Sous l'autorité du directeur, vous assurerez :
·       L'accompagnement dans l'organisation de la vie professionnelle de l'équipe managériale des services : politique routière (SPR), études et travaux (SET) et du laboratoire routier (SLR) :
o   Coordonner les agendas des équipes
o   Prendre les rendez-vous et mettre à jour les agendas des équipes
·       La gestion administrative et le traitement des dossiers :
o   Réceptionner, analyser et transmettre les différentes demandes aux collaborateurs concernés
o   Mettre en forme et diffuser les courriers, notes, procès-verbaux, conventions, arrêtés, invitations...
o   Vérifier la validité et la fiabilité des informations traitées et des documents administratifs
o   Préparer les dossiers pour les instances et les réunions (ordre du jour, préparation de salle, relevés de décisions, ...)
o   Mettre à jour les procédures administratives (charte graphique, mise à jour des arrêtés et documents administratifs)
o   Travailler en étroite collaboration avec l'assistante de direction de la DIM (assurer sa suppléance en cas d'absence)
·       L'accueil téléphonique
o   Assurer l'accueil physique et téléphonique et orienter les demandes vers les interlocuteurs concernés
o   Apporter un premier niveau d'information des demandes des usagers et des agents de la direction
·       Le suivi de l'activité
o   Établir et compléter le suivi des arrivées et départs des courriers, notes, comptes-rendus, ...)
·       Le classement et l'archivage
o   Trier, classer et archiver les documents administratifs et les courriers, notes, comptes-rendus, ...
o   Préparer le préarchivage et les bordereaux de suivi ou d'éliminations
 
·       Assure la gestion administrative et le traitement de Mayenne Ingénierie :
o   Envoie et des réceptions des devis
o   Préparer les dossiers pour les instances et les réunions (ordre du jour, préparation de salle, relevés de décisions, ...)
o   Assurer l'accueil physique et téléphonique et orienter les demandes vers les interlocuteurs concernés