CDD 3767-Assistant.e au Secrétariat de la Présidence
Offre n° O054250701401533
Publiée le 05/07/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
48 esplanade Jacques Baudot, Nancy (Meurthe-et-Moselle)
Poste à pourvoir le
02/09/2025
Date limite de candidature
05/08/2025
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
3 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L'assistant.e est chargé.e du secrétariat de la présidence et de la direction de cabinet : gestion de l'agenda de la présidente et du directeur de cabinet, accueil des rendez-vous de la présidente et du directeur de cabinet, coordination de la préparation des dossiers de la présidente. Il.elle travaille en lien avec l'assistant.e chargé.e du secrétariat de l'Exécutif, qu'il.elle peut être amené.e à suppléer le cas échéant.
Missions / conditions d'exercice
L'assistant.e est chargé.e du secrétariat de la présidence et de la direction de cabinet : gestion de l'agenda de la présidente et du directeur de cabinet, accueil des rendez-vous de la présidente et du directeur de cabinet, coordination de la préparation des dossiers de la présidente. Il.elle travaille en lien avec l'assistant.e chargé.e du secrétariat de l'Exécutif, qu'il.elle peut être amené.e à suppléer le cas échéant.
ACTIVITES
Appui à l'organisation administrative de l'activité du cabinet
* Effectue la saisie de comptes rendus, notes et courriers
* Rédige des courriers réponses
* Gère l'agenda de la présidente en fonction du cadre défini : rendez-vous, réunions, déplacements, frais, ...
* En lien avec le directeur de cabinet et le chef de cabinet, coordonne avec l'agent.e de gestion administrative la préparation des dossiers des différentes réunions quotidiennes, les dossiers de lecture, les courriers réservés et les déplacements de la présidente et assure le suivi des éléments préparatoires à constituer en vue des réunions de la présidente
* Coordonne l'appui aux chargés de mission dans l'exercice de leurs prérogatives, en lien avec l'agent.e de gestion
* Intervient pour assurer l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, ...)
* Anticipe les délais des différentes instances (bureau de l'Assemblée, commission permanente, session)
* Apporte un appui administratif ou logistique à l'organisation de manifestations ou opérations particulières liées au fonctionnement du cabinet
* Organise avec l'agent.e de gestion le tri, le classement et l'archivage les dossiers de la présidente
* Utilise le logiciel de suivi du courrier, gère le planning des congés et l'arrivée des nouveaux arrivants
Accueil et relations avec le public
* Assure l'accueil du secrétariat de la présidence
* Prend les messages et les transmet rapidement au bon interlocuteur et alerte lorsque nécessaire, peut gérer des situations individuelles
Information et communication
* Veille à la circulation des informations entre le cabinet et la direction générale des services selon les consignes données
* Travaille en réseau avec l'assistant.e de direction de la direction générale des services
Spécificités
* Travail en binôme avec l'assistant.e du Secrétariat de l'Exécutif, dont il.elle assure la suppléance en cas de besoin.
* Poste soumis à des horaires de permanences téléphoniques entre 12h et 14h et entre 16h30 et 18h
* Le poste nécessite une forte adaptabilité en matière horaire.
ACTIVITES
Appui à l'organisation administrative de l'activité du cabinet
* Effectue la saisie de comptes rendus, notes et courriers
* Rédige des courriers réponses
* Gère l'agenda de la présidente en fonction du cadre défini : rendez-vous, réunions, déplacements, frais, ...
* En lien avec le directeur de cabinet et le chef de cabinet, coordonne avec l'agent.e de gestion administrative la préparation des dossiers des différentes réunions quotidiennes, les dossiers de lecture, les courriers réservés et les déplacements de la présidente et assure le suivi des éléments préparatoires à constituer en vue des réunions de la présidente
* Coordonne l'appui aux chargés de mission dans l'exercice de leurs prérogatives, en lien avec l'agent.e de gestion
* Intervient pour assurer l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, ...)
* Anticipe les délais des différentes instances (bureau de l'Assemblée, commission permanente, session)
* Apporte un appui administratif ou logistique à l'organisation de manifestations ou opérations particulières liées au fonctionnement du cabinet
* Organise avec l'agent.e de gestion le tri, le classement et l'archivage les dossiers de la présidente
* Utilise le logiciel de suivi du courrier, gère le planning des congés et l'arrivée des nouveaux arrivants
Accueil et relations avec le public
* Assure l'accueil du secrétariat de la présidence
* Prend les messages et les transmet rapidement au bon interlocuteur et alerte lorsque nécessaire, peut gérer des situations individuelles
Information et communication
* Veille à la circulation des informations entre le cabinet et la direction générale des services selon les consignes données
* Travaille en réseau avec l'assistant.e de direction de la direction générale des services
Spécificités
* Travail en binôme avec l'assistant.e du Secrétariat de l'Exécutif, dont il.elle assure la suppléance en cas de besoin.
* Poste soumis à des horaires de permanences téléphoniques entre 12h et 14h et entre 16h30 et 18h
* Le poste nécessite une forte adaptabilité en matière horaire.
Profils recherchés
Compétences techniques :
* Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
* Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
* Connaître les enjeux de la collectivité
* Rédiger des courriers, notes et comptes rendus de réunion
* Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage...)
* Mettre en forme les documents selon la charte graphique
* Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
* Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
* Maîtriser les logiciels spécifiques du service / de l'activité
Compétences relationnelles :
* Maîtriser les techniques de l'accueil téléphonique et physique
* Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
* Préserver la confidentialité des échanges et dossiers
* Faire preuve de diplomatie
* Savoir se rendre disponible
* Savoir gérer le stress
* Promouvoir l'image de la direction / service auprès des interlocuteurs
Compétences stratégiques :
* Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat
* Planifier et programmer
* Etre capable de prendre des initiatives
* Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degrés d'importance ou d'urgence
* Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
* Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel
* Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter
* Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
* Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
* Connaître les enjeux de la collectivité
* Rédiger des courriers, notes et comptes rendus de réunion
* Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage...)
* Mettre en forme les documents selon la charte graphique
* Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
* Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
* Maîtriser les logiciels spécifiques du service / de l'activité
Compétences relationnelles :
* Maîtriser les techniques de l'accueil téléphonique et physique
* Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
* Préserver la confidentialité des échanges et dossiers
* Faire preuve de diplomatie
* Savoir se rendre disponible
* Savoir gérer le stress
* Promouvoir l'image de la direction / service auprès des interlocuteurs
Compétences stratégiques :
* Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat
* Planifier et programmer
* Etre capable de prendre des initiatives
* Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degrés d'importance ou d'urgence
* Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
* Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel
* Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.