Accueil et gestion administrative :
• Accueillir et informer les résidents, familles, visiteurs et partenaires.
• Répondre aux appels téléphoniques et assurer l’orientation des interlocuteurs.
• Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
• Assurer la tenue et la mise à jour des dossiers administratifs des résidents (entrée, séjour, sortie).
• Gérer le classement, l’archivage et la diffusion des documents internes.

Gestion de l’économat :
• Gérer les stocks et les approvisionnements (produits d’entretien, d’incontinence, linge, petit matériel..).
• Établir les commandes selon les besoins des services et suivre les livraisons.
• Contrôler la conformité des produits reçus.
• Assurer le suivi des bons de livraison et le règlement des factures fournisseurs
• Veiller à la rationalisation des achats et à la maîtrise des coûts.
• Tenir à jour les inventaires et assurer un suivi budgétaire des dépenses liées à l’économat.

Relation avec les familles et les usagers :
• Accueillir, informer et accompagner les familles dans les démarches administratives liées à l’admission et au séjour.
• Constituer et mettre à jour les dossiers des résidents (contrat de séjour, aides financières, tutelles, etc.).
• Assurer le lien entre les familles et la direction pour le suivi des situations particulières.
• Gérer les réclamations et demandes avec écoute, diplomatie et discrétion.
• Participer à la préparation des réunions ou événements destinés aux familles et résidents (Conseil de la vie sociale).

Suivi administratif et financier du séjour :
• Préparer et éditer les factures mensuelles des résidents.
• Suivre les règlements, et collaborer avec le service comptable.
• Gérer les aides sociales (APA, ASH, mutuelles, caisses de retraite, etc.).
• Assurer le suivi du dépôt de garantie
• Contribuer au suivi budgétaire et à la préparation des documents de gestion.