sous l’autorité du responsable du service Adoption, classothèque, accès aux origines, il.elle organise et assure le secrétariat du service en complémentarité avec un assistant administratif et assure la gestion administrative des dossiers des enfants pupilles. Il.elle exerce une veille juridique en matière d’adoption.

Secrétariat du service
• Est chargé(e) de l’organisation du secrétariat du service : création d’outils de gestion et de suivi des dossiers, tenue de l’agenda du responsable
• Est le référent dans la gestion des commandes et de toutes demandes financières
• Veille à la mise en forme des rapports, enregistre et diffuse le courrier
• Rédige les comptes rendus de réunions
• Assure l’accueil téléphonique et physique du service
• Prépare, en lien avec le responsable du service, les réunions d’information et post agréments pour les candidats à l’adoption
• Organise les rencontres interdépartementales sur le Grand Est, adoption et accès aux origines
• Présente les dossiers d’agrément en Commission d’agrément et assure le secrétariat de la CA (invitation, PV, notices)
• Assure le suivi des demandes des candidats à l’adoption extérieurs au département
• Rédige le bilan d’activité du service

Gestion administrative des dossiers des enfants pupilles concernés par un projet d’adoption
• Participe aux synthèses projet de vie et de suivi et rédige les compte-rendus
• Procède à la création et au suivi administratif des dossiers des enfants nés au secret : fiche Conseil National pour l’Accès aux Origines Personnelles (CNAOP), conservation des documents et/ou des objets remis par la mère biologique, liaison avec le Procureur de la République, veille sur les délais (rétractation de la mère, placement, validation,…)
• Est le référent pour l’étude des dossiers de pupilles sur sollicitation des territoires : création d’un dossier et d’outil de suivi, vérification de la conformité du cadre légal en lien avec le SAS et du dossier médical en lien avec le médecin départemental ASE
• Prépare le Conseil de famille : constitution du dossier de présentation de l’enfant et des candidats à l’adoption
• Assure le suivi administratif des dossiers des enfants pupilles de l’Etat pour lesquels un projet d’adoption est formé, jusqu’au jugement d’adoption
• Assure le suivi administratif des dossiers des enfants arrivant de l’étranger en vue de leur adoption
• Transmet pour archivage les dossiers des enfants pupilles de l’Etat adoptés

Secrétariat de la Commission d’Evaluation de la Situation et du Statut des Enfants Confiés (CESSEC)
• Crée un outil de suivi des situations présentées en dispositif de veille ou renseignées par les territoires pour présentation à la CESSEC
• Organise matériellement la CESSEC, rédige et transmet les compte-rendus
• Effectue un suivi statistique de la CESSEC

Activités spécifiques
• Procède à l’actualisation du protocole d’accompagnement des femmes demandant le secret de leur accouchement entre maternités et Département
• Est correspondant(e) de l’AFA (Agence Française pour l’Adoption)

Compétences techniques :
• Connaître l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Bien connaître la législation en matière d’adoption
• Maîtriser le cadre réglementaire lié à son domaine d’activité
• Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,…)
• Connaître les règles de conservation et d’accès aux documents administratifs et dossiers individuels
• Utiliser les techniques de recherche documentaire
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
• Utiliser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)

Compétences relationnelles :
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Savoir s’adapter à son public
• Faire preuve de distanciation face aux situations sensibles
• Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes
• Travailler en équipe pluridisciplinaire
• Respecter la notion de secret professionnel

Compétences stratégiques :
• Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter
• Savoir être réactif et faire preuve de capacité d'initiative
• Intégrer les priorités du service dans la planification et la gestion du secrétariat
• Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail