Vos missions :
• Accueil :
o Participer à l’accueil essentiellement téléphonique et mails et traiter les demandes entrantes,
o Réorienter la demande si nécessaire,
o Filtrer et transmettre les messages,
• Gestion administrative :
o Assurer le lien administratif avec les services de la collectivité,
o Préparer et rédiger des documents administratifs (délibérations, contrats, conventions, courriers, notes, rapports, demandes de subventions…),
o Participer à la préparation et l’organisation de réunions (gestion des agendas, rédaction des convocations et comptes-rendus…),
o Assurer le suivi des invitations des associations,
o Gérer les besoins en matériels et fournitures de la Direction,
o Mettre en place des outils de suivi et d’évaluation (planification, tableaux de bord, rapports d’activité…),
• Gestion comptable et achats :
o Participer au suivi budgétaire des services de la Direction,
o Assurer le suivi comptable : préparer les bons de commande, engager les dépenses, veiller à la validation des factures dans les délais requis…,
o Tenir les régies des bibliothèques et de la piscine estivale,
o Préparer et suivre certains contrats de prestations et marchés publics (GUSO, SACEM …),
• Appui ressources humaines :
o Élaborer et suivre le planning du personnel,
o Suivre les absences des agents (congés, formations, heures supplémentaires, arrêts maladie…),
• Appui communication externe et interne :
o Mettre à jour les supports de communication,
o Participer à la relecture et à la diffusion des supports de communication,
o Contribuer à la circulation de l’information en interne (alimentation des outils communs, classements des outils partagés, mailing…).