
- Gère le courrier et mails sur la boîte secrétariat et alerte l'assistante de direction ou la directrice
- Enregistre et/ou oriente les demandes.
- Communique aux équipes concernées les informations transmises par les habitants (ex : absence au repas, ...).
2. Suivi administratif
- Assure la rédaction des courriers, CR de réunions
- Réalise des affiches ou documents selon charte graphique.
- Actualise les informations sur les documents de la résidence.
- Prépare et transmet le cas échéant divers documents à destination des habitants (menus ; gazettes, attestations, ...).
- En lien avec l'assistante de direction, commande les fournitures administratives.
- En lien avec la coordinatrice de parcours, complète pour le volet résidence les demandes d'aide au logement.
3. Comptabilité :
- En lien avec l'assistante de direction, prépare et/ou assure la facturation des résidents et extérieurs.
5. Entretien / bâtiment
- Recueille les dysfonctionnements techniques et transmets les besoins au responsable maintenance et sécurité.
- Actualise la liste des demandes d'intervention et alerte si besoin la direction des délais de prise en compte.
Profils recherchés
- Gestion outil informatique :
o Excel (mise en forme, , formules, tri, filtre...
o Word,
o Logiciels métier
- Connaissance du public séniors
- Compétences rédactionnelles
- Aisance relationnelle (facilité de contact mais savoir aussi différer les sollicitations des habitants)
- Autonomie, Force de proposition,
- Disponibilité, empathie
- Travail en équipe
- Discrétion
- Diplomatie
o Excel (mise en forme, , formules, tri, filtre...
o Word,
o Logiciels métier
- Connaissance du public séniors
- Compétences rédactionnelles
- Aisance relationnelle (facilité de contact mais savoir aussi différer les sollicitations des habitants)
- Autonomie, Force de proposition,
- Disponibilité, empathie
- Travail en équipe
- Discrétion
- Diplomatie
Contact et modalités de candidature
Contact
0241549065
Informations complémentaires
recrutement via un jury
Adresse de l'employeur
CCAS LOIRE AUTHION
>Pôle social, 2 rue Antonio Vivaldi, Brain sur l'Authion
49800 Loire authion
>Pôle social, 2 rue Antonio Vivaldi, Brain sur l'Authion
49800 Loire authion
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.