Vos missions porteront sur l’accueil, la primo-évaluation de la demande et la première orientation de l’usager. À ce titre, vous instruisez des dossiers d’usagers sur les domaines de l’enfance, l’autonomie, l’insertion.

Le chantier d’amélioration des conditions de travail et du service rendu aux habitants sur la spécialisation des assistants médico-sociaux va aussi impacter cette fonction. Ce poste est donc susceptible d’évolutions importantes courant 2024.

Vous travaillez au sein d’une équipe pluridisciplinaire constituée d’un adjoint au responsable de territoire, de personnels médico-sociaux et d’assistantes médico-sociales.

Activités principales
• Assurer l’accueil du public
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
- Identifier, qualifier et assurer l’orientation de la demande
- Conduire des entretiens pour aider les usagers à la complétude des dossiers et les renseigner sur leurs droits
- Évaluer et gérer les urgences
- Organiser les agendas et prises de rendez-vous avec les interlocuteurs concernés par la demande de l’usager.

• Assurer la coordination administrative et la gestion de dossiers dans le cadre du projet global des dispositifs gérés en territoire de solidarité
- Assurer la gestion du courrier
- Vérifier la complétude des dossiers au regard des procédures et règlements internes
- Assurer la saisie des éléments du dossier, tout au long de la procédure d’instruction, sur le logiciel IODAS pour le champ qui les concerne
- Assurer l’analyse et la synthèse de document (ordonnances du juge…)
- Vérifier la conformité des éléments d’instruction avec les règlements et procédures avant saisie dans le logiciel
- Assurer la rédaction de documents (courriers, notes, compte rendu…)
- Garantir le respect de la mise en forme de documents (rapports …)
- Assurer un rôle de veille et de relance pour le respect des délais d’instruction par les différents acteurs concernés
- Renseigner des tableaux de bord correspondant à leur domaine d’activité
- Assurer le classement et l’archivage des dossiers administratifs
- Organiser les plannings et la logistique de réunions (réservation de salle et de matériel)
- Participer à des réunions d’information et de concertation.

Activités secondaires
- Participer aux actions collectives au sein du territoire (projets culturels, développement social local ….).

Compétences :
Liées à l’accueil du public
- Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique
- Maîtriser les procédures d’accueil dans les territoires de solidarité
- Savoir adapter les conditions d’accueil en fonction des publics et plus particulièrement des publics difficiles
- Savoir identifier la demande, la qualifier et en assurer le traitement
- Savoir conduire des entretiens afin d’accompagner les usagers
- Savoir réagir aux situations d’urgence en identifiant le degré d’urgence
- Savoir s’adapter aux publics de cultures différentes
- Savoir gérer les situations de stress et réguler les tensions.
Liées au suivi administratif de dossiers
- Connaître l’environnement administratif et organisationnel du conseil départemental
- Connaître la charte DOMINO afin d’en garantir le respect sur les documents produits (courriers, notes, rapports…)
- Maîtriser les logiciels de bureautique (word, excel…) et de communication (Outlook)
- Maîtriser les fonctionnalités du logiciel IODAS pour les domaines gérés en territoire de solidarité
- Maîtriser les règles de rédaction administrative
- Savoir rédiger une note de synthèse
- Connaître le cadre réglementaire en matière d’archivage de document administratif
- Connaître les règles en matière de régie d’avance
- Connaître le cadre législatif et réglementaire régissant les domaines gérés dans les territoires (autonomie, enfance, insertion
- Connaître le cadre réglementaire propre à la collectivité dans chacun de ces domaines
- Aptitude à travailler en équipe
- Capacité à s’adapter au changement
- Rigueur, sens de l’organisation.
Profil :
Baccalauréat
Titulaire du permis B.