ACTIVITES

- Assurer un accueil physique et téléphonique du public
Recevoir, filtrer et orienter le public
Connaitre et utiliser l'organisation, l'organigramme et les organismes extérieurs
Avoir une présentation et une attitude professionnelle
Connaitre et appliquer les repères et outils fondamentaux, les techniques d'expression, de communication et relationnelles
Connaitre les techniques d'accueil des usagers
Utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériels mis à disposition
Connaitre et utiliser le standard téléphonique, les annuaires, internet, les progiciels liés à son poste (tel que l'outil de gestion de planning)
Adapter sa communication à des publics différents
Connaitre les caractéristiques des publics

- Renseigner et orienter le public
Délivrer des renseignements oraux et écrits complets, concis
Connaitre et appliquer les directives et procédures d'instruction des dossiers, les procédures de transmission des demandes
Connaitre et appliquer les techniques rédactionnelles

- Traiter les dossiers et saisir des documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, rédiger tous types de documents, comptes rendus
Connaitre et appliquer les techniques de secrétariat (prise de note, mise en forme
de courriers…)
Gérer et actualiser une base d'informations
Connaitre et appliquer les techniques de veille règlementaire
Prendre des initiatives
Vérifier la validité des informations traitées
Contrôler les informations, connaitre les procédures internes

- Assurer la gestion de l'information, classer et archiver les documents
Organiser le classement et l'archivage de dossiers
Connaitre les techniques d'archivage de documents, la dématérialisation de documents

COMPÉTENCES TRANSVERSALES
Respecter les consignes générales de qualité, d'hygiène, de sécurité et d'environnement
Connaître et appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
Travailler, partager et échanger avec l'équipe sur l'activité
Savoir écouter et laisser s’exprimer les autres
Savoir prendre la parole pour exprimer ses idées, ses propositions d’amélioration dans son activité
Organiser son temps, son poste de travail et respecter les horaires et règles de fonctionnement du service.
Connaître et appliquer le règlement intérieur et les règles de fonctionnement définies en interne
Connaitre les techniques de la gestion du temps et l'organisation de son travail
Gérer les situations de stress et réguler les conflits
Connaitre et appliquer les techniques de médiation, négociation, gestion des conflits
Rechercher des solutions aux difficultés récurrentes de son activité
Connaitre et appliquer la Méthodologie de Résolution de Problème (MRP)
Etre discret et respecter la confidentialité des informations
Connaitre et identifier les informations sensibles, les règles de transmission des informations à l'écrit et à l'oral, les règles de déontologie
Travailler, partager et échanger avec l’équipe sur l’activité
Savoir écouter et laisser s’exprimer les autres. savoir prendre la parole pour exprimer ses idées, ses propositions d’amélioration dans son activité.
Connaitre les objectifs communs.
Connaitre et appliquer les procédures de circulation d'information


Accueil du public à raison de 7 h par jour.
Téléphone fixe dédié/ordinateur avec boîte mail professionnelle/copieur.