Assiste le responsable du service Enfance-Jeunesse dans la gestion administrative des différentes missions du service

* Gestion administrative et polyvalente du service
- assure les activités de secrétariat, de gestion administrative courante du service,
- saisit et met à jour des bases de données, rédige et met en forme des documents divers (courriers, rapports, etc…),
- met en place et suit des tableaux de bord en lien avec le responsable de service,
- suit certains dossiers spécifiques en lien avec le responsable de service,
- participe à la préparation des réunions de travail et commissions,
- gère le stock des produits d’entretien dans les écoles.

* Gestion des inscriptions scolaires et périscolaires et facturation aux usagers (hors dérogation scolaire et 1ère inscription)
- participe à la saisie, à la mise à jour et au suivi des dossiers d’inscription scolaires et périscolaires sur le logiciel-métier,
- informe les usagers sur le fonctionnement du service,
- participe à la procédure de facturation des repas de restauration scolaire sur le logiciel-métier.

* Appui au responsable de service dans la gestion opérationnelle des agents du service
- rédige, met en forme les documents nécessaires au suivi des agents du service : plannings de travail, fiches de suivi horaires, tableau de suivi des heures de travail,
- participe à la gestion de l’absentéisme au sein du service : gestion des remplacements, information auprès des enseignants, …

* Gestion et traitement de l’information
- recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement des services,
- élabore et transmet des documents d’information à destination des usagers, des agents ou partenaires sous couvert du responsable de service,
- organise et classe des informations et documents.

* Renfort divers services
- assure un appui auprès des autres services de la collectivité selon les nécessités de service,
- assure un relais entre les services du siège et le site annexe (transmission de courriers, documents, clefs, …).

* Savoirs
- connaissance de l’environnement institutionnel, du fonctionnement des collectivités territoriales, des missions des administrations et partenaires publics,
- connaissance du territoire et des partenaires,
- connaissance de la réglementation dans les domaines de l’enfance et de la petite enfance,
- maîtrise des procédures administratives,
- notions de comptabilité.

* Savoir-faire
- techniques rédactionnelles, de secrétariat et de gestion administrative,
- techniques de communication orale et écrite,
- maîtrise des outils informatiques et logiciels de bureautique,
- techniques de recherche documentaire, de classement et d’archivage.

* Savoir-être
- sens de l’accueil, aisance relationnelle,
- discrétion, devoir de réserve,
- sérieux, rigueur, disponibilité, adaptation,
- sens de l’organisation, gestion des priorités, autonomie,
- sens du travail en équipe.