sous l’autorité hiérarchique du.de la Responsable territorial.e accueil (RTA), il (elle) est un interlocuteur (trice) local (e) pour l’ensemble des politiques publiques de la collectivité, en articulation permanente avec les professionnels des membres de l’équipe, les usagers, les différents services de l’institution et les partenaires. Il (elle) assure l’accueil du public au sein de la MDS, identifie la demande et assure son traitement dans la limite de sa fonction. Il (elle) collabore à la gestion et au suivi administratif des dossiers pris en charge par la MDS et organise le secrétariat. Sa fonction le (la) plaçant au cœur de l’information, le respect du secret professionnel, et plus généralement de l’éthique propre au secteur, est une préoccupation quotidienne.

Accueil
• Ecoute, identifie la demande, renseigne et/ou oriente auprès des professionnels de l’équipe et/ou des organismes compétents
• Remet au public les informations ainsi que la documentation utile à ses démarches
• Fait le lien avec les travailleurs sociaux et le public rencontré
• Participe à la gestion des plannings de l’équipe et gère la prise de rendez-vous pour les professionnels
• Evalue l’urgence et alerte les travailleurs sociaux en cas de nécessité
• Accueille les partenaires extérieurs

Participation au secrétariat de la MDS sur les missions de l’action sociale de proximité
• Contribue à l’articulation avec les professionnels du site pour assurer la continuité du service public avec validation du supérieur hiérarchique
• Assure la continuité de la mission ASP lors de l’absence de sa collègue secrétaire MDS
• Contribue à l’accueil MDS et renseigne le logiciel SI SOCIAL ACCUEIL
• Gère le courrier de la mission (enregistrement, diffusion, envoi)
• Rédige des documents et met en forme les écrits professionnels dans le respect des attentes des missions
• Assure la mise à jour des listings
• Participe aux réunions d’équipe, aux réunions territoriales et départementales de secrétaires de MDS et à des groupes de travail en accord avec le supérieur hiérarchique
• Est amené.e à se déplacer pour assurer une activité de secrétariat sur l’ensemble des sites de la MDS à laquelle il.elle est rattaché.e

Gestion et suivi administratif des dossiers ASE
• Gère et suit administrativement les dossiers par exemple en matière de rapports sociaux et/ou médico-sociaux : traitement informatique sur imprimés types ou sur logiciels, renseignements sur les dossiers sur un plan administratif (Envoi, échéance, retour), envoi des mises à disposition, relances auprès des professionnels et transmission des réponses par messagerie
• Tiens et mets à jour les échéanciers des mesures
• Assure la transmission des rapports, diffuse les copies des rapports d’établissement aux TS concernés
• Contribue à l’organisation des activités de la mission (création et gestion d’outils) et assure un soutien informatique de premier niveau auprès des professionnels de la MDS en utilisant les logiciels et applications informatiques de la collectivité
• Assure le classement, l’archivage
• Participe à l’accueil des stagiaires

Compétences techniques :
• Connaître les spécificités de l’activité de la collectivité
• Savoir situer son action dans le champ légal et réglementaire de ses domaines d’intervention
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,)
• Utiliser les techniques de recueil, de traitement et de diffusion de l’information
• Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
• Maîtriser les outils du pack bureautique
• Utiliser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)
• Utiliser les logiciels spécifiques du service
Compétences relationnelles :
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Faire preuve de distanciation face aux situations sensibles
• Savoir créer un climat et une relation de confiance
• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
• Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
• Savoir écouter
• Etre capable de reformuler
• Savoir faire respecter des règles/échéances
• S’inscrire dans un cadre hiérarchique et fonctionnel
• Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes
• Etre en mesure de travailler en équipe
Compétences stratégiques :
• Décrypter les attentes et identifier les besoins
• Savoir être réactif et faire preuve de capacité d’initiative
• Etre autonome dans l’organisation et l’exécution de son travail
• Faire preuve de rigueur dans l’organisation de son travail
• Faire preuve de curiosité intellectuelle
• Savoir faire face à une situation de crise ou d’urgence