Rattaché à la Directrice du C.C.A.S, l'assistant administratif assure la gestion administrative de l'établissement public.

1. ASSISTER ET SOUTENIR LE/LA DIRECTEUR-TRICE DANS LES TRAVAUX ADMINISTRATIFS DU SERVICE

1.1. Organiser des réunions (prise de contact/de rendez-vous, invitation, préparation des dossiers, élaboration de support de présentation/power point...)
1.2. Participer à certaines réunions, prise de notes, rédaction du compte rendu et transmission aux participants
1.3. Elaborer des écrits : Notes, comptes rendus, documents de synthèse/d'analyse, tableaux comparatifs et/ou de statistiques...
1.4. Rédiger et/ou mettre en forme les conventions, les contrats de prestation de services annexé-e-s aux décisions
1.5. Rédiger des courriers de réponse aux demandes des administrés (hors portage de repas et aide alimentaire)
1.6. Assurer la gestion du courrier et des parapheurs : envoi, réception, diffusion, suivi

2. PREPARER ET SUIVRE L'ORGANISATION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION ET DE LA COMMISSION PERMANENTE
2.1. Préparer les instances (délibération, pièce jointe, convocation, dossier de présentation, envoi des invitations et des dossiers)
2.2. Rédiger les compte rendus, courriers
2.3. Réaliser le suivi administratif et financier (vérification des factures)
2.4. Mettre à jour les tableaux de suivi
2.5. Suivre les instances et élaborer le-s registre-s

3. PARTICIPER AU SUIVI BUDGETAIRE DU SERVICE
3.1. Faire des demandes de devis, établir les bons de commande
3.2. Valider les factures (Logiciel Ixbus)
3.3. Créer et/ou suivre les tableaux de bord, les tableaux de facturation
3.4. Etre un soutien pour l'élaboration du budget
3.5. Faire les commandes de fournitures de bureaux

4. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DE CERTAINS DOSSIERS
4.1. Axe logement :
- Lien avec les bailleurs sociaux, suivi des Commissions d'Attribution Logement, mise à jour des tableaux de suivi
- Prise en charge des situations particulières/urgentes de relogement, élaboration des rapports de situation, recherche de solutions...
4.2. Domiciliation :
- Instruction du dossier de demande, entretien avec les usagers, rédaction du rapport d'évaluation de la situation
4.3. Club senior : Mise en place et suivi de manifestations/actions
- Recherche de prestataires/partenaires, prise de contact
- Gestion de l'organisation globale des projets (rencontres partenariales/réunion de préparation, diffusion, chek-list, courriers, évaluation)
- Valorisation des actions menées (lien avec le service communication)
4.4. Référent au sein du service :
- Programme " Services Publics + " - Parapheur électronique
- Gestion de l'adresse mail générique du C.C.A.S (binôme avec la Directrice)
4.5. Tri, classement, archivage des documents et des dossiers confiés

5. CONTINUITE DE SERVICE EN CAS D'ABSENCE DE L'AGENT D'ACCUEIL
5.1. Accueillir le public physiquement et téléphoniquement
5.2. Informer, conseiller, orienter vers les services ou organismes compétents
5.3. Gérer les plannings de rendez-vous et du secrétariat des agents du service (courrier, appels téléphoniques, convocation, photocopie...)
5.4. Assurer l'attribution des aides facultatives, la vente des titres de transport
5.5. Réaliser le suivi administratif de la prestation de portage de repas à domicile
5.6. Mobilisation et inscription du public sur les actions proposées par le C.C.A.S/PRE

Savoirs

1. Bonne connaissance des outils bureautiques (word, Excel, Outlook, Powerpoint)
2. Maîtrise des techniques rédactionnelles
3. Posséder des compétences rédactionnelles (bonne connaissance des règles de grammaire et d'orthographe)
4. Connaissances de l'environnement de la Collectivité/établissement et les acteurs du territoire (instiutionnels, associatifs)
5. Maîtrise des dispositifs et des procédures d'aide sociale
6. Connaissances des tehniques d'accueil des usagers

Savoirs faire

1. Maîtrise des techniques de secrétariat (frappe et mise en forme, classement, archivage, rédaction des documents administratifs...)
2. Respect de la charte graphique
4. Création d'outils pour le suivi des dossiers et le suivi budgétaire
5. Saisie et mise à jour des tableaux de suivi administratif et budgétaire de l'activité du service
6. Capacités à utiliser le standard téléphonique et l'agenda

Savoirs être

1. Appréhender le caractère d'urgence des situations ainsi que des informations à transmettre, être réactif.
2. Bonne adaptabilité, autonomie et capacité à organiser son temps de travail.
3. Respect de la confidentialité, du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle.
4.Bonne expression écrite et orale.
5. Sens du service public.
6. Savoir gérer des publics difficiles
7. Capacités à travailler en équipe
8. Connaissance des missions du service

5. CONDITIONS DE TRAVAIL

Temps de travail : 35 heures / semaine
Spécificités horaires
Heures supplémentaires Non
Récupération des heures hors du temps de travail (en cas de réunion)
Astreintes Non

Niveau de décision et champ d'autonomie / Décisions prises par le titulaire :
- Toutes les décisions relatives à l'organisation de son travail (priorisation des dossiers selon l'urgence et les délais impartis)
- Toutes décisions relatives au suivi des dossiers liés au domaine du logement

Relations
Liaisons internes (liaisons fonctionnelles) : L'ensemble des services municipaux - Lien plus fréquent avec le service de la Police Municipale

Liaisons externes :
- Organismes publics, privés et associatifs (Bailleurs sociaux, Etude d'huissiers, Métropole du Grand Nancy, MDS, Service PA/PH, MDPH...)
- Organismes de soins (Hôpitaux, CMP, centre de rééducation, IJS)

Contraintes et difficultés (port de charge, d'équipement de protection, contact avec une clientèle particulière...) :
Contact avec un public en difficulté pouvant être insistant voire agressif

Moyens alloués
Matériels spécifique (logiciel de gestion, documentations particulières...) :
Bureau,Téléphone, Ordinateur

Logement : non
Véhicule: non
Ordinateur portable : oui
Téléphone portable : non

Diplôme(s), permis et / ou habilitation(s) exigée(s)
Formation ou expérience en secrétariat et en gestion -administration : Niveau BAC ou BTS SAM (Support à l'Action Managériale).