Assistant(e) gestion administrative (h/f)
Offre n° O051261104001297
Publiée le 04/11/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
- BP 420, Vitry-le-François (Marne (51))
Poste à pourvoir le
04/01/2027
Date limite de candidature
09/12/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Rémunération indicative
- Rémunération statutaire, RIFSEEP, prime annuelle (équivalent 13ème mois)
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous l'autorité du chef du service du Secrétariat Général, nous recherchons un ou une assistant(e) gestion administrative
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES
- Veille sur les conventions avec différentes associations et autres structures
- Suivi de la réglementation des arrêtés
- Organisation des réceptions (commandes, service, décoration de table, préparation des salles, …)
- Gestion du courrier arrivée et départ par voie dématérialisée
- Suivi des commissions internes par voie dématérialisée (convocation, ordre du jour, préparation du dossier)
- Mise en forme de différents documents (lettre, délibération, arrêté, compte-rendu…)
- Classement de différents documents et recherche (courrier, délibérations, …)
_________________________________________________________
ACTIVITES PRINCIPALES QUOTIDIENNES
- Gérer le courrier arrivée : tri, dépouillement et répartition par services, diffusion en papier et via le logiciel
- Accueillir, renseigner et orienter le public
- Gestion de l’agenda des salles de réunions de l’Hôtel de Ville
_________________________________________________________
ACTIVITES PRINCIPALES OCCASIONNELLES
- Assurer l’accueil téléphonique et physique de la collectivité
- Frappe de courriers et de divers documents
- Participation à l’organisation des salles de réunion
- Participation à des envois groupés
- Préparation des bureaux et des conseils selon le calendrier prévisionnel
- Veille sur les conventions avec différentes associations et autres structures
- Suivi de la réglementation des arrêtés
- Organisation des réceptions (commandes, service, décoration de table, préparation des salles, …)
- Gestion du courrier arrivée et départ par voie dématérialisée
- Suivi des commissions internes par voie dématérialisée (convocation, ordre du jour, préparation du dossier)
- Mise en forme de différents documents (lettre, délibération, arrêté, compte-rendu…)
- Classement de différents documents et recherche (courrier, délibérations, …)
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ACTIVITES PRINCIPALES QUOTIDIENNES
- Gérer le courrier arrivée : tri, dépouillement et répartition par services, diffusion en papier et via le logiciel
- Accueillir, renseigner et orienter le public
- Gestion de l’agenda des salles de réunions de l’Hôtel de Ville
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ACTIVITES PRINCIPALES OCCASIONNELLES
- Assurer l’accueil téléphonique et physique de la collectivité
- Frappe de courriers et de divers documents
- Participation à l’organisation des salles de réunion
- Participation à des envois groupés
- Préparation des bureaux et des conseils selon le calendrier prévisionnel
Profils recherchés
COMPETENCES REQUISES
- Avoir le sens de l’organisation pour une réception
- Savoir préparer des commandes de fournitures en fonction des évènements
- Recevoir et orienter les différents publics
- Adapter sa communication
- Délivrer des renseignements
- Utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériel mis à disposition et les outils de
dématérialisation
_________________________________________________________
CONDITIONS D’EXERCICES
- Travail en équipe
- Polyvalence sur les missions de secrétariat
- Travail au contact du public et des élus
- Appliquer les règles d’hygiène et de sécurité au travail
- Etre en possession du permis de conduire
_________________________________________________________
SAVOIR-FAIRE
- Maîtrise des outils informatiques (word, excel, powerpoint)
- Utilisation du publipostage
- Maîtrise de la messagerie Outlook
_________________________________________________________
SAVOIR-ETRE
- Discrétion
- Ponctualité
- Organisée
- Autonome
- Disponible notamment les soirs des conseils et les jours d’évènements
- Réactive
- Avoir le sens de l’organisation pour une réception
- Savoir préparer des commandes de fournitures en fonction des évènements
- Recevoir et orienter les différents publics
- Adapter sa communication
- Délivrer des renseignements
- Utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériel mis à disposition et les outils de
dématérialisation
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CONDITIONS D’EXERCICES
- Travail en équipe
- Polyvalence sur les missions de secrétariat
- Travail au contact du public et des élus
- Appliquer les règles d’hygiène et de sécurité au travail
- Etre en possession du permis de conduire
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SAVOIR-FAIRE
- Maîtrise des outils informatiques (word, excel, powerpoint)
- Utilisation du publipostage
- Maîtrise de la messagerie Outlook
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SAVOIR-ETRE
- Discrétion
- Ponctualité
- Organisée
- Autonome
- Disponible notamment les soirs des conseils et les jours d’évènements
- Réactive
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV + lettre de motivation obligatoire
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.